Yojika-য় আর্থিক বছর বন্ধ করতে, শেষ হয়ে যাওয়া বছরের হিসাবের খাতা যাচাই করুন, নিজের ব্যাকআপ নিন, তারপর সেটিংস → ব্যবসা ও কর → আর্থিক বছর খুলুন। লক নিশ্চিত করার আগে ক্লোজিং সারাংশ দেখে নিন। কী যাচাই করবেন, বছর বন্ধ করলে কী সুরক্ষিত থাকে এবং পরে সংশোধনের দরকার হলে কী করবেন—এই গাইডে তা বলা হয়েছে।
হিসাবের খাতা যাচাই করে আর্থিক বছর বন্ধ করুন
Yojika-য় আর্থিক বছর 1 April থেকে 31 March পর্যন্ত চলে। কেবল শেষ হয়ে যাওয়া বছরই বন্ধ করা যায় এবং পুরোনোটি আগে রেখে বছরগুলি ক্রমানুসারে বন্ধ হয়।
উদাহরণ হিসেবে, 10/09/2026 তারিখে FY 2025-26 শেষ হয়ে গেছে, কিন্তু বর্তমান ব্যবসার জন্য FY 2026-27 এখনও খোলা। কোনো দোকানের আরও পুরোনো বছর বন্ধ না থাকলে আগে সেই বছরটির কাজ শেষ করতে হবে। কোন বছরটি বন্ধ করার যোগ্য, আর্থিক বছর কার্ডে তা দেখা যায়।
হিসাব মিলিয়ে নেওয়ার পরেই বছর শেষ করার সিদ্ধান্ত নিন। লক করার আগে প্রাসঙ্গিক ফাইলিং ও সংশোধন সম্পূর্ণ হয়েছে কি না, আপনার CA-কে জিজ্ঞাসা করুন। এই বোতাম কোনো রিটার্ন ফাইল করে না বা হিসাব সঠিক বলে প্রত্যয়নও করে না।
প্রস্তুতির জন্য এই ছকটি ব্যবহার করুন:
| যাচাই | বন্ধ করার আগে কী মিলিয়ে দেখবেন |
|---|---|
| গ্রাহক ও সরবরাহকারীর ব্যালান্স | বকেয়া বিল, আদায় ও পেমেন্ট পার্টির স্টেটমেন্টের সঙ্গে মেলান। বাদ পড়া এন্ট্রি খুঁজে দেখুন। |
| নগদ ও ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট | বছরের শেষ তারিখে নথিভুক্ত ব্যালান্স নগদের হিসাব ও ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের সঙ্গে মেলান। |
| স্টক | নথিভুক্ত পরিমাণ ও ক্রয়মূল্য যাচাই করুন। ক্রয়মূল্য না থাকায় যেসব পণ্যের মূল্য নির্ধারণ করা যায় না, সারাংশে সেগুলি চিহ্নিত হয়। |
| তারিখ দেওয়া নথি | ওই বছরের বিল, খরচ, পেমেন্ট ও স্টক সমন্বয় যাচাই শেষ করুন। |
| ব্যাকআপ | আলাদা একটি ব্যাকআপ তৈরি করুন, যা আপনি নিজে খুঁজে পেতে ও পুনরুদ্ধার করতে পারবেন। |
শুধু কোনো গ্রাহকের টাকা বকেয়া থাকাই বছর বন্ধ করা পিছিয়ে দেওয়ার কারণ নয়। গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, বছরের শেষে প্রকৃতপক্ষে কত টাকা পাওনা ছিল, ব্যালান্সে তা ঠিকভাবে দেখানো হচ্ছে কি না।
আর্থিক বছরের লক কী করে
বছর বন্ধ করলে গ্রাহক ও সরবরাহকারীর ব্যালান্স, নগদ ও ব্যাঙ্ক ব্যালান্স এবং ক্লোজিং স্টকের মূল্যের একটি সারাংশ সেভ হয়। বছর বন্ধ করার সময় হিসাব করা অঙ্কগুলির রেকর্ড হিসেবে এই সারাংশটি থেকে যায়।
এরপর Yojika বন্ধ বছরের মধ্যে তারিখ দেওয়া হিসাবরক্ষণের এন্ট্রি যোগ করা, বদলানো বা মুছে ফেলা আটকায়। এর মধ্যে ইনভয়েস, পেমেন্ট, খরচ ও স্টক সমন্বয় রয়েছে। রিসাইকেল বিন থেকে তারিখ দেওয়া এন্ট্রি ফিরিয়ে আনাও বন্ধ থাকে।
