நகல் கொள்முதல் பில்: சேமிப்பதற்கு முன் சரிபார்ப்பு

நகல் கொள்முதல் பில் சரிபார்ப்பு என்பது ஒரு கொள்முதலைச் சேமிப்பதற்கு முன் சப்ளையர், இன்வாய்ஸ் எண், தேதி, தொகை மற்றும் டெலிவரி ஆதாரத்தை ஒப்பிடுவதாகும். காகித பில்லும் அதன் WhatsApp நகலும் ஒரே பரிவர்த்தனையைக் குறிக்கலாம். அப்படிப்பட்ட மறுபதிவை எப்படிக் கண்டறிவது, ஏற்கெனவே உள்ள பதிவுகளை எப்படித் தேடுவது, பொருத்தம் உறுதியாகத் தெரியாவிட்டால் என்ன செய்வது என்பதை இந்த வழிகாட்டி விளக்குகிறது.

நகல் கொள்முதல் பில் சரிபார்ப்பு: இந்த விவரங்களை ஒப்பிடுங்கள்

பண்டிகைக்காகச் சரக்கை நிரப்பும்போது, இன்வாய்ஸ்கள் டெலிவரியுடனும் மின்னஞ்சலிலும் பின்னர் பணம் செலுத்த நினைவூட்டும் செய்தியுடனும் வரலாம். வரும் ஒவ்வொரு நகலையும் புதிய பில்லாகக் கருதும் முன் உங்கள் கொள்முதல் பதிவேட்டுடன் விரைவாக ஒப்பிடுங்கள்.

ஒரே ஒரு விவரம் பொருந்துவதை மட்டும் பார்க்காமல், அனைத்தையும் சேர்த்து ஒப்பிடுங்கள். வாரந்தோறும் சரக்கை நிரப்புவதற்கான இரண்டு உண்மையான ஆர்டர்களின் தொகை துல்லியமாக ஒன்றாக இருக்கலாம்.

இரண்டாவது நகலைப் பதிவிடும் முன் தேடுங்கள்

Yojika-வின் Purchases திரையில் சப்ளையர் பில் எண், விற்பனையாளர் பெயர் அல்லது உங்கள் உள்ளகக் கொள்முதல் எண்ணைப் பயன்படுத்தித் தேடலாம்.

1. Purchases-ஐத் திறந்து, தேதி வரம்புக்கு All time என்பதைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
2. பணம் செலுத்தப்பட்ட பில்களும் தொடர்ந்து தெரிய, பணம் செலுத்திய நிலைக்கான All சிப்பைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
3. சப்ளையரின் இன்வாய்ஸ் எண்ணைத் தேடுங்கள். எதுவும் வரவில்லை என்றால், அதன் தனித்துவமான ஒரு பகுதியை முயன்று, பிறகு விற்பனையாளர் பெயரைத் தேடுங்கள்.
4. பொருந்தக்கூடிய பதிவைத் திறந்து, வந்துள்ள நகலுடன் Supplier bill no., Supplier bill date, விற்பனையாளர், பொருள் வரிகள் மற்றும் மொத்தத்தை ஒப்பிடுங்கள்.
5. மீண்டும் பணம் செலுத்தும் முன் Paid, Balance due மற்றும் பணம் செலுத்தியதற்கான உங்கள் ஆதாரத்தைச் சரிபாருங்கள்.

தேதி வடிகட்டி சப்ளையர் பில் தேதியை அல்ல, கொள்முதலின் சொந்த Date-ஐப் பயன்படுத்துகிறது. ஆகவே குறுகிய தேதி வரம்பு உங்களுக்குத் தேவையான பதிவை மறைக்கலாம்.

தேடுவது மனிதர் செய்யும் ஒரு சரிபார்ப்பு மட்டுமே; ஒரு பில் இதற்கு முன் பதிவாகவே இல்லை என்பதற்கான ஆதாரம் அல்ல. பழைய பதிவில் சப்ளையர் குறிப்பு விடுபட்டிருக்கலாம் அல்லது பெயர் வேறு எழுத்துக்கூட்டில் இருக்கலாம். பில் புதியது என முடிவு செய்வதற்கு முன் விற்பனையாளர் பெயரால் தேடிப் பாருங்கள்.

Yojika-வின் உள்ளக PB… எண், அதில் சேமிக்கப்பட்ட பதிவை அடையாளப்படுத்துகிறது. இரண்டு வெவ்வேறு PB எண்களும் ஒரே சப்ளையர் இன்வாய்ஸைக் குறிக்கக்கூடும். எனவே அந்த எண்களை மட்டும் வைத்து நகல் இல்லை என்று முடிவு செய்யாதீர்கள்.

