Yojikaમાં નાણાકીય વર્ષ બંધ કરો: દુકાનદારની માર્ગદર્શિકા

Yojikaમાં નાણાકીય વર્ષની નોંધો બંધ કરવા માટે, પૂરું થયેલા વર્ષના હિસાબ તપાસો, તમારું પોતાનું બૅકઅપ લો અને પછી Settings → Business & Tax → Financial years ખોલો. લૉકની પુષ્ટિ કરતાં પહેલાં ક્લોઝિંગ સારાંશ તપાસો. શું તપાસવું, વર્ષ બંધ કરવાથી શું સુરક્ષિત થાય છે અને પછીથી સુધારો કેવી રીતે કરવો તે આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે.

હિસાબ તપાસ્યા પછી નાણાકીય વર્ષની નોંધો બંધ કરો

Yojikaમાં નાણાકીય વર્ષ 1 એપ્રિલથી 31 માર્ચ સુધી ચાલે છે. માત્ર પૂરું થયેલું વર્ષ જ બંધ કરી શકાય છે અને વર્ષો સૌથી જૂના વર્ષથી ક્રમમાં બંધ થાય છે.

ઉદાહરણ તરીકે, 10/09/2026ના રોજ FY 2025-26 પૂરું થઈ ગયું છે, જ્યારે FY 2026-27 હાલના વ્યવસાય માટે હજી ખુલ્લું છે. દુકાનનું એથી જૂનું કોઈ વર્ષ બંધ કરવાનું બાકી હોય તો પહેલાં તે વર્ષ પૂરું કરવું પડે. Financial years કાર્ડ બતાવે છે કે કયું વર્ષ બંધ કરવા લાયક છે.

મેળવણી કર્યા પછી જ વર્ષ બંધ કરવાનો નિર્ણય લો. લૉક કરતાં પહેલાં સંબંધિત રિટર્ન અને સુધારા પૂરા થયા છે કે નહીં તે તમારા CAને પૂછો. આ બટન રિટર્ન ફાઇલ કરતું નથી કે હિસાબ સાચા છે એવું પ્રમાણિત કરતું નથી.

તૈયારી માટે આ કોષ્ટક વાપરો:

ગ્રાહકની રકમ બાકી હોવી એ એકલું વર્ષ બંધ કરવાનું મુલતવી રાખવાનું કારણ નથી. મહત્વનું એ છે કે બેલેન્સ વર્ષના અંતે ખરેખર કેટલી રકમ લેવાની હતી તે સાચી રીતે બતાવે છે કે નહીં.

નાણાકીય વર્ષનો લૉક શું કરે છે

વર્ષ બંધ કરવાથી ગ્રાહક અને સપ્લાયર બેલેન્સ, રોકડ અને બેંક બેલેન્સ તથા ક્લોઝિંગ સ્ટોક મૂલ્યનો સારાંશ સચવાય છે. તમે વર્ષ બંધ કર્યું ત્યારે ગણાયેલા આંકડાની નોંધ તરીકે આ સારાંશ યથાવત રહે છે.

ત્યાર પછી Yojika બંધ વર્ષમાં તારીખવાળી હિસાબી એન્ટ્રી ઉમેરવા, સુધારવા કે કાઢી નાખવા દેતું નથી. તેમાં ઇન્વૉઇસ, ચુકવણી, ખર્ચ અને સ્ટોક ફેરફાર સામેલ છે. રિસાઇકલ બિનમાંથી તારીખવાળી એન્ટ્રી રિસ્ટોર કરવી પણ અટકાવવામાં આવે છે.

લૉકની મર્યાદાઓ છે. પાર્ટી કે ખાતાના ઓપનિંગ બેલેન્સ સહિત તારીખ વગરની માસ્ટર વિગતો સુધારી શકાય છે. ચેક ક્લિયર કે બાઉન્સ કરવાથી ચાલુ આંકડા હજી બદલાઈ શકે છે. જેમ કે, બાઉન્સ થયેલા ચેકની રકમ ફરી બિલની બાકી રકમમાં ઉમેરાઈ શકે છે, પણ સચવાયેલો ક્લોઝિંગ સારાંશ બદલાતો નથી.