লকের কিছু সীমা আছে। তারিখবিহীন মূল তথ্য, যার মধ্যে পার্টি বা অ্যাকাউন্টের ওপেনিং ব্যালান্সও রয়েছে, সম্পাদনা করা যায়। কোনো চেক ক্লিয়ার বা বাউন্স করলেও বর্তমান অঙ্ক বদলাতে পারে। যেমন, বাউন্স হওয়া চেকের টাকা আবার কোনো বিলের বকেয়ায় যোগ হতে পারে, কিন্তু সেভ করা ক্লোজিং সারাংশ অপরিবর্তিত থাকে।
বছর বন্ধ করলে ব্যালান্স পরের বছরে যায় না বা ওপেনিং ব্যালান্স নতুন করে লেখা হয় না। আপনার বর্তমান ইনভয়েস কাউন্টারও রিসেট হয় না। নম্বর দেওয়ার আলাদা বিষয়টি জানতে আর্থিক বছরের ইনভয়েস নম্বরের গাইড দেখুন।
নাগপুরের উদাহরণ: মার্চে বাদ পড়া আদায় খুঁজে বের করা
ধরা যাক, নাগপুরে মীনার দোকান সেপ্টেম্বর মাসে FY 2025-26 বন্ধ করার আগে সেটি যাচাই করছে। একজন গ্রাহকের অ্যাকাউন্টে কোনো ওপেনিং ব্যালান্স, রিটার্ন বা অন্য সমন্বয় নেই। নিচের অঙ্কগুলি নথিভুক্ত বিল ও পেমেন্টের উদাহরণমাত্র এবং তাতে প্রযোজ্য কর অন্তর্ভুক্ত আছে; এটি ব্যালান্স যাচাই, নমুনা ট্যাক্স ইনভয়েস নয়।
| 31/03/2026 পর্যন্ত গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট | পরিমাণ |
|---|---|
| বছরে নথিভুক্ত বিল | ₹12,000 |
| আগে থেকেই নথিভুক্ত আদায় | ₹7,000 |
| যাচাইয়ের আগে দেখানো বকেয়া | ₹5,000 |
| 30/03/2026 তারিখে সত্যিই পাওয়া, কিন্তু এন্ট্রি বাদ পড়া টাকা | ₹2,000 |
| সংশোধনের পরে মোট আদায় | ₹9,000 |
| সঠিক ক্লোজিং বকেয়া | ₹3,000 |
সংশোধনের আগে হিসাবটি হলো ₹12,000 − ₹7,000 = ₹5,000। মীনা নিজের নথির সঙ্গে বাদ পড়া আদায়টি যাচাই করে মার্চের আসল তারিখে এন্ট্রি করার পর আদায় হয় ₹7,000 + ₹2,000 = ₹9,000। ক্লোজিং বকেয়া হয় ₹12,000 − ₹9,000 = ₹3,000।
বছর লক করার আগেই তিনি এই সংশোধন করেন। গ্রাহক পরে 10/09/2026 তারিখে ₹1,000 দিলে মীনা আসল তারিখ দিয়ে খোলা বছরে সেই আদায় নথিভুক্ত করেন। অন্য কোনো লেনদেন না হলে বর্তমান বকেয়া হয় ₹3,000 − ₹1,000 = ₹2,000। মার্চের সেভ করা ক্লোজিং ব্যালান্স ₹3,000-ই থাকে।
মহারাষ্ট্রে সাধারণ করযোগ্য বিক্রয়ের ক্ষেত্রে সরবরাহকারীর অবস্থান ও সরবরাহের স্থান দুটিই মহারাষ্ট্রে হলে করের অংশগুলি CGST এবং SGST হয়, যেমন CBIC-এর রাজ্যের ভিতরে সরবরাহের FAQ-তে বোঝানো হয়েছে। করের এই তথ্যগুলি মূল বিলেই থাকে; পরে সেই বকেয়া আদায় করার জন্য বিক্রয়টি আবার নথিভুক্ত করতে হয় না।
Yojika-য় বছর বন্ধ করুন
- সেটিংস → ব্যবসা ও কর → আর্থিক বছর খুলুন।
- দেখানো [বছর] বন্ধ করুন… বোতামটি বেছে নিন।
- দাম না থাকা স্টকের সতর্কতাসহ ক্লোজিং সারাংশ দেখুন, তারপর চালিয়ে যান-এ ক্লিক করুন।
- লকের ব্যাখ্যা পড়ুন এবং নিশ্চিত করতে দেখানো বছরটি হুবহু লিখুন।
- [বছর] বন্ধ করুন-এ ক্লিক করুন। লক করার আগে Yojika একটি অভ্যন্তরীণ সুরক্ষা কপি সেভ করে; সেই কপি তৈরি না হলে বছরটি বন্ধ হয় না।
- চূড়ান্ত নিশ্চিতকরণ ও ব্যাকআপ ফাইলের নাম যাচাই করুন, তারপর সম্পন্ন-তে ক্লিক করুন।
