દુકાનમાં નુકસાન પામેલા સ્ટૉકની નોંધ
દુકાનમાં નુકસાન પામેલા સ્ટૉકની નોંધમાં કયો માલ ખરાબ થયો, કેટલા જથ્થાને અસર થઈ, એવું કેમ થયું અને અંતે એ માલનું શું કર્યું તે દેખાવું જોઈએ. વેચી ન શકાય તેવી વસ્તુઓને શેલ્ફથી અલગ કરો, પુરાવા સાચવો અને યોગ્ય સ્ટૉક હિલચાલ એક જ વાર નોંધો. આ માર્ગદર્શિકામાં ઉપયોગી રજિસ્ટર, ગણતરી સાથેનું ઉદાહરણ અને સપ્લાયર રિટર્ન તથા GST માટેની તપાસ આપવામાં આવી છે.
દુકાનમાં નુકસાન પામેલા સ્ટૉકની નોંધ: શું સામેલ કરવું
વેચાણની વ્યસ્ત મોસમ પહેલાં અલગ મૂકેલો ખરાબ માલ સ્ટૉકનો આંકડો શેલ્ફ પરની વાસ્તવિક સ્થિતિ કરતાં સારો બતાવી શકે છે.
નુકસાન પામેલા સ્ટૉકના રજિસ્ટર તરીકે નોટબુક કે સ્પ્રેડશીટ વાપરો. નીચેનું સ્વરૂપ કામકાજ માટે ઉપયોગી નોંધ છે; સરકાર દ્વારા નક્કી કરાયેલું ફોર્મ નથી.
| ક્ષેત્ર | શું નોંધવું |
|---|---|
| ઘટનાનો સંદર્ભ અને તારીખ | DMG-001 જેવો સંદર્ભ અને નુકસાન મળ્યાની તારીખ |
| વસ્તુ અને એકમ | ચોક્કસ પ્રોડક્ટ, પૅકનું કદ, જથ્થો અને સ્ટૉક રેકોર્ડમાં વપરાતું એકમ |
| ખરીદીનો સંદર્ભ | સપ્લાયરનું નામ અને ખરીદી ઇન્વૉઇસ નંબર; લાગુ પડે ત્યાં બૅચ |
| સ્થિતિ અને કારણ | તમે શું જોયું, જેમ કે તૂટેલી સીલ કે પાણીથી ખરાબ થયેલું કાર્ટન |
| પુરાવો | ફોટોના ફાઇલનામ, ડિલિવરી નોટ અને સપ્લાયરના સંદેશા |
| કિંમતનો સંદર્ભ | ખરીદ કિંમત અને તેનો આધાર; વેચાણ કિંમતથી અલગ રાખેલો |
| હાલની સ્થિતિ | તપાસ માટે હોલ્ડ પર, સપ્લાયરના જવાબની રાહમાં, પરત કરેલો કે રાઇટ-ઑફ કરેલો |
| અંતિમ કાર્યવાહી | તારીખ, તપાસ કરનાર વ્યક્તિ અને જોડાયેલી સ્ટૉક કે રિટર્ન એન્ટ્રી |
અંતિમ પરિણામ ઉમેરતી વખતે મૂળ નિરીક્ષણ જાળવી રાખો.
આંકડો બદલતાં પહેલાં માલ અલગ કરો
અસરગ્રસ્ત વસ્તુઓને સ્પષ્ટ નિશાનીવાળી હોલ્ડ જગ્યાએ ખસેડો, જેથી તે ભૂલથી કાઉન્ટર સુધી ન પહોંચે. વસ્તુના રેકોર્ડમાં જે એકમ છે એ જ એકમમાં ખરાબ જથ્થો ગણો: ત્રણ નંગ અને ત્રણ બૉક્સની કપાત બહુ જુદી છે.
સ્થિતિના ફોટા લો અને માલ પર ઘટનાનો સંદર્ભ લગાવો. તમારી નોંધની સાથે સપ્લાયરનો જવાબ પણ રાખો.
પછી યોગ્ય રસ્તો પસંદ કરો:
- સપ્લાયર રિટર્ન બાકી: માલને હોલ્ડ પર નોંધેલો રાખો અને પરત કરવાની વ્યવસ્થા નક્કી કરો. ક્રેડિટ માટે વિનંતી કરી એ ક્રેડિટ મંજૂર થયાનો પુરાવો નથી.
- રાઇટ-ઑફ નક્કી: ઉપયોગી સ્ટૉકમાંથી કાઢેલો જથ્થો નોંધો અને નિર્ણય તથા અંતિમ નિકાલના પુરાવા સાચવો.
- હજુ તપાસ હેઠળ: સ્થિતિ ખુલ્લી રાખો. નિર્ણયની રાહમાં હોય ત્યારે માલ નાશ પામ્યો હોવાનું ન લખો.
પરત કરવા રાખેલો માલ ઉપાડાય ત્યાં સુધી દુકાનમાં હકીકતમાં હાજર રહે છે. મુખ્ય સ્ટૉકના આંકડામાં હજી સામેલ હોય તો પણ નવો માલ મગાવવાનું આયોજન કરતી વખતે આ જથ્થો અલગથી દેખાતો રાખો. શેલ્ફનો સંપૂર્ણ મેળ બેસાડવા ભૌતિક સ્ટૉક ગણતરીની માર્ગદર્શિકા વાપરો.
ઉદાહરણ: મદુરાઈમાં છ નુકસાન પામેલા મગ
મદુરાઈની એક કાલ્પનિક ઘરવપરાશની દુકાન વિચારો. મીના મગની એક ડિઝાઇન તપાસે છે અને નોંધાયેલો સ્ટૉક 48 નંગ હોવાનું જુએ છે. છ મગમાં તિરાડ છે, એટલે વેચી શકાય એવા 42 નંગ બચે છે. બધી ખરીદી અને વેચાણ પહેલેથી નોંધાયેલાં છે.
મૂળ ખરીદી તમિલનાડુના સપ્લાયર પાસેથી થયેલો સામાન્ય કરપાત્ર સપ્લાય હતો અને માલ તમિલનાડુમાં જ તેની દુકાને પહોંચાડાયો હતો. સપ્લાયરનું સ્થાન અને સપ્લાયનું સ્થળ એક જ રાજ્યમાં હોવાથી આ ખરીદીમાં CGST અને SGST લાગે છે, જેમ CBICના GST FAQના પ્રશ્ન 85માં સમજાવ્યું છે. નીચેનું કોષ્ટક માત્ર સ્ટૉક-કિંમતનું ઉદાહરણ છે; તેમાં ટૅક્સ કે GST રિવર્સલની ગણતરી નથી.
આ ઉદાહરણ માટે નોંધાયેલી કિંમત GST સિવાય પ્રતિ મગ ₹100 છે અને બીજા કોઈ ખર્ચના ભાગ નથી એવું માનો. સપ્લાયર રિટર્ન નકારે છે અને કોઈ વળતર નહીં મળે એવું માની મીના રાઇટ-ઑફ મંજૂર કરે છે.
| સ્ટૉકની સ્થિતિ | જથ્થો | પ્રતિ નંગ કિંમત | ઉદાહરણરૂપ કિંમત |
|---|---|---|---|
| નુકસાનનું ઍડજસ્ટમેન્ટ કરતાં પહેલાં | 48 | ₹100 | ₹4,800 |
| રાઇટ-ઑફ કરેલો ખરાબ જથ્થો | 6 | ₹100 | ₹600 |
| બાકી વેચી શકાય એવો સ્ટૉક | 42 | ₹100 | ₹4,200 |
જથ્થાનો મેળ બેસે છે: 48 − 6 = 42. કિંમતનો મેળ પણ બેસે છે: ₹4,800 − ₹600 = ₹4,200.
મીના છ નંગની કપાતને DMG-001 સાથે જોડે છે અને ફોટા તથા સપ્લાયરનો જવાબ સાચવે છે. એ છ મગ માટે તે સપ્લાયર રિટર્નની બીજી એન્ટ્રી કરતી નથી. સપ્લાયર પછીથી વળતર આપે, તો નાણાકીય અસર નોંધતાં પહેલાં તે પત્રવ્યવહાર પોતાના અકાઉન્ટન્ટને આપે છે.
Yojikaમાં સ્ટૉક ઍડજસ્ટમેન્ટ નોંધો
નુકસાનનો રાઇટ-ઑફ નક્કી થયા પછી Yojika કારણ અને નોંધ સાથે મૅન્યુઅલ સ્ટૉક ઍડજસ્ટમેન્ટ આપે છે:
- વસ્તુ ખોલો અને Adjust stock પસંદ કરો.
- Reduce પસંદ કરીને યોગ્ય એકમમાં ખરાબ જથ્થો દાખલ કરો.
- કારણ તરીકે Damaged પસંદ કરો.
- **Note (optional)**માં ઘટનાનો સંદર્ભ ઉમેરો અને યોગ્ય તારીખ પસંદ કરો.
- સેવ કરતાં પહેલાં New stockનું પૂર્વાવલોકન તપાસો.
મીનાના ઉદાહરણમાં પૂર્વાવલોકનમાં 42 નંગ દેખાવા જોઈએ. વસ્તુના Stock historyમાં સેવ થયેલી હિલચાલ તપાસો. ફોટા અને સપ્લાયર સાથેનો પત્રવ્યવહાર તમારા પોતાના ઘટના ફોલ્ડરમાં રાખો અને નોંધના સંદર્ભથી જોડો.
પૂર્વાવલોકન ખોટું લાગે તો આગળ વધતાં પહેલાં બાકી ખરીદી, વેચાણ અને અગાઉનાં ઍડજસ્ટમેન્ટ તપાસો.
જથ્થાની સુધારણા અને GST તપાસ અલગ રાખો
નિયમ 56(2) હેઠળ નિયમિત GST-રજિસ્ટર્ડ વ્યવસાયોએ સ્ટૉકની આવક, સપ્લાય અને બૅલેન્સની સાથે નુકસાન તથા રાઇટ-ઑફ સામેલ હોય એવા સ્ટૉક હિસાબ રાખવા પડે છે. આ ખાસ જરૂરિયાતમાંથી કલમ 10 હેઠળ કર ભરતા લોકોને નિયમ બાકાત રાખે છે. CBIC દ્વારા પ્રકાશિત હિસાબ અને રેકોર્ડના નિયમો જુઓ.
કલમ 17(5)(h) નાશ પામેલા અથવા રાઇટ-ઑફ થયેલા માલ સહિત અમુક પરિસ્થિતિમાં ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટ પર મર્યાદા મૂકે છે. CBIC દ્વારા પ્રકાશિત CGST અધિનિયમની કલમ 17 જુઓ. તપાસની રાહમાં રહેલી ઉઝરડાવાળી વસ્તુ, સપ્લાયર રિટર્ન અને પૂર્ણ થયેલો રાઇટ-ઑફ આપમેળે એકસરખી રીતે ગણવા ન જોઈએ.
તમારા CAને મૂળ ખરીદી ઇન્વૉઇસ, અસરગ્રસ્ત જથ્થો, ઘટનાની નોંધ અને અંતિમ પરિણામ આપો. અગાઉ લીધેલું ક્રેડિટ રિવર્સ કરવું પડે છે કે નહીં અને તેને કેવી રીતે રિપોર્ટ કરવું તે સહિત હાલનો નિયમ તમારા CA પાસેથી ચકાસો. ઉપરનું ₹600નું ઉદાહરણ રિવર્સ કરવાના GSTની રકમ નથી.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
નુકસાન પામેલા સ્ટૉકના રજિસ્ટરમાં શું લખવું?
તારીખ, વસ્તુ, જથ્થો અને એકમ, ખરીદીનો સંદર્ભ, નુકસાનનું કારણ, પુરાવાનો સંદર્ભ અને અંતિમ કાર્યવાહી નોંધો. દરેક ઘટનાને એક સંદર્ભ આપો, જેથી સ્ટૉકમાં કરેલો ફેરફાર અને સપ્લાયર સાથેનો પત્રવ્યવહાર જોડાયેલા રહે.
નુકસાન દેખાય કે તરત સ્ટૉક ઘટાડવો જોઈએ?
માલ તરત અલગ કરો, પછી શું બન્યું અને તે પરત જશે કે રાઇટ-ઑફ થશે તે નક્કી કરો. નિર્ણય બાકી હોય તે માલને હોલ્ડ રેકોર્ડમાં દેખાતો રાખો અને એ જ જથ્થા માટે નુકસાનની કપાત તથા સપ્લાયર-રિટર્નની કપાત બંને ન નોંધો.
સૉફ્ટવેરમાં સ્ટૉક ઘટાડવાથી GSTની પ્રક્રિયા પૂરી થઈ જાય છે?
ના. માત્ર જથ્થામાં ફેરફાર કરવાથી ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટની પ્રક્રિયા નક્કી થતી નથી. હાલનો નિયમ અને જરૂરી રિવર્સલ ચકાસવા તમારા CAને ખરીદીનું ઇન્વૉઇસ તથા નુકસાનના પુરાવા આપો.
શું Yojikaમાં નુકસાન માટે સ્ટૉક ઍડજસ્ટમેન્ટ નોંધાઈ શકે?
હા. વસ્તુમાં Adjust stock ક્રિયા ખોલો, Reduce પસંદ કરો, જથ્થો દાખલ કરો અને કારણ તરીકે Damaged પસંદ કરો. નોંધમાં ઘટનાનો સંદર્ભ ઉમેરો અને સેવ કરતાં પહેલાં New stockનું પૂર્વાવલોકન તપાસો.
દરેક ઍડજસ્ટમેન્ટનું કારણ સ્પષ્ટ રહેવા દો
Yojika તમને કારણ સાથે સ્ટૉકની કપાત નોંધવામાં અને વસ્તુની હિલચાલનો ઇતિહાસ જોવામાં મદદ કરે છે. ઇન્વેન્ટરી ફીચર્સ જુઓ અથવા તમારી દુકાનના રેકોર્ડ માટે વાપરતાં પહેલાં નમૂનાની વસ્તુ સાથે આ પ્રક્રિયા અજમાવવા Yojika ડાઉનલોડ કરો.