વર્ષ બંધ કરવાથી બેલેન્સ આગળ લઈ જવાતું નથી કે ઓપનિંગ બેલેન્સ ફરી લખાતું નથી. હાલનો ઇન્વૉઇસ કાઉન્ટર પણ રીસેટ થતો નથી. નંબર પદ્ધતિના અલગ વિષય માટે નાણાકીય વર્ષ ઇન્વૉઇસ નંબર માર્ગદર્શિકા જુઓ.

નાગપુરનું ઉદાહરણ: માર્ચની ખૂટતી વસૂલાત શોધો

માનો કે નાગપુરમાં મીનાની દુકાન સપ્ટેમ્બરમાં FY 2025-26 બંધ કરતાં પહેલાં તેની સમીક્ષા કરે છે. એક ગ્રાહકના ખાતામાં ઓપનિંગ બેલેન્સ, રિટર્ન કે અન્ય ફેરફાર નથી. નીચેની રકમો નોંધાયેલા બિલ અને ચુકવણીની ઉદાહરણરૂપ કુલ રકમ છે, જેમાં લાગુ પડતો કર સામેલ છે; આ બેલેન્સ તપાસ છે, નમૂનાનું ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ નથી.

સુધારા પહેલાં ગણતરી ₹12,000 − ₹7,000 = ₹5,000 છે. મીના ખૂટતી વસૂલાત પોતાની નોંધો સાથે ચકાસીને માર્ચની તેની સાચી તારીખે દાખલ કરે છે. હવે વસૂલાત ₹7,000 + ₹2,000 = ₹9,000 થાય છે. ક્લોઝિંગ બાકી ₹12,000 − ₹9,000 = ₹3,000 રહે છે.

વર્ષ લૉક કરતાં પહેલાં તે આ સુધારો કરે છે. ગ્રાહક પછી 10/09/2026ના રોજ ₹1,000 આપે તો મીના તે વસૂલાત ખુલ્લા વર્ષમાં તેની સાચી તારીખે નોંધે છે. બીજો કોઈ વ્યવહાર ન હોય તો હાલની બાકી ₹3,000 − ₹1,000 = ₹2,000 થાય છે. માર્ચનું સચવાયેલું ક્લોઝિંગ બેલેન્સ ₹3,000 જ રહે છે.

સપ્લાયરનું સ્થાન અને સપ્લાયનું સ્થાન બંને મહારાષ્ટ્રમાં હોય તેવી સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણમાં કરના ભાગ CGST અને SGST હોય છે, જેમ CBICના રાજ્યની અંદરના સપ્લાય અંગેના FAQમાં સમજાવ્યું છે. આ કરની વિગતો મૂળ બિલમાં હોય છે; તેની બાકી રકમ પછી વસૂલવા માટે વેચાણ ફરી દાખલ કરવાની જરૂર નથી.

Yojikaમાં વર્ષ બંધ કરો

1. Settings → Business & Tax → Financial years ખોલો.
2. દેખાતું Close [year]… બટન પસંદ કરો.
3. કિંમત વગરના સ્ટોકની ચેતવણી સહિત ક્લોઝિંગ સારાંશ તપાસો, પછી Continue ક્લિક કરો.
4. લૉકનું વર્ણન વાંચો અને પુષ્ટિ માટે સ્ક્રીન પર દેખાતું વર્ષ બરાબર એ જ રીતે લખો.
5. Close [year] ક્લિક કરો. લૉક કરતાં પહેલાં Yojika આંતરિક સુરક્ષા નકલ સચવે છે; નકલ નિષ્ફળ જાય તો વર્ષ બંધ થતું નથી.
6. અંતિમ પુષ્ટિ અને બૅકઅપ ફાઇલનું નામ તપાસો, પછી Done ક્લિક કરો.

આ આંતરિક સુરક્ષા નકલ તમારા પસંદ કરેલા બૅકઅપ ફોલ્ડરથી અલગ છે. બિલિંગ ડેટા બૅકઅપ માર્ગદર્શિકા મુજબ તમારા પોતાના બૅકઅપ લેતા રહો.

વૈકલ્પિક Combo Cloud Sync વાપરતા હો તો પહેલાં દરેક ડિવાઇસ અપડેટ કરો અને બધે લૉક પર આધાર રાખતાં પહેલાં તેમને સિંક થવા દો. જૂના વર્ઝનને નાણાકીય વર્ષ બંધ થયાની જાણ કદાચ ન મળે. સંપૂર્ણ ક્લોઝિંગ માર્ગદર્શિકા આ ડિવાઇસ વર્તન સમજાવે છે.