எடுத்துக்காட்டு: புனேவில் ஒரு டெலிவரி, இரண்டு நகல்கள்

புனேவில் உள்ள ஒரு கற்பனையான வீட்டுப் பொருட்கள் கடையை எடுத்துக்கொள்வோம். மகாராஷ்டிராவைச் சேர்ந்த சப்ளையரிடமிருந்து ஆஷா 20 சேமிப்புப் பெட்டிகளைப் பெறுகிறார்; அவை மகாராஷ்டிராவில் உள்ள அவரது கடைக்கே டெலிவரி செய்யப்படுகின்றன. சப்ளையரின் HW/26-27/0418 இன்வாய்ஸ் 05/10/2026 தேதியிட்டது. அதில் காட்டப்பட்ட வரி உட்பட அதன் இறுதி மொத்தம் ₹6,000.

இது ஒரு சாதாரண மாநிலத்துக்குள் நடைபெறும் வரிக்குரிய கொள்முதல்: சப்ளையரின் இடமும் வழங்கும் இடமும் மகாராஷ்டிராவிலேயே இருப்பதால் CGST மற்றும் SGST பொருந்தும். இந்த வரிப் பிரிப்பு CBIC-யின் GST FAQ-வில் கேள்வி 85 கூறுவதற்கேற்ப உள்ளது. கீழே உள்ள எண்கள் இன்வாய்ஸ்களின் இறுதி மொத்தத்தை ஒப்பிடுகின்றன; ஒரு பொருளுக்கான GST விகிதத்தை அவை பரிந்துரைக்கவில்லை.

ஆஷா காகித பில்லை ஒருமுறை பதிவு செய்கிறார். பின்னர் அதே இன்வாய்ஸ் எண், தேதி, பொருட்கள் மற்றும் மொத்தம் கொண்ட PDF-ஐ சப்ளையர் அனுப்புகிறார். அது அதே டெலிவரிக்கானது என்பதை ஆஷா உறுதிசெய்கிறார்.

இந்த எடுத்துக்காட்டில் தொடக்க இருப்பு, முந்தைய சப்ளையர் நிலுவை, விற்பனை அல்லது வேறு பரிவர்த்தனைகள் எதுவும் இல்லை எனக் கொள்வோம்.

சரியான நிலுவை ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000. நகல் பதிவு, கொள்முதலையும் செலுத்த வேண்டிய மீதித் தொகையையும் தலா ₹6,000 அதிகமாகக் காட்டுவதுடன், வராத 20 பெட்டிகளையும் சேர்த்துவிடும்.

ஆஷா PDF-ஐ அசல் பில்லின் குறிப்புடன் வைத்துக்கொண்டு, இரண்டாவது கொள்முதல் பதிவைச் செய்யவில்லை.

ஒரேபோல் தெரியும் ஆவணம் எப்போது நகல் அல்ல

நகல் சப்ளையர் இன்வாய்ஸ் சரிபார்ப்பின்போது உண்மையான கொள்முதல்களை நிராகரிக்காமல் இருப்பதும் அவசியம்:

• ஒரே தொகை, வேறு டெலிவரி: இன்வாய்ஸ் குறிப்புகளையும் பெறப்பட்ட பொருட்களையும் ஒப்பிடுங்கள். மீண்டும் செய்யப்பட்ட ஆர்டர் உண்மையானதாக இருக்கலாம்.
• ஒரு இன்வாய்ஸ், பல டெலிவரிகள்: அந்த இன்வாய்ஸுக்கு எதிராக டெலிவரி அளவுகளைக் கண்காணியுங்கள். ஒவ்வொரு டெலிவரிக்கும் அதன் முழு மதிப்பையும் மீண்டும் பதிவிடாதீர்கள்.
• ஒரே இன்வாய்ஸ் எண், வேறு சப்ளையர்: எதையும் ஒன்றாக இணைக்கும் முன் சப்ளையரின் அடையாளத்தைச் சரிபாருங்கள்.
• சப்ளையர் அனுப்பிய மாற்றப்பட்ட நகல்: என்ன மாறியது, எந்த ஆவணம் செல்லுபடியானது என்று கேளுங்கள். திருத்தத்தைத் தீர்மானிக்கும் வரை இரண்டு பதிப்புகளையும் விளக்கத்தையும் வைத்திருங்கள்.

ஆர்டர் உறுதிப்படுத்தலும் குழப்பத்துக்கான மற்றொரு பொதுவான காரணம். சரக்கை ஆர்டர் செய்வதற்கும் சப்ளையரின் பில்லைப் பதிவு செய்வதற்கும் உள்ள வேறுபாட்டை அறிய கொள்முதல் ஆர்டர் மற்றும் கொள்முதல் பில் வழிகாட்டியை பார்க்கவும்.

நகல் ஏற்கெனவே சேமிக்கப்பட்டிருந்தால்

நகல் எனச் சந்தேகிக்கப்படும் பதிவுக்கு மேலும் பணம் செலுத்துவதை நிறுத்துங்கள். இரண்டு உள்ளகப் பதிவுகளின் குறிப்புகள், சப்ளையர் இன்வாய்ஸ், டெலிவரி ஆதாரம் மற்றும் பணம் செலுத்திய குறிப்புகளை ஒன்றாக வைத்திருங்கள்.

