డూప్లికేట్ కొనుగోలు బిల్లు తనిఖీ అంటే కొనుగోలును సేవ్ చేసే ముందు సప్లయర్, ఇన్వాయిస్ నంబర్, తేదీ, మొత్తం, డెలివరీ ఆధారాన్ని పోల్చడం. కాగితపు బిల్లు, దాని WhatsApp కాపీ ఒకే లావాదేవీకి చెందినవి కావచ్చు. అటువంటి పునరావృతాన్ని ఎలా గుర్తించాలి, ప్రస్తుత రికార్డులను ఎలా వెతకాలి, సరిపోలికపై సందేహం ఉంటే ఎలా వ్యవహరించాలి అనేది ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.
డూప్లికేట్ కొనుగోలు బిల్లు తనిఖీ: ఈ వివరాలను పోల్చండి
పండుగల కోసం సరుకు నింపే సమయంలో ఇన్‌వాయిస్‌లు డెలివరీతో పాటు, ఇమెయిల్‌లో, ఆ తర్వాత చెల్లింపు గుర్తుచేసే సందేశంతో కూడా రావచ్చు. వచ్చిన ప్రతి కాపీని కొత్త బిల్లుగా భావించే ముందు మీ కొనుగోలు రిజిస్టర్‌తో త్వరగా పోల్చండి.
| వివరాలు | ఏం పోల్చాలి | ఇది ఎందుకు ముఖ్యం |
|---|---|---|
| సప్లయర్ గుర్తింపు | వర్తించే చోట వ్యాపారం పేరు, GSTIN | వేర్వేరు సప్లయర్లు ఒకే ఇన్వాయిస్ నంబర్‌ను ఉపయోగించవచ్చు |
| సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ నంబర్ | ప్రిఫిక్స్, స్లాష్, సంవత్సరంతో సహా పూర్తి రిఫరెన్స్ | మీ సాఫ్ట్‌వేర్‌లోని అంతర్గత నంబర్ వేరే రిఫరెన్స్ |
| సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ తేదీ | పత్రంపై ముద్రించిన తేదీ | మీరు నమోదు చేసిన తేదీ వేరుగా ఉండవచ్చు |
| మొత్తాలు | పన్ను విధించదగిన విలువ, పన్ను, చివరి మొత్తం | మొత్తం సమానంగా ఉండటం మాత్రమే డూప్లికేట్ అని నిరూపించదు |
| అందుకున్న సరుకు | వస్తువులు, పరిమాణాలు, యూనిట్లు, డెలివరీ రిఫరెన్స్ | ఇన్వాయిస్ ఏ డెలివరీకి లేదా ఏయే డెలివరీలకు సంబంధించినదో నిర్ధారిస్తుంది |
| ప్రస్తుత రికార్డు | సేవ్ చేసిన కొనుగోలు రిఫరెన్స్, ఏవైనా చెల్లింపులు | చెల్లించిన బిల్లు కూడా మళ్లీ కాపీగా రావచ్చు |
ఒక్క వివరంలో సరిపోలిక కాకుండా, అన్నింటినీ కలిపి చూడండి. వారానికి ఒకసారి సరుకు నింపే రెండు నిజమైన ఆర్డర్ల ఖర్చు సరిగ్గా ఒకేలా ఉండవచ్చు.
రెండో కాపీని నమోదు చేసే ముందు వెతకండి
Yojikaలోని Purchases స్క్రీన్‌లో సప్లయర్ బిల్లు నంబర్, వెండర్ పేరు లేదా మీ అంతర్గత కొనుగోలు నంబర్తో వెతకవచ్చు.
- Purchases తెరిచి, తేదీ పరిధికి All time ఎంచుకోండి.
- చెల్లించిన బిల్లులు కూడా కనిపించేలా చెల్లింపు స్థితిలో All చిప్‌ను ఎంచుకోండి.
- సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ నంబర్తో వెతకండి. ఏమీ కనిపించకపోతే, అందులోని ప్రత్యేకమైన భాగాన్ని ప్రయత్నించి, తర్వాత వెండర్ పేరుతో వెతకండి.
