ખરીદી ઑર્ડર અને ખરીદી બિલ: દુકાનદાર માટે માર્ગદર્શિકા

ખરીદી ઑર્ડર તમે શું ખરીદવા માંગો છો તેની નોંધ રાખે છે; ખરીદી બિલ સપ્લાયરના ઇન્વૉઇસની તમારા હિસાબમાં નોંધ રાખે છે. ખરીદી ઑર્ડર અને ખરીદી બિલ તપાસવાની સરળ રીત છે: તમે શું મંગાવ્યું, શું આવ્યું અને સપ્લાયરે શાનું બિલ આપ્યું તે સરખાવો. ન આવેલો માલ સ્ટૉકમાં ઉમેર્યા વિના અથવા એ જ ખરીદી બે વાર દાખલ કર્યા વિના આ ત્રણ જથ્થા કેવી રીતે સંભાળવા તે આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે.

ખરીદી ઑર્ડર અને ખરીદી બિલ એક નજરે

તમારી ખરીદીની એન્ટ્રી સાથે સપ્લાયરનું મૂળ ઇન્વૉઇસ રાખો. ખરીદી બિલની આંતરિક નોંધ તમને હિસાબ સંભાળવામાં મદદ કરે છે; તે સપ્લાયરના ટૅક્સ ઇન્વૉઇસનું સ્થાન લેતી નથી.

ખરીદી નોંધતાં પહેલાં ત્રણ જથ્થા તપાસો

મોસમી માલ ભરતાં પહેલાં આ ખાસ ઉપયોગી છે. સત્તાવાર પ્રવાસન કૅલેન્ડરમાં નવરાત્રી 11/10/2026થી શરૂ થતી હોવાનું જણાવાયું છે, તેથી વધુ માલ મંગાવતાં પહેલાં બાકી ઑર્ડર તપાસવા માટે ઑક્ટોબરની શરૂઆત યોગ્ય સમય છે.

આ કૉલમ ધરાવતી નાની માલ-પ્રાપ્તિ શીટ, નોટબુક અથવા સ્પ્રેડશીટ વાપરો:

• મંગાવેલું: સપ્લાયરે મોકલવા સંમતિ આપેલો જથ્થો.
• મળેલું: તમારી દુકાને ગણેલો જથ્થો; નુકસાન કે ઘટ અલગથી નોંધો.
• બિલ કરેલું: સપ્લાયરના ઇન્વૉઇસ પરનો જથ્થો.

એકમ પણ તપાસો. છ બૉક્સ અને છ નંગ એકસરખા નથી. વસ્તુની બાજુમાં પૅકનું માપ લખો.

ભાવ, ડિસ્કાઉન્ટ અને ડિલિવરી ચાર્જ કરાર સાથે સરખાવો. કોઈ તફાવત હોય તો સપ્લાયર પાસે ખુલાસો કે સુધારો માગો અને તેમનો જવાબ ઑર્ડર સાથે રાખો.

હિસાબ રાખવાની વિસ્તૃત રીત માટે નાની દુકાનની ખરીદી અને ખર્ચ કેવી રીતે નોંધવા તે જુઓ.

ઉદાહરણ: અમદાવાદમાં અધૂરી ડિલિવરી

મીના અમદાવાદમાં ઘરવપરાશની વસ્તુઓની દુકાન ચલાવે છે. તે ગુજરાતના સ્થાનિક જથ્થાબંધ વેપારી પાસેથી પોતાની દુકાન સુધી સામાન્ય ડિલિવરી સાથે માલ મંગાવે છે. આ GST પહેલાંના માત્ર ઉદાહરણરૂપ ભાવ છે, જે ફક્ત ઑર્ડરના જથ્થા અને માલના મૂલ્યની સરખામણી માટે વપરાયા છે.

સપ્લાયર ફક્ત પહોંચાડેલા જથ્થાનું બિલ આપે છે. મીના 30 ડબ્બા અને 20 ટ્રે નોંધે છે અને લખે છે કે GST પહેલાં ₹1,000ના 10 ડબ્બા હજુ મળવાના બાકી છે. તપાસ આ રીતે થાય છે: મળેલા ₹6,000 + બાકી ₹1,000 = મંગાવેલા ₹7,000.

તે બધા 40 ડબ્બા સ્ટૉકમાં ઉમેરતી નથી. બાકીના ડબ્બા અલગ બિલ સાથે આવે તો તે ડિલિવરીની નોંધ એક જ વાર કરે છે.

આ સામાન્ય સ્થાનિક સપ્લાયમાં સપ્લાયરનું સ્થાન અને સપ્લાયનું સ્થળ બંને ગુજરાતમાં છે, તેથી કરપાત્ર માલ પર CGST અને SGST લાગુ પડે છે. એક જ રાજ્યના આ વ્યવહારને CBICએ સપ્લાયના સ્થળ અંગે FAQ 85માં સમજાવ્યો છે. દરેક વસ્તુનો હાલનો દર gst.gov.in પર અથવા તમારા CA પાસે તપાસો; ઉપરનું કોષ્ટક સંપૂર્ણ ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ કે GST દરનું ઉદાહરણ નથી.

જો સપ્લાયરે માત્ર 30 ડબ્બા પહોંચાડીને બધા 40 ડબ્બાનું બિલ આપ્યું હોત, તો મીના એન્ટ્રી આખરી કરતાં પહેલાં ઘટનો પુરાવો રાખીને સપ્લાયર અને પોતાના અકાઉન્ટન્ટ સાથે તેનો ઉકેલ લાવત.

બિલ તપાસ્યા પછી જ ઑર્ડર રૂપાંતરિત કરો

Yojika તમને ખરીદી ઑર્ડર બનાવવા, તેનું PDF પૂર્વાવલોકન કરવા અને તેને ખરીદી બિલમાં ફેરવવા દે છે. રૂપાંતર થતાં જ ખરીદી તરત પોસ્ટ થાય છે, જેમાં સ્ટૉક અને સપ્લાયરનું બૅલેન્સ સામેલ છે; આ માત્ર પૂર્વાવલોકન નથી.

સંપૂર્ણ ડિલિવરી અને સપ્લાયરનું બિલ ઑર્ડર સાથે મેળ ખાતાં હોય ત્યારે આ ક્રમ વાપરો:

1. રૂપાંતર પહેલાં વસ્તુઓ, જથ્થો, એકમ, ભાવ અને ચાર્જ સરખાવો.
2. ખુલ્લા ઑર્ડર પર Convert to purchase bill પસંદ કરો.
3. બનેલું ખરીદી બિલ ખોલીને Edit પસંદ કરો. સપ્લાયરનો બિલ નંબર અને બિલની તારીખ ભરો; રૂપાંતર પછી આ ફીલ્ડ ખાલી રહે છે. ખરીદી એન્ટ્રીની તારીખ પણ તપાસો, કારણ કે શરૂઆતમાં તેમાં ઑર્ડરની તારીખ હોય છે.
4. સેવ થયેલી કુલ રકમ ખાતરી કરો અને ખરેખર કરેલા પેમેન્ટની અલગથી નોંધ કરો.

મીનાના ઉદાહરણ જેવી આંશિક ડિલિવરી માટે મેળ ખાતું સપ્લાયર બિલ Purchases → New purchase દ્વારા દાખલ કરો અને બાકી ઑર્ડર જથ્થાની અલગ નોંધ રાખો. પછી મૂળ આખા ઑર્ડરને ફેરફાર વિના રૂપાંતરિત ન કરો: એમ કરવાથી મળેલો માલ ફરી નોંધાઈ જશે. બાકીનો ઉકેલ આવે ત્યાં સુધી મૂળ ઑર્ડર અને અનુસરણ નોંધો સાથે રાખો.

ઍડવાન્સ પણ તપાસો. Yojika ના ખરીદી ઑર્ડરનું Advance ફીલ્ડ સંદર્ભ માટેની ગણતરી છે. તે પેમેન્ટ પોસ્ટ કરતું નથી અને રૂપાંતર પણ ઍડવાન્સને પેમેન્ટ તરીકે લાગુ કરતું નથી. ખરેખર કરેલા પેમેન્ટની નોંધ પેમેન્ટ પ્રક્રિયા દ્વારા કરો અને ઍડવાન્સ બે વાર દાખલ ન થાય તેની કાળજી રાખો.

માત્ર ખરીદી ઑર્ડરથી GST ક્રેડિટ સ્થાપિત થતું નથી

CGST Section 16 મુજબ ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટ માટે અન્ય શરતો ઉપરાંત નિયત કર દસ્તાવેજ અને માલ કે સેવા મળ્યાં હોવા જરૂરી છે. માત્ર ખરીદી ઑર્ડરથી આ જરૂરિયાતો પૂરી થતી નથી. CBICની Section 16 હેઠળની પાત્રતાની જોગવાઈઓ જુઓ.

સૉફ્ટવેરમાં ખરીદી નોંધવી એ પણ પાત્રતાનો નિર્ણય નથી. ઘટ, હપ્તામાં થતી ડિલિવરી અથવા વિવાદિત ઇન્વૉઇસ હોય તો ક્રેડિટ લેતાં પહેલાં હાલનો નિયમ તમારા CA પાસે ખાતરી કરી લો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ખરીદી ઑર્ડર અને ખરીદી બિલ વચ્ચે શું તફાવત છે?

ખરીદી ઑર્ડરમાં તમારી દુકાન સપ્લાયર પાસે જે માલ મંગાવે તેની નોંધ હોય છે. ખરીદી બિલમાં સપ્લાયરના ખરેખર મળેલા ઇન્વૉઇસની તમારા હિસાબમાં નોંધ થાય છે; તેને ઑર્ડર અને મળેલા માલ બંને સાથે સરખાવો.

Yojika માં ખરીદી ઑર્ડર સેવ કરવાથી સ્ટૉક વધે છે?

ના. ખરીદી ઑર્ડર સેવ કરવાથી સ્ટૉક કે સપ્લાયરનું બૅલેન્સ બદલાતું નથી. તેને ખરીદી બિલમાં ફેરવવાથી ખરીદી પોસ્ટ થાય છે અને સ્ટૉક વધે છે.

સપ્લાયર મારા ઑર્ડરનો અમુક ભાગ જ પહોંચાડે તો શું કરવું?

મળેલા જથ્થાની નોંધ કરો અને તેને સપ્લાયરના બિલ સાથે સરખાવો. ન મળેલો બાકી જથ્થો અલગ અનુસરણ યાદીમાં રાખો; ડિલિવરી અને બિલ ઑર્ડરના માત્ર અમુક ભાગ માટે હોય ત્યારે આખા ઑર્ડરને ફેરફાર વિના રૂપાંતરિત ન કરો.

શું હું માત્ર ખરીદી ઑર્ડરના આધારે GST ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટ લઈ શકું?

ના. ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટ માટે માત્ર ખરીદી ઑર્ડર નિયત કર દસ્તાવેજ નથી. પાત્રતા CGST Section 16ની શરતો પર પણ આધાર રાખે છે; હાલનો નિયમ તમારા CA પાસે ખાતરી કરી લો.

Yojika ના ખરીદી ઑર્ડરમાં દાખલ કરેલું ઍડવાન્સ પેમેન્ટ તરીકે નોંધાય છે?

ના. ઍડવાન્સ ફીલ્ડ માત્ર સંદર્ભ માટેની રકમ છે અને રૂપાંતર વખતે તે પેમેન્ટ તરીકે લાગુ થતી નથી. ખરેખર કરેલા પેમેન્ટની નોંધ પેમેન્ટ પ્રક્રિયા દ્વારા કરો અને દરેક પેમેન્ટ માત્ર એક જ વાર દાખલ થયું છે તેની ખાતરી કરો.

નમૂનાના ઑર્ડર સાથે ખરીદી પ્રક્રિયા અજમાવો

Yojika ખરીદી ઑર્ડર અને ખરીદી બિલને અલગ રાખે છે, જેથી સ્ટૉક અને સપ્લાયરનું બાકી લેણું પોસ્ટ કરતાં પહેલાં તમે ઑર્ડરનું આયોજન કરી શકો. ખરીદી અને ઇન્વેન્ટરીની સુવિધાઓ જુઓ અથવા Yojika ડાઉનલોડ કરો અને તમારી દુકાનના જીવંત રેકૉર્ડ વાપરતાં પહેલાં નમૂનાના ડેટા સાથે પ્રક્રિયા અજમાવો.