எதையும் மாற்றும் முன், இரண்டு பதிவுகளும் இருப்பைப் பாதித்தனவா, ஏதேனும் ஒரு பதிவுடன் பணம் செலுத்தியது இணைக்கப்பட்டுள்ளதா, GST அறிக்கையிடுவதற்கு ஏதேனும் ஒரு பதிவு பயன்படுத்தப்பட்டதா என்பதை உறுதிசெய்யுங்கள். ஒரு கொள்முதலை நீக்குவது இருப்பைத் திரும்பக் குறைக்கலாம்; அதோடு தனியாக இருப்பைக் குறைத்தால் திருத்தமும் இருமுறை கணக்காகிவிடும்.

திருத்த வரலாற்றைப் பாதுகாத்து வையுங்கள். மின்னணுப் பதிவுகளில் மாற்றப்பட்ட அல்லது நீக்கப்பட்ட பதிவுகளின் பதிவேடு இருக்க வேண்டும் என CBIC-யின் கணக்குகள் மற்றும் பதிவுகள் விதிகள் கூறுகின்றன. ஆதாரங்களை வைத்துக்கொண்டு, திருத்தும் முறையை உங்கள் கணக்காளரிடம் உறுதிசெய்யுங்கள்.

GST-யைப் பொறுத்தவரை, உங்கள் கணக்குப் புத்தகங்களுடன் ஒப்பிட்டு ஒரு ஆவணத்திற்கான கிரெடிட் இருமுறை கோரப்படவில்லை என்பதை உறுதிசெய்ய வேண்டும் என இணையதளத்தின் GSTR-2B FAQ கூறுகிறது. ஏற்கெனவே கோரப்பட்ட கிரெடிட் அல்லது தேவையான ரிட்டர்ன் திருத்தம் குறித்து தற்போதைய விதியை உங்கள் CA-விடம் உறுதிசெய்யுங்கள். உள்ளூர் கொள்முதல் பதிவை மாற்றுவது மட்டும் தாக்கல் செய்யப்பட்ட ரிட்டர்னைத் திருத்தாது.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

சப்ளையர் இன்வாய்ஸின் இரண்டாவது நகலுக்கு இன்னொரு கொள்முதல் பதிவு தேவையா?

இல்லை. ஏற்கெனவே பதிவு செய்த அதே இன்வாய்ஸின் மற்றொரு நகல் என்றால், தற்போதுள்ள பதிவுடன் அதை வைத்துக்கொள்ளுங்கள். முடிவெடுக்கும் முன் சப்ளையர், இன்வாய்ஸ் எண், தேதி, தொகை மற்றும் டெலிவரி ஆதாரத்தைச் சரிபாருங்கள்.

இன்வாய்ஸ் தொகைகள் ஒரே மாதிரி இருப்பது நகல் என்பதற்கான ஆதாரமா?

இல்லை. மீண்டும் செய்யப்படும் ஆர்டர்களின் மொத்தம் ஒன்றாக இருக்கலாம்; வெவ்வேறு சப்ளையர்கள் ஒரே இன்வாய்ஸ் எண்ணைப் பயன்படுத்தலாம். சப்ளையரின் அடையாளத்தையும் ஆவணத்தின் முழு விவரங்களையும் ஒப்பிட்டு, சந்தேகம் இருந்தால் சப்ளையரிடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.

Yojika-வில் எந்த எண்ணைத் தேட வேண்டும்?

முதலில் சப்ளையர் பில் எண்ணைத் தேடுங்கள்; All time மற்றும் All தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருக்கட்டும். விற்பனையாளர் பெயர் அல்லது உள்ளக PB எண்ணாலும் தேடலாம்; சப்ளையர் குறிப்பு மற்றும் Yojika-வின் உள்ளக எண் வெவ்வேறு தேவைகளுக்கானவை.

இரண்டு கொள்முதல் பதிவுகளிலும் ஏற்கெனவே பணம் செலுத்தப்பட்டிருந்தால் என்ன செய்வது?

பில் மற்றும் பணம் செலுத்திய குறிப்புகளை வைத்துக்கொள்ளுங்கள். நகல் எனச் சந்தேகிக்கப்படும் பதிவுக்கு மேலும் பணம் செலுத்துவதை நிறுத்தி, பதிவுகளை ஒப்பிட்டுச் சரிசெய்யுங்கள். பதிவுகளை நீக்கவோ மாற்றவோ முன், குறிப்பாக GST கிரெடிட் ஏற்கெனவே கோரப்பட்டிருந்தால், திருத்துவதற்கான உதவியைப் பெறுங்கள்.

பில்லைப் பெறும்போதே சரிபார்ப்பை வழக்கமாக்குங்கள்

சப்ளையர் குறிப்புகளை வைத்திருக்கவும் மற்றொரு நகலைப் பதிவு செய்யும் முன் உங்கள் கொள்முதல்களில் தேடவும் Yojika உதவுகிறது. கொள்முதல் மற்றும் பில்லிங் அம்சங்களை பாருங்கள் அல்லது இந்த நடைமுறையை உங்கள் கடையில் பயன்படுத்தும் முன் மாதிரி சப்ளையர் பில்லைத் தேடிப் பார்க்க Yojika-வைப் பதிவிறக்குங்கள்.