- సరిపోలవచ్చని అనిపించిన రికార్డును తెరిచి, వచ్చిన కాపీతో Supplier bill no., Supplier bill date, వెండర్, వస్తువుల వరుసలు, మొత్తాన్ని పోల్చండి.
- మరోసారి చెల్లించే ముందు Paid, Balance due, మీ చెల్లింపు ఆధారాన్ని తనిఖీ చేయండి.
తేదీ ఫిల్టర్ సప్లయర్ బిల్లు తేదీని కాకుండా, కొనుగోలుకు సంబంధించిన Dateను ఉపయోగిస్తుంది. కాబట్టి తక్కువ తేదీ పరిధి మీకు అవసరమైన రికార్డును కనిపించకుండా చేయవచ్చు.
వెతకడం అనేది మనం చేసే తనిఖీ మాత్రమే; బిల్లు ఇంతకుముందు ఎప్పుడూ నమోదు కాలేదనడానికి అది రుజువు కాదు. పాత నమోదులో సప్లయర్ రిఫరెన్స్ లేకపోవచ్చు లేదా పేరు వేరే స్పెల్లింగ్‌లో ఉండవచ్చు. బిల్లు కొత్తదని నిర్ణయించే ముందు వెండర్ పేరుతో వెతకండి.
Yojikaలోని అంతర్గత PB… నంబర్, అందులో సేవ్ చేసిన రికార్డును గుర్తిస్తుంది. రెండు వేర్వేరు PB నంబర్లు కూడా ఒకే సప్లయర్ ఇన్‌వాయిస్‌ను సూచించవచ్చు. కాబట్టి ఆ నంబర్లను మాత్రమే ఆధారంగా చేసుకుని డూప్లికేట్ కాదని నిర్ణయించవద్దు.
ఉదాహరణ: పుణెలో ఒక డెలివరీ, రెండు కాపీలు
పుణెలోని ఒక ఊహాజనిత గృహోపకరణాల దుకాణాన్ని తీసుకుందాం. మహారాష్ట్రకు చెందిన సప్లయర్ నుంచి ఆశా 20 స్టోరేజ్ బాక్సులను అందుకుంటుంది. అవి మహారాష్ట్రలోనే ఉన్న ఆమె దుకాణానికి డెలివరీ అవుతాయి. సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ HW/26-27/0418 తేదీ 05/10/2026. ఆ ఇన్‌వాయిస్‌లో చూపిన పన్నుతో కలిపి చివరి మొత్తం ₹6,000.
ఇది ఒకే రాష్ట్రం లోపల జరిగే సాధారణ పన్ను వర్తించే కొనుగోలు: సప్లయర్ ఉన్న ప్రదేశం, సరఫరా ప్రదేశం రెండూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్నాయి కాబట్టి CGST, SGST వర్తిస్తాయి. ఈ పన్ను విభజన CBIC GST FAQలోని ప్రశ్న 85 ప్రకారం ఉంటుంది. కింద ఉన్న సంఖ్యలు ఇన్వాయిస్ చివరి మొత్తాలను పోలుస్తాయి; అవి ఏ ఉత్పత్తికీ GST రేటును సూచించవు.
ఆశా కాగితపు బిల్లును ఒకసారి నమోదు చేస్తుంది. తర్వాత అదే ఇన్వాయిస్ నంబర్, తేదీ, వస్తువులు, మొత్తం ఉన్న PDFను సప్లయర్ పంపుతారు. అది అదే డెలివరీకి సంబంధించినదని ఆశా నిర్ధారించుకుంటుంది.