વર્ષ ફરી ખોલવું અને નોંધો સાચવવી

બંધ વર્ષમાં સુધારો કરવા View summary → Reopen year ખોલો. પાસકોડ દાખલ કરો; પાસકોડ ન હોય તો વર્ષ લખીને પુષ્ટિ કરો. સૌથી છેલ્લે બંધ કરેલું વર્ષ જ ફરી ખોલી શકાય છે, તેથી જરૂરી હોય તો પછીનાં બંધ વર્ષોમાંથી ઊલટા ક્રમે કામ કરો.

વર્ષ ફરી ખોલવાથી સચવાયેલો સારાંશ બદલાતો નથી. સુધારો અને રિટર્ન પર તેની અસર તમારા CA સાથે તપાસો, સુધારેલા આંકડા જુઓ અને તૈયાર થયા પછી ફરી વર્ષ બંધ કરો.

મૂળ નોંધો અને બૅકઅપ સાચવી રાખો. CGST Section 36 મુજબ લાગુ પડતા નોંધાયેલા વ્યક્તિએ સામાન્ય રીતે સંબંધિત વર્ષના વાર્ષિક રિટર્નની નિયત તારીખથી 72 મહિના સુધી હિસાબ સાચવવો જરૂરી છે. નિર્દિષ્ટ કાર્યવાહી કે તપાસ ચાલતી હોય તો અંતિમ નિકાલ પછી એક વર્ષ સુધી, જો તે વધુ મોડું હોય, આ સમય વધી શકે છે. CBICનો Section 36નો પાઠ જુઓ. તમારી નોંધો માટે હાલનો નિયમ અને સાચવવાની છેલ્લી તારીખ તમારા CA પાસેથી ખાતરી કરો; તમે Close દબાવો તે દિવસથી ગણશો નહીં.

લૉકને તમારી હિસાબી દિનચર્યાનો ભાગ બનાવો

Yojika ક્લોઝિંગ સારાંશ, સુરક્ષા નકલ અને પિરિયડ લૉક આપે છે. સાચી એન્ટ્રી અને મેળવણી દુકાનની જવાબદારી રહે છે. તે તમારી દિનચર્યામાં કેવી રીતે બંધબેસે છે તે જોવા બિલિંગ અને રિપોર્ટિંગ સુવિધાઓ તથા લાઇસન્સ વિકલ્પો જુઓ.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

હું Yojikaમાં નાણાકીય વર્ષ ક્યારે બંધ કરી શકું?

તે વર્ષ 31 માર્ચે પૂરું થયા પછી જ. પહેલાં તમારા CA સાથે હિસાબ અને સંબંધિત રિટર્ન તપાસો; Yojika બંધ કરવા લાયક વર્ષો સૌથી જૂના વર્ષથી ક્રમમાં બતાવે છે.

વર્ષ બંધ કરવાથી બેલેન્સ આગળ લઈ જવાય છે?

ના. વર્ષ બંધ કરવાથી સારાંશ સચવાય છે અને તારીખવાળી એન્ટ્રીઓ લૉક થાય છે. તે ઓપનિંગ બેલેન્સ ફરી લખતું નથી, ગ્રાહકની બાકી રકમ કાઢી નાખતું નથી કે પછીના વર્ષની નંબર પદ્ધતિ બદલતું નથી.

બંધ વર્ષના બિલની ચુકવણી લઈ શકું?

હા. પછી મળેલી રકમ તેની સાચી તારીખ સાથે ખુલ્લા વર્ષમાં નોંધો. જૂનું બિલ લૉક રહે છે, જ્યારે હાલની બાકી રકમ ઘટી શકે છે.

બંધ કરેલું નાણાકીય વર્ષ ફરી ખોલી શકું?

હા. View summary ખોલો, Reopen year પસંદ કરો અને પાસકોડ દાખલ કરો; પાસકોડ સેટ ન હોય તો વર્ષની પુષ્ટિ કરો. સૌથી છેલ્લે બંધ કરેલું વર્ષ જ પહેલાં ફરી ખોલી શકાય છે.