खरेदी ऑर्डर म्हणजे तुम्हाला काय विकत घ्यायचे आहे याची नोंद; खरेदी बिल म्हणजे पुरवठादाराच्या इनव्हॉइसची तुमच्या हिशोबातील नोंद. खरेदी ऑर्डर आणि खरेदी बिल तपासण्याची सोपी पद्धत म्हणजे तुम्ही काय मागवले, प्रत्यक्षात काय आले आणि पुरवठादाराने कशाचे बिल दिले यांची तुलना करणे. न आलेला माल स्टॉकमध्ये न जोडता किंवा तीच खरेदी दोनदा नोंदवता ही तीन प्रमाणे कशी हाताळायची, ते या मार्गदर्शकात सांगितले आहे.
खरेदी ऑर्डर व खरेदी बिल एका नजरेत
| प्रश्न | खरेदी ऑर्डर (PO) | खरेदी बिल |
|---|---|---|
| सुरुवात कोण करतो? | तुमचे दुकान पुरवठादाराकडे माल मागवते | पुरवठादार इनव्हॉइस देतो; तुमचे दुकान त्याची नोंद करते |
| त्यात काय दिलेले असते? | मागवलेल्या वस्तू, प्रमाण, किंमती आणि डिलिव्हरीच्या अटी | प्रत्यक्ष बिल लावलेल्या वस्तू, प्रमाण, किंमती आणि कर |
| कशाशी तुलना करावी? | पुरवठादाराची स्वीकृती आणि नंतर आलेला माल | ऑर्डर, मिळालेल्या मालाची मोजणी आणि पुरवठादाराचा इनव्हॉइस |
| Yojika मध्ये सेव्ह केल्यावर काय होते? | स्टॉक किंवा पुरवठादाराच्या शिल्लकीत बदल होत नाही | स्टॉक वाढतो आणि खरेदी पुरवठादाराच्या खात्यात नोंदवली जाते |
| ते पेमेंटचा पुरावा आहे का? | नाही | नाही; पेमेंटची स्वतंत्र नोंद करावी लागते |
तुमच्या खरेदी नोंदीसोबत पुरवठादाराचा मूळ इनव्हॉइस ठेवा. अंतर्गत खरेदी-बिल नोंद तुमचा हिशोब सांभाळण्यास मदत करते; ती पुरवठादाराच्या टॅक्स इनव्हॉइसची जागा घेत नाही.
खरेदी नोंदवण्यापूर्वी तीन प्रमाणे तपासा
हंगामी माल भरण्यापूर्वी हे विशेष उपयोगी ठरते. अधिकृत पर्यटन दिनदर्शिकेनुसार नवरात्रीची सुरुवात 11/10/2026 रोजी होते, त्यामुळे आणखी माल मागवण्यापूर्वी प्रलंबित ऑर्डर तपासण्यासाठी ऑक्टोबरचा पहिला आठवडा योग्य वेळ आहे