এই অভ্যন্তরীণ সুরক্ষা কপি আপনার বেছে নেওয়া ব্যাকআপ ফোল্ডার থেকে আলাদা। বিলিং ডেটা ব্যাকআপ গাইড-এ যেভাবে বলা আছে, নিজের ব্যাকআপ নিতে থাকুন।
ঐচ্ছিক Combo Cloud Sync ব্যবহার করলে প্রথমে প্রতিটি ডিভাইস আপডেট করুন এবং সব জায়গায় লকের ওপর নির্ভর করার আগে সেগুলিকে সিঙ্ক হতে দিন। পুরোনো সংস্করণগুলি আর্থিক বছর বন্ধ হওয়ার তথ্য নাও পেতে পারে। ডিভাইসের এই আচরণ বছর বন্ধ করার সম্পূর্ণ গাইড-এ বোঝানো হয়েছে।
বছর আবার খোলা ও নথি রেখে দেওয়া
বন্ধ বছরে সংশোধন করতে সারাংশ দেখুন → বছর আবার খুলুন খুলুন। আপনার পাসকোড লিখুন; সেটি না থাকলে বছরটি টাইপ করে নিশ্চিত করুন। কেবল সবার শেষে বন্ধ করা বছরটিই আবার খোলা যায়, তাই প্রয়োজন হলে পরে বন্ধ করা বছরগুলি থেকে পিছনের দিকে কাজ করুন।
বছর আবার খুললেও সেভ করা সারাংশ বদলায় না। সংশোধন এবং ফাইলিংয়ে তার প্রভাব আপনার CA-এর সঙ্গে যাচাই করুন, নতুন অঙ্কগুলি দেখুন, তারপর প্রস্তুত হলে আবার বছর বন্ধ করুন।
মূল নথি ও ব্যাকআপ রেখে দিন। CGST Section 36 অনুযায়ী, সাধারণত এর আওতায় থাকা রেজিস্টার্ড ব্যক্তিদের সংশ্লিষ্ট বছরের বার্ষিক রিটার্ন জমা দেওয়ার নির্ধারিত তারিখ থেকে 72 মাস হিসাবের নথি রাখতে হয়। নির্দিষ্ট কার্যধারা বা তদন্ত চললে চূড়ান্ত নিষ্পত্তির এক বছর পর পর্যন্ত সময় বাড়তে পারে, যদি সেই তারিখটি পরে হয়। CBIC-এর Section 36-এর পাঠ্য দেখুন। বর্তমান নিয়ম এবং আপনার নথি রাখার শেষ তারিখ CA-এর সঙ্গে নিশ্চিত করুন; যেদিন বন্ধ করুন চাপছেন, সেদিন থেকে সময় গুনবেন না।
লককে হিসাবরক্ষণের নিয়মিত কাজের অংশ করুন
Yojika ক্লোজিং সারাংশ, সুরক্ষা কপি ও সময়কালের লক দেয়। সঠিক এন্ট্রি ও হিসাব মেলানোর দায়িত্ব দোকানেরই থাকে। আপনার নিয়মিত কাজে এগুলি কীভাবে মানায়, তা দেখতে বিলিং ও রিপোর্টিংয়ের সুবিধাগুলি এবং লাইসেন্সের বিকল্পগুলি দেখুন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
আমি কখন Yojika-য় একটি আর্থিক বছর বন্ধ করতে পারি?
সেই বছরটি 31 March শেষ হওয়ার পরেই। প্রথমে আপনার CA-এর সঙ্গে হিসাবের খাতা ও প্রাসঙ্গিক ফাইলিং যাচাই করুন; Yojika বন্ধ করার যোগ্য বছরগুলি পুরোনোটি আগে রেখে ক্রমানুসারে দেখায়।
বছর বন্ধ করলে কি ব্যালান্স পরের বছরে চলে যায়?
না। বছর বন্ধ করলে একটি সারাংশ সেভ হয় এবং তারিখ দেওয়া এন্ট্রি লক হয়ে যায়। এতে ওপেনিং ব্যালান্স নতুন করে লেখা হয় না, গ্রাহকের বকেয়া মুছে যায় না বা পরের বছরের নম্বর দেওয়ার পদ্ধতি বদলায় না।
বন্ধ আর্থিক বছরের একটি বিলের টাকা কি আমি নিতে পারি?
হ্যাঁ, পরে পাওয়া টাকা তার আসল তারিখ দিয়ে একটি খোলা বছরে নথিভুক্ত করুন। পুরোনো বিলটি লক থাকে, তবে বর্তমান বকেয়া কমতে পারে।
আমি কি বন্ধ আর্থিক বছর আবার খুলতে পারি?
হ্যাঁ। সারাংশ দেখুন খুলে বছর আবার খুলুন বেছে নিন এবং আপনার পাসকোড লিখুন; পাসকোড সেট করা না থাকলে বছরটি নিশ্চিত করুন। সবার শেষে বন্ধ করা বছরটিই প্রথমে আবার খোলা যাবে।