ఈ ఉదాహరణలో ప్రారంభ స్టాక్, సప్లయర్‌కు మునుపటి బాకీ, అమ్మకాలు లేదా ఇతర లావాదేవీలు లేవని అనుకుందాం.
| స్థితి | ఒక సరైన కొనుగోలు నమోదు | పొరపాటున రెండుసార్లు నమోదు చేస్తే |
|---|---|---|
| రికార్డుల్లో చేరిన స్టాక్ | 20 బాక్సులు | 40 బాక్సులు |
| నమోదైన మొత్తం కొనుగోళ్లు | ₹6,000 | ₹12,000 |
| ఒకసారి నమోదైన అసలు చెల్లింపు | ₹2,000 | ₹2,000 |
| చెల్లించాల్సిన మిగిలిన మొత్తంగా చూపేది | ₹4,000 | ₹10,000 |
సరైన బాకీ ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000. డూప్లికేట్ నమోదు కొనుగోళ్లను, మిగిలిన బాకీని రెండింటినీ ₹6,000 ఎక్కువగా చూపడమే కాకుండా, అసలు రాని 20 బాక్సులను కూడా చేరుస్తుంది.
ఆశా PDFను అసలు బిల్లు రిఫరెన్స్‌తో ఉంచి, రెండో కొనుగోలు నమోదు చేయదు.
ఒకేలా కనిపించే పత్రం ఎప్పుడు డూప్లికేట్ కాదు
డూప్లికేట్ సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ తనిఖీ చేసేటప్పుడు నిజమైన కొనుగోళ్లను పొరపాటున తిరస్కరించకుండా కూడా చూడాలి:
- ఒకే మొత్తం, వేరే డెలివరీ: ఇన్వాయిస్ రిఫరెన్సులు, అందుకున్న వస్తువులను పోల్చండి. మళ్లీ ఇచ్చిన ఆర్డర్ నిజమైనదై ఉండవచ్చు.
- ఒక ఇన్వాయిస్, అనేక డెలివరీలు: ఆ ఇన్వాయిస్కు సంబంధించిన డెలివరీ పరిమాణాలను గమనించండి. ప్రతి డెలివరీకి దాని పూర్తి విలువను మళ్లీ నమోదు చేయవద్దు.
- ఒకే ఇన్వాయిస్ నంబర్, వేరే సప్లయర్: ఏవైనా వివరాలను కలిపే ముందు సప్లయర్ గుర్తింపును తనిఖీ చేయండి.
- సప్లయర్ నుంచి మార్పులతో వచ్చిన కాపీ: ఏం మారింది, ఏ పత్రం చెల్లుబాటు అవుతుందో అడగండి. దిద్దుబాటును పరిష్కరించే వరకు రెండు వెర్షన్లను, వివరణను ఉంచండి.
ఆర్డర్ నిర్ధారణ కూడా గందరగోళానికి మరో సాధారణ కారణం. సరుకును ఆర్డర్ చేయడానికి, సప్లయర్ బిల్లును నమోదు చేయడానికి మధ్య తేడాను తెలుసుకోవడానికి కొనుగోలు ఆర్డర్, కొనుగోలు బిల్లు గైడ్ చూడండి.
డూప్లికేట్ ఇప్పటికే సేవ్ అయి ఉంటే
డూప్లికేట్ అని అనుమానిస్తున్న నమోదుపై తదుపరి చెల్లింపును ఆపండి. రెండు అంతర్గత రికార్డు రిఫరెన్సులు, సప్లయర్ ఇన్వాయిస్, డెలివరీ ఆధారం, చెల్లింపు రిఫరెన్సులను కలిపి ఉంచండి.
ఏదైనా మార్చే ముందు రెండు నమోదులూ స్టాక్‌పై ప్రభావం చూపాయా, వాటిలో దేనికైనా చెల్లింపులు జత అయ్యాయా, GST రిపోర్టింగ్‌కు వాటిలో దేనినైనా ఉపయోగించారా అని నిర్ధారించండి. కొనుగోలును తొలగిస్తే స్టాక్ వెనక్కి తగ్గవచ్చు; దానితో పాటు స్టాక్‌ను విడిగా తగ్గిస్తే దిద్దుబాటు కూడా రెండుసార్లు లెక్కయ్యే అవకాశం ఉంది.
దిద్దుబాటు చరిత్రను భద్రంగా ఉంచండి. ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డుల్లో మార్చిన లేదా తొలగించిన నమోదుల లాగ్‌ను ఉంచాలని CBIC ఖాతాలు, రికార్డుల నియమాలు చెబుతున్నాయి. ఆధారాలను ఉంచి, దిద్దుబాటు విధానాన్ని మీ అకౌంటెంట్‌తో నిర్ధారించుకోండి.
GST విషయంలో, మీ పుస్తకాలతో సరిపోల్చి ఒక పత్రానికి రెండుసార్లు క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయలేదని నిర్ధారించుకోవాలని పోర్టల్ GSTR-2B FAQ చెబుతోంది. ఇప్పటికే క్లెయిమ్ చేసిన క్రెడిట్ లేదా అవసరమైన రిటర్న్ దిద్దుబాటుకు ప్రస్తుత నియమాన్ని మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి. స్థానిక కొనుగోలు రికార్డును మార్చడం మాత్రమే దాఖలు చేసిన రిటర్న్‌ను సరిచేయదు.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ రెండో కాపీకి మరో కొనుగోలు నమోదు అవసరమా?
లేదు. ఇది ఇప్పటికే నమోదు చేసిన అదే ఇన్వాయిస్కు మరో కాపీ అయితే, దాన్ని ప్రస్తుత రికార్డుతోనే ఉంచండి. నిర్ణయం తీసుకునే ముందు సప్లయర్, ఇన్వాయిస్ నంబర్, తేదీ, మొత్తం, డెలివరీ ఆధారాన్ని తనిఖీ చేయండి.
ఇన్వాయిస్ మొత్తాలు ఒకేలా ఉంటే అది డూప్లికేట్ అని రుజువవుతుందా?
లేదు. మళ్లీ ఇచ్చే ఆర్డర్ల మొత్తం ఒకేలా ఉండవచ్చు; వేర్వేరు సప్లయర్లు ఒకే ఇన్వాయిస్ నంబర్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. సప్లయర్ గుర్తింపుతో పాటు పత్రంలోని పూర్తి వివరాలను పోల్చి, ఏదైనా సందేహం ఉంటే సప్లయర్‌తో నిర్ధారించుకోండి.
Yojikaలో నేను ఏ నంబర్ కోసం వెతకాలి?
ముందుగా సప్లయర్ బిల్లు నంబర్తో వెతకండి; All time, All ఎంచుకుని ఉంచండి. వెండర్ పేరు లేదా అంతర్గత PB నంబర్తో కూడా వెతకవచ్చు; సప్లయర్ రిఫరెన్స్, Yojika అంతర్గత నంబర్ వేర్వేరు అవసరాలకు ఉపయోగపడతాయి.
రెండు కొనుగోలు నమోదులకు ఇప్పటికే చెల్లింపులు ఉంటే ఏం చేయాలి?
బిల్లు, చెల్లింపు రిఫరెన్సులను ఉంచండి. డూప్లికేట్ అని అనుమానిస్తున్న నమోదుపై తదుపరి చెల్లింపును ఆపి, రికార్డులను సరిపోల్చండి. నమోదులను తొలగించే లేదా మార్చే ముందు, ముఖ్యంగా GST క్రెడిట్ ఇప్పటికే క్లెయిమ్ చేసి ఉంటే, దిద్దుబాటు కోసం సహాయం తీసుకోండి.
బిల్లును అందుకునేటప్పుడే తనిఖీని పనిలో భాగం చేసుకోండి
సప్లయర్ రిఫరెన్సులను ఉంచడానికి, మరో కాపీని నమోదు చేసే ముందు మీ కొనుగోళ్లలో వెతకడానికి Yojika సహాయపడుతుంది. కొనుగోలు, బిల్లింగ్ ఫీచర్లను చూడండి లేదా ఈ విధానాన్ని మీ దుకాణంలో ఉపయోగించే ముందు నమూనా సప్లయర్ బిల్లు కోసం వెతికి చూడటానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.