ডুপ্লিকেট ক্রয় বিল যাচাইয়ে কোনো ক্রয় সেভ করার আগে সরবরাহকারী, ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, টাকা এবং ডেলিভারির প্রমাণ মিলিয়ে দেখা হয়। কাগজের বিল ও তার WhatsApp কপি একই লেনদেনের হতে পারে। এই নির্দেশিকায় এমন পুনরাবৃত্তি কীভাবে ধরবেন, বর্তমান রেকর্ড কীভাবে খুঁজবেন এবং মিল নিয়ে সন্দেহ থাকলে কীভাবে সামলাবেন তা দেখানো হয়েছে।
ডুপ্লিকেট ক্রয় বিল যাচাই: এই তথ্যগুলি মিলিয়ে দেখুন
উৎসবের জন্য দোকানে মাল তোলার সময় ইনভয়েস ডেলিভারির সঙ্গে, ইমেলে এবং পরে পেমেন্টের তাগাদার সঙ্গেও আসতে পারে। প্রতিটি আসা কপিকে নতুন বিল ধরার আগে আপনার ক্রয় রেজিস্টারের সঙ্গে দ্রুত মিলিয়ে নিন।
| তথ্য | কী মিলিয়ে দেখবেন | কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ |
|---|---|---|
| সরবরাহকারীর পরিচয় | ব্যবসার নাম ও GSTIN, যেখানে প্রযোজ্য | আলাদা সরবরাহকারী একই ইনভয়েস নম্বর ব্যবহার করতে পারেন |
| সরবরাহকারীর ইনভয়েস নম্বর | উপসর্গ, স্ল্যাশ ও বছরসহ পুরো রেফারেন্স | আপনার সফ্টওয়্যারের অভ্যন্তরীণ নম্বরটি আলাদা রেফারেন্স |
| সরবরাহকারীর ইনভয়েসের তারিখ | নথিতে ছাপা তারিখ | আপনি যে তারিখ লিখেছেন তা আলাদা হতে পারে |
| টাকার হিসাব | করযোগ্য মূল্য, কর ও চূড়ান্ত মোট | শুধু মোট টাকা সমান হলেই ডুপ্লিকেট প্রমাণ হয় না |
| পাওয়া পণ্য | পণ্য, পরিমাণ, একক ও ডেলিভারির রেফারেন্স | ইনভয়েসটি কোন ডেলিভারি বা ডেলিভারিগুলির জন্য তা বোঝায় |
| বর্তমান রেকর্ড | সেভ করা ক্রয়ের রেফারেন্স ও কোনো পেমেন্ট | পেমেন্ট হয়ে যাওয়া বিলও আবার কপি হিসেবে আসতে পারে |
একটি তথ্যের মিল নয়, সব কটির সমন্বয় দেখুন। প্রতি সপ্তাহে দোকানের মাল ভরার দুটি আসল অর্ডারের দাম একেবারে একই হতে পারে।
দ্বিতীয় কপিটি লেখার আগে খুঁজে দেখুন
Yojika-র Purchases স্ক্রিনে সরবরাহকারীর বিল নম্বর, বিক্রেতার নাম বা আপনার অভ্যন্তরীণ ক্রয় নম্বর দিয়ে খোঁজা যায়।
- Purchases খুলে তারিখের পরিসরে All time বেছে নিন।
- পেমেন্ট হয়ে যাওয়া বিলগুলিও যাতে দেখা যায়, সে জন্য পেমেন্টের অবস্থায় All চিপটি বেছে নিন।
- সরবরাহকারীর ইনভয়েস নম্বর দিয়ে খুঁজুন। কিছু না এলে নম্বরটির স্বতন্ত্র কোনো অংশ দিয়ে চেষ্টা করুন, তারপর বিক্রেতার নাম দিয়ে খুঁজুন।
- সম্ভাব্য মিলটি খুলে আসা কপির সঙ্গে Supplier bill no., Supplier bill date, বিক্রেতা, আইটেমের সারি এবং মোট টাকা মিলিয়ে দেখুন।
- আরেকবার পেমেন্ট করার আগে Paid, Balance due এবং আপনার পেমেন্টের প্রমাণ যাচাই করুন।
তারিখের ফিল্টারটি সরবরাহকারীর বিলের তারিখ নয়, ক্রয়ের নিজস্ব Date ব্যবহার করে। তাই তারিখের পরিসর ছোট হলে আপনার প্রয়োজনীয় রেকর্ডটি লুকিয়ে যেতে পারে।
খোঁজা একটি হাতে করা যাচাই; এটি কোনো বিল আগে কখনো লেখা হয়নি তার প্রমাণ নয়। পুরোনো এন্ট্রিতে সরবরাহকারীর রেফারেন্স নাও থাকতে পারে বা নামের বানান আলাদা হতে পারে। বিলটি নতুন বলে ধরে নেওয়ার আগে বিক্রেতার নাম দিয়ে খুঁজে দেখুন।
Yojika-র অভ্যন্তরীণ PB… নম্বরটি তার সেভ করা রেকর্ডকে চিহ্নিত করে। দুটি আলাদা PB নম্বরও একই সরবরাহকারীর ইনভয়েস বোঝাতে পারে, তাই শুধু ওই নম্বরের উপর ভরসা করে ডুপ্লিকেট হওয়ার সম্ভাবনা বাদ দেবেন না।
উদাহরণ: পুনেতে একটি ডেলিভারি, দুটি কপি
পুনের একটি কাল্পনিক গৃহস্থালি সামগ্রীর দোকানের কথা ধরা যাক। আশা মহারাষ্ট্রের এক সরবরাহকারীর কাছ থেকে 20টি স্টোরেজ বাক্স পান, যা মহারাষ্ট্রেই তাঁর দোকানে পৌঁছে দেওয়া হয়। সরবরাহকারীর HW/26-27/0418 নম্বরের ইনভয়েসটির তারিখ 05/10/2026 এবং তাতে দেখানো করসহ চূড়ান্ত মোট ₹6,000।
এটি একই রাজ্যের মধ্যে একটি সাধারণ করযোগ্য ক্রয়: সরবরাহকারীর অবস্থান ও সরবরাহের স্থান—দুটিই মহারাষ্ট্রে, তাই CGST ও SGST প্রযোজ্য। এই করবণ্টন CBIC-এর GST FAQ-এর প্রশ্ন 85 অনুসরণ করে। নিচের সংখ্যাগুলি ইনভয়েসের চূড়ান্ত মোটের তুলনা; এগুলি কোনো পণ্যের GST হার নির্ধারণ করে না।
আশা কাগজের বিলটি একবার নথিভুক্ত করেন। পরে সরবরাহকারী একই ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, পণ্য ও মোট টাকা থাকা একটি PDF পাঠান। আশা নিশ্চিত করেন যে সেটি একই ডেলিভারির জন্য।
ধরে নেওয়া যাক, এই উদাহরণে কোনো প্রারম্ভিক স্টক, সরবরাহকারীর আগের বকেয়া, বিক্রি বা অন্য কোনো লেনদেন নেই।
| অবস্থা | একটি সঠিক ক্রয় এন্ট্রি | ভুল করে দুবার লিখলে |
|---|---|---|
| রেকর্ডে যোগ হওয়া স্টক | 20টি বাক্স | 40টি বাক্স |
| নথিভুক্ত মোট ক্রয় | ₹6,000 | ₹12,000 |
| একবার নথিভুক্ত প্রকৃত পেমেন্ট | ₹2,000 | ₹2,000 |
| দেখানো বাকি দেনা | ₹4,000 | ₹10,000 |
সঠিক বকেয়া হল ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000। ডুপ্লিকেট এন্ট্রি ক্রয় ও বাকি দেনা—দুটিই ₹6,000 বেশি দেখাবে, আর কখনো না-আসা 20টি বাক্সও যোগ করবে।
আশা PDF-টি আসল বিলের রেফারেন্সের সঙ্গে রেখে দেন এবং দ্বিতীয় ক্রয় এন্ট্রি করেন না।
একই রকম নথি কখন ডুপ্লিকেট নয়
ডুপ্লিকেট সরবরাহকারী ইনভয়েস যাচাই করার সময় আসল ক্রয় যাতে ভুল করে বাদ না যায়, সেটিও খেয়াল রাখতে হবে:
- একই টাকা, আলাদা ডেলিভারি: ইনভয়েসের রেফারেন্স ও পাওয়া পণ্য মিলিয়ে দেখুন। পুনরায় দেওয়া অর্ডার বৈধ হতে পারে।
- একটি ইনভয়েস, একাধিক ডেলিভারি: ওই ইনভয়েসের সঙ্গে ডেলিভারির পরিমাণের হিসাব রাখুন। প্রতিটি ডেলিভারির জন্য তার পুরো মূল্য আবার লিখবেন না।
- একই ইনভয়েস নম্বর, আলাদা সরবরাহকারী: কোনো কিছু একসঙ্গে ধরার আগে সরবরাহকারীর পরিচয় যাচাই করুন।
- সরবরাহকারীর কাছ থেকে বদলানো কপি: কী বদলেছে এবং কোন নথিটি বৈধ তা জিজ্ঞাসা করুন। সংশোধনের সমাধান না হওয়া পর্যন্ত দুটি সংস্করণ ও ব্যাখ্যা রেখে দিন।
অর্ডার নিশ্চিতকরণও বিভ্রান্তির একটি সাধারণ কারণ। পণ্যের অর্ডার দেওয়া আর সরবরাহকারীর বিল নথিভুক্ত করার পার্থক্য বুঝতে ক্রয় অর্ডার বনাম ক্রয় বিল নির্দেশিকা দেখুন।
ডুপ্লিকেটটি ইতিমধ্যে সেভ হয়ে গেলে
সন্দেহজনক ডুপ্লিকেটটির জন্য আর পেমেন্ট করা বন্ধ রাখুন। দুটি অভ্যন্তরীণ রেকর্ডের রেফারেন্স, সরবরাহকারীর ইনভয়েস, ডেলিভারির প্রমাণ ও পেমেন্টের রেফারেন্স একসঙ্গে রাখুন।
কিছু বদলানোর আগে দেখুন, দুটি এন্ট্রিই স্টকে প্রভাব ফেলেছে কি না, কোনো একটিতে পেমেন্ট যুক্ত আছে কি না এবং কোনোটি GST রিপোর্টিংয়ে ব্যবহার করা হয়েছে কি না। ক্রয় মুছলে স্টক আগের অবস্থায় ফিরতে পারে; পাশাপাশি আলাদা করে স্টক কমালে সংশোধনটিও দুবার গণনা হতে পারে।
সংশোধনের ইতিহাস সংরক্ষণ করুন। CBIC-এর হিসাব ও রেকর্ডের নিয়মে বৈদ্যুতিন রেকর্ডে বদলানো বা মুছে দেওয়া এন্ট্রির লগ রাখতে বলা হয়েছে। প্রমাণগুলি রেখে দিন এবং সংশোধনের পদ্ধতিটি আপনার হিসাবরক্ষকের কাছ থেকে নিশ্চিত করুন।
GST-র ক্ষেত্রে পোর্টালের GSTR-2B FAQ অনুযায়ী নিজের হিসাবখাতার সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হবে এবং নিশ্চিত করতে হবে যে কোনো নথির জন্য দুবার ক্রেডিট দাবি করা হয়নি। ইতিমধ্যে দাবি করা ক্রেডিট বা রিটার্নে প্রয়োজনীয় সংশোধনের জন্য বর্তমান নিয়ম আপনার CA-র কাছ থেকে নিশ্চিত করুন। শুধু স্থানীয় ক্রয়ের রেকর্ড বদলালে দাখিল করা রিটার্ন নিজে থেকে সংশোধিত হয় না।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
সরবরাহকারীর ইনভয়েসের দ্বিতীয় কপির জন্য কি আরেকটি ক্রয় এন্ট্রি করতে হবে?
না। এটি যদি আগে নথিভুক্ত একই ইনভয়েসের আরেকটি কপি হয়, তবে বর্তমান রেকর্ডটির সঙ্গেই রাখুন। সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে সরবরাহকারী, ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, টাকা এবং ডেলিভারির প্রমাণ যাচাই করুন।
ইনভয়েসের টাকা একই হলেই কি সেটি ডুপ্লিকেট হওয়ার প্রমাণ?
না। বারবার দেওয়া অর্ডারের মোট টাকা একই হতে পারে, আর আলাদা সরবরাহকারী একই ইনভয়েস নম্বর ব্যবহার করতে পারেন। সরবরাহকারীর পরিচয় ও নথির সব তথ্য মিলিয়ে দেখুন, তারপর কোনো সন্দেহ থাকলে সরবরাহকারীর কাছ থেকে নিশ্চিত হোন।
Yojika-তে কোন নম্বর দিয়ে খুঁজব?
প্রথমে সরবরাহকারীর বিল নম্বর দিয়ে খুঁজুন এবং All time ও All বেছে রাখুন। বিক্রেতার নাম বা অভ্যন্তরীণ PB নম্বর দিয়েও খুঁজতে পারেন; সরবরাহকারীর রেফারেন্স ও Yojika-র অভ্যন্তরীণ নম্বরের কাজ আলাদা।
দুটি ক্রয় এন্ট্রিতেই ইতিমধ্যে পেমেন্ট থাকলে কী করব?
বিল ও পেমেন্টের রেফারেন্সগুলি রেখে দিন, সন্দেহজনক ডুপ্লিকেটটির জন্য আর পেমেন্ট করা বন্ধ রাখুন এবং রেকর্ডগুলি মিলিয়ে নিন। এন্ট্রি মুছতে বা বদলাতে যাওয়ার আগে সংশোধনের জন্য সাহায্য নিন, বিশেষ করে GST ক্রেডিট ইতিমধ্যে দাবি করা হয়ে থাকলে।
বিল নেওয়ার সময়ই যাচাইকে কাজের অংশ করুন
Yojika সরবরাহকারীর রেফারেন্সগুলি রেখে দিতে এবং আরেকটি কপি নথিভুক্ত করার আগে আপনার ক্রয়গুলি খুঁজতে সাহায্য করে। ক্রয় ও বিলিংয়ের সুবিধাগুলি দেখুন, অথবা দোকানে এই পদ্ধতি ব্যবহারের আগে নমুনা সরবরাহকারী বিল খুঁজে দেখতে Yojika ডাউনলোড করুন।