പർച്ചേസ് ഓർഡർ നിങ്ങൾ വാങ്ങാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സാധനങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു; പർച്ചേസ് ബിൽ വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സ് നിങ്ങളുടെ കണക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. പർച്ചേസ് ഓർഡറും പർച്ചേസ് ബില്ലും പരിശോധിക്കാനുള്ള എളുപ്പവഴി ഇതാണ്: നിങ്ങൾ ഓർഡർ ചെയ്തത്, ലഭിച്ചത്, വിതരണക്കാരൻ ബിൽ ചെയ്തത് എന്നിവ താരതമ്യം ചെയ്യുക. ലഭിക്കാത്ത സാധനങ്ങൾ സ്റ്റോക്കിൽ ചേർക്കാതെയും ഒരേ വാങ്ങൽ രണ്ടുതവണ രേഖപ്പെടുത്താതെയും ഈ മൂന്ന് അളവുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെയെന്ന് ഈ വഴികാട്ടി കാണിക്കുന്നു.
പർച്ചേസ് ഓർഡറും പർച്ചേസ് ബില്ലും ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ
| ചോദ്യം | പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO) | പർച്ചേസ് ബിൽ |
|---|---|---|
| ആരാണ് തുടങ്ങുന്നത്? | നിങ്ങളുടെ കട വിതരണക്കാരനോട് സാധനങ്ങൾ ആവശ്യപ്പെടുന്നു | വിതരണക്കാരൻ ഇൻവോയ്സ് നൽകുന്നു; നിങ്ങളുടെ കട അത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു |
| അതിൽ എന്താണ് വിവരിക്കുന്നത്? | ആവശ്യപ്പെട്ട ഇനങ്ങൾ, അളവുകൾ, വിലകൾ, ഡെലിവറി വ്യവസ്ഥകൾ | യഥാർഥത്തിൽ ബിൽ ചെയ്ത ഇനങ്ങൾ, അളവുകൾ, വിലകൾ, നികുതി |
| എന്തുമായാണ് താരതമ്യം ചെയ്യേണ്ടത്? | വിതരണക്കാരന്റെ സമ്മതവും പിന്നീട് ലഭിക്കുന്ന ഡെലിവറിയും | ഓർഡർ, ലഭിച്ച സാധനങ്ങളുടെ എണ്ണം, വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സ് |
| Yojikaയിൽ സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ എന്തു സംഭവിക്കും? | സ്റ്റോക്കിലോ വിതരണക്കാരന്റെ ബാലൻസിലോ മാറ്റമില്ല | സ്റ്റോക്ക് കൂടുകയും വാങ്ങൽ വിതരണക്കാരന്റെ അക്കൗണ്ടിൽ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യും |
| അത് പേയ്മെന്റിന്റെ തെളിവാണോ? | അല്ല | അല്ല; പേയ്മെന്റിന് പ്രത്യേകം രേഖ വേണം |
വാങ്ങൽ എൻട്രിക്കൊപ്പം വിതരണക്കാരന്റെ യഥാർഥ ഇൻവോയ്സ് സൂക്ഷിക്കുക. ആഭ്യന്തര പർച്ചേസ് ബിൽ രേഖ നിങ്ങളുടെ കണക്കുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സഹായിക്കും; അത് വിതരണക്കാരന്റെ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സിന് പകരമല്ല.
വാങ്ങൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന് മുമ്പ് മൂന്ന് അളവുകൾ പരിശോധിക്കുക
സീസണിലേക്കുള്ള സ്റ്റോക്ക് വാങ്ങുന്നതിനു മുമ്പ് ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും പ്രയോജനപ്പെടും. ഔദ്യോഗിക ടൂറിസം കലണ്ടർ പ്രകാരം നവരാത്രി 11/10/2026ന് ആരംഭിക്കുന്നു. അതിനാൽ കൂടുതൽ സാധനങ്ങൾ ഓർഡർ ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് പൂർത്തിയാകാത്ത ഓർഡറുകൾ പരിശോധിക്കാൻ ഒക്ടോബർ ആദ്യവാരം ഉചിതമാണ്.
ഈ കോളങ്ങളുള്ള ഒരു ചെറിയ ചരക്ക്-സ്വീകരണ ഷീറ്റോ നോട്ട്ബുക്കോ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റോ ഉപയോഗിക്കുക:
- ഓർഡർ ചെയ്തത്: അയയ്ക്കാമെന്ന് വിതരണക്കാരൻ സമ്മതിച്ച അളവ്.
- ലഭിച്ചത്: നിങ്ങളുടെ കടയിൽ എണ്ണിയ അളവ്; കേടുപാടോ കുറവോ പ്രത്യേകം രേഖപ്പെടുത്തുക.
- ബിൽ ചെയ്തത്: വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സിലെ അളവ്.
യൂണിറ്റും പരിശോധിക്കുക. ആറ് പെട്ടിയും ആറ് എണ്ണവും ഒരുപോലെയല്ല. ഇനത്തിന്റെ സമീപം പാക്കിന്റെ വലുപ്പം എഴുതുക.
വിലകൾ, ഡിസ്കൗണ്ടുകൾ, ഡെലിവറി ചാർജുകൾ എന്നിവ കരാറുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക. വ്യത്യാസങ്ങൾ വിശദീകരിക്കാനോ തിരുത്താനോ വിതരണക്കാരനോട് ആവശ്യപ്പെടുക; അവരുടെ മറുപടി ഓർഡറിനൊപ്പം സൂക്ഷിക്കുക.
വിശദമായ കണക്കെഴുത്ത് രീതിക്കായി ചെറിയ കടയിലെ വാങ്ങലുകളും ചെലവുകളും എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്താം എന്നു കാണുക.
ഉദാഹരണം: അഹമ്മദാബാദിൽ സാധനം കുറഞ്ഞ ഡെലിവറി
മീന അഹമ്മദാബാദിൽ വീട്ടുപകരണങ്ങളുടെ കട നടത്തുന്നു. ഗുജറാത്തിലെ ഒരു പ്രാദേശിക മൊത്തവ്യാപാരിയിൽനിന്ന് തന്റെ കടയിലേക്കുള്ള സാധാരണ ഡെലിവറിയോടെ അവൾ സ്റ്റോക്ക് ഓർഡർ ചെയ്യുന്നു. ഇവ GSTക്കു മുമ്പുള്ള ഉദാഹരണ വിലകൾ മാത്രമാണ്; ഓർഡർ ചെയ്ത അളവുകളും സാധനങ്ങളുടെ മൂല്യവും താരതമ്യം ചെയ്യാൻ മാത്രമാണ് ഉപയോഗിച്ചിരിക്കുന്നത്.
| ഇനം | ഓർഡർ ചെയ്തത് | ലഭിച്ചതും ബിൽ ചെയ്തതും | ഒന്നിന്റെ വില | ഓർഡർ മൂല്യം | ലഭിച്ച സാധനങ്ങളുടെ മൂല്യം |
|---|---|---|---|---|---|
| സൂക്ഷിക്കാനുള്ള പാത്രങ്ങൾ | 40 | 30 | ₹100 | ₹4,000 | ₹3,000 |
| വിളമ്പാനുള്ള ട്രേകൾ | 20 | 20 | ₹150 | ₹3,000 | ₹3,000 |
| GSTക്കു മുമ്പുള്ള ആകെ തുക | ₹7,000 | ₹6,000 |
വിതരണക്കാരൻ എത്തിച്ച അളവിനു മാത്രമാണ് ബിൽ നൽകുന്നത്. മീന 30 പാത്രങ്ങളും 20 ട്രേകളും രേഖപ്പെടുത്തി, GSTക്കു മുമ്പ് ₹1,000 മൂല്യമുള്ള 10 പാത്രങ്ങൾ ഇനിയും ലഭിക്കാനുണ്ട് എന്ന് കുറിക്കുന്നു. പരിശോധന ഇങ്ങനെയാണ്: ലഭിച്ച ₹6,000 + ബാക്കിയുള്ള ₹1,000 = ഓർഡർ ചെയ്ത ₹7,000.
അവൾ 40 പാത്രങ്ങളും സ്റ്റോക്കിൽ ചേർക്കുന്നില്ല. ബാക്കിയുള്ള പാത്രങ്ങൾ പ്രത്യേകം ബില്ലുമായി എത്തിയാൽ ആ ഡെലിവറി ഒരിക്കൽ മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തും.
ഈ സാധാരണ പ്രാദേശിക സപ്ലൈയിൽ വിതരണക്കാരന്റെ സ്ഥലവും സപ്ലൈ നടക്കുന്ന സ്ഥലവും ഗുജറാത്തിലാണ്. അതിനാൽ നികുതി ബാധകമായ സാധനങ്ങൾക്ക് CGSTയും SGSTയും ബാധകമാണ്. ഒരേ സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലെ ഈ ഇടപാടിനെക്കുറിച്ച് CBIC സപ്ലൈ നടക്കുന്ന സ്ഥലത്തെക്കുറിച്ചുള്ള FAQ 85ൽ വിശദീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഓരോ ഇനത്തിന്റെയും നിലവിലെ നിരക്ക് gst.gov.inൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CAയുമായി പരിശോധിക്കുക; മുകളിലെ പട്ടിക പൂർണമായ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സോ GST നിരക്കിന്റെ ഉദാഹരണമോ അല്ല.
30 പാത്രങ്ങൾ മാത്രം എത്തിച്ച് 40 പാത്രങ്ങൾക്കും വിതരണക്കാരൻ ബിൽ നൽകിയിരുന്നെങ്കിൽ, എൻട്രി അന്തിമമാക്കുന്നതിനു മുമ്പ് മീന കുറവ് രേഖപ്പെടുത്തി വിതരണക്കാരനോടും തന്റെ അക്കൗണ്ടന്റിനോടും ചേർന്ന് പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുമായിരുന്നു.
ബിൽ പരിശോധിച്ചതിനു ശേഷം മാത്രം ഓർഡർ പരിവർത്തനം ചെയ്യുക
Yojikaയിൽ പർച്ചേസ് ഓർഡർ ഉണ്ടാക്കാനും PDF ആയി പ്രിവ്യൂ ചെയ്യാനും പർച്ചേസ് ബില്ലാക്കി മാറ്റാനും കഴിയും. പരിവർത്തനം ഉടൻതന്നെ വാങ്ങൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു; സ്റ്റോക്കും വിതരണക്കാരന്റെ ബാലൻസും അതിൽ ഉൾപ്പെടും. അത് വെറും പ്രിവ്യൂ അല്ല.
പൂർണമായ ഡെലിവറിയും വിതരണക്കാരന്റെ ബില്ലും ഓർഡറുമായി പൊരുത്തപ്പെടുമ്പോൾ ഈ ക്രമം പിന്തുടരുക:
- പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് ഇനങ്ങൾ, അളവുകൾ, യൂണിറ്റുകൾ, വിലകൾ, ചാർജുകൾ എന്നിവ താരതമ്യം ചെയ്യുക.
- തുറന്ന ഓർഡറിൽ Convert to purchase bill തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ലഭിക്കുന്ന പർച്ചേസ് ബിൽ തുറന്ന് Edit തിരഞ്ഞെടുക്കുക. വിതരണക്കാരന്റെ ബിൽ നമ്പറും ബിൽ തീയതിയും നൽകുക; പരിവർത്തനത്തിനു ശേഷം ഇവ ശൂന്യമായിരിക്കും. വാങ്ങൽ എൻട്രിയുടെ തീയതിയും പരിശോധിക്കുക; തുടക്കത്തിൽ അത് ഓർഡറിന്റെ തീയതിയായിരിക്കും.
- സേവ് ചെയ്ത ആകെ തുകകൾ സ്ഥിരീകരിച്ച് യഥാർഥ പേയ്മെന്റ് പ്രത്യേകം രേഖപ്പെടുത്തുക.
മീനയുടെ ഉദാഹരണത്തിലെപ്പോലെ ഭാഗിക ഡെലിവറിയാണെങ്കിൽ, അതിനു ചേരുന്ന വിതരണക്കാരന്റെ ബിൽ Purchases → New purchase വഴി നൽകുകയും ബാക്കിയുള്ള ഓർഡർ അളവ് പ്രത്യേകം കുറിച്ചുവയ്ക്കുകയും ചെയ്യുക. പിന്നീട് ആ യഥാർഥ പൂർണ ഓർഡർ മാറ്റമില്ലാതെ പരിവർത്തനം ചെയ്യരുത്: അങ്ങനെ ചെയ്താൽ ലഭിച്ച സാധനങ്ങൾ വീണ്ടും രേഖപ്പെടും. ബാക്കി പരിഹരിക്കുന്നതുവരെ യഥാർഥ ഓർഡറും തുടർനടപടി കുറിപ്പുകളും ഒരുമിച്ച് സൂക്ഷിക്കുക.
അഡ്വാൻസുകളും പരിശോധിക്കുക. Yojikaയുടെ പർച്ചേസ് ഓർഡറിലെ Advance ഫീൽഡ് സൂചനയ്ക്കായുള്ള കണക്കുകൂട്ടലാണ്. അത് പേയ്മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നില്ല; പരിവർത്തനം അഡ്വാൻസിനെ പേയ്മെന്റായി പ്രയോഗിക്കുകയുമില്ല. യഥാർഥ പേയ്മെന്റുകൾ പേയ്മെന്റ് നടപടിയിലൂടെ രേഖപ്പെടുത്തുക; അഡ്വാൻസ് രണ്ടുതവണ നൽകാതിരിക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക.
പർച്ചേസ് ഓർഡർ മാത്രം GST ക്രെഡിറ്റിന് അർഹത നൽകുന്നില്ല
ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റിന് മറ്റു വ്യവസ്ഥകൾക്കൊപ്പം നിർദിഷ്ട നികുതി രേഖയും സാധനങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ ലഭിച്ചതിന്റെ തെളിവും വേണമെന്ന് CGST Section 16 ആവശ്യപ്പെടുന്നു. പർച്ചേസ് ഓർഡർ മാത്രം ഈ ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നില്ല. CBICയുടെ Section 16ലെ അർഹതാ വ്യവസ്ഥകൾ കാണുക.
സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൽ വാങ്ങൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതും അർഹത സംബന്ധിച്ച തീരുമാനമല്ല. കുറവ്, തവണകളായുള്ള ഡെലിവറി, അല്ലെങ്കിൽ തർക്കമുള്ള ഇൻവോയ്സ് എന്നിവയുണ്ടെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് അവകാശപ്പെടുന്നതിനു മുമ്പ് നിലവിലെ ചട്ടം നിങ്ങളുടെ CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
പർച്ചേസ് ഓർഡറും പർച്ചേസ് ബില്ലും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്?
നിങ്ങളുടെ കട വിതരണക്കാരനോട് എത്തിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെട്ട സാധനങ്ങളാണ് പർച്ചേസ് ഓർഡറിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. വിതരണക്കാരന്റെ യഥാർഥ ഇൻവോയ്സാണ് പർച്ചേസ് ബില്ലായി നിങ്ങളുടെ കണക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്; അത് ഓർഡറുമായും ലഭിച്ച സാധനങ്ങളുമായും താരതമ്യം ചെയ്യുക.
Yojikaയിൽ പർച്ചേസ് ഓർഡർ സേവ് ചെയ്താൽ സ്റ്റോക്ക് കൂടുമോ?
ഇല്ല. പർച്ചേസ് ഓർഡർ സേവ് ചെയ്യുന്നത് സ്റ്റോക്കിലോ വിതരണക്കാരന്റെ ബാലൻസിലോ മാറ്റമുണ്ടാക്കില്ല. അത് പർച്ചേസ് ബില്ലാക്കി മാറ്റുമ്പോൾ വാങ്ങൽ രേഖപ്പെടുത്തുകയും സ്റ്റോക്ക് കൂടുകയും ചെയ്യും.
വിതരണക്കാരൻ എന്റെ ഓർഡറിന്റെ ഒരു ഭാഗം മാത്രം എത്തിച്ചാൽ എന്തുചെയ്യണം?
ലഭിച്ച അളവ് രേഖപ്പെടുത്തി വിതരണക്കാരന്റെ ബില്ലുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക. ലഭിക്കാത്ത ബാക്കി പ്രത്യേകം തുടർനടപടി പട്ടികയിൽ സൂക്ഷിക്കുക; ഡെലിവറിയും ബില്ലും ഓർഡറിന്റെ ഒരു ഭാഗത്തിന് മാത്രമാണെങ്കിൽ മുഴുവൻ ഓർഡറും മാറ്റമില്ലാതെ പരിവർത്തനം ചെയ്യരുത്.
പർച്ചേസ് ഓർഡർ മാത്രം ഉപയോഗിച്ച് എനിക്ക് GST ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് അവകാശപ്പെടാമോ?
ഇല്ല. ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റിന് പർച്ചേസ് ഓർഡർ മാത്രം നിർദിഷ്ട നികുതി രേഖയല്ല. അർഹത CGST Section 16ലെ വ്യവസ്ഥകളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു; നിലവിലെ ചട്ടം നിങ്ങളുടെ CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
Yojika പർച്ചേസ് ഓർഡറിൽ നൽകിയ അഡ്വാൻസ് ഒരു പേയ്മെന്റായി രേഖപ്പെടുത്തുമോ?
ഇല്ല. അഡ്വാൻസ് ഫീൽഡ് സൂചനയ്ക്കായുള്ള തുക മാത്രമാണ്; പരിവർത്തനം അതിനെ പേയ്മെന്റായി പ്രയോഗിക്കില്ല. യഥാർഥ പേയ്മെന്റുകൾ പേയ്മെന്റ് നടപടിയിലൂടെ രേഖപ്പെടുത്തി ഓരോ പേയ്മെന്റും ഒരിക്കൽ മാത്രമേ ചേർത്തിട്ടുള്ളൂ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
മാതൃകാ ഓർഡർ ഉപയോഗിച്ച് വാങ്ങൽ നടപടി പരീക്ഷിക്കുക
Yojika പർച്ചേസ് ഓർഡറുകളും പർച്ചേസ് ബില്ലുകളും വേർതിരിച്ച് സൂക്ഷിക്കുന്നു. അതിനാൽ സ്റ്റോക്കും വിതരണക്കാരന് നൽകാനുള്ള തുകയും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനു മുമ്പ് ഓർഡർ ആസൂത്രണം ചെയ്യാം. വാങ്ങൽ, ഇൻവെന്ററി സൗകര്യങ്ങൾ പരിചയപ്പെടുക, അല്ലെങ്കിൽ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക; നിങ്ങളുടെ കടയുടെ യഥാർഥ രേഖകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് മാതൃകാ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് നടപടി പരീക്ഷിക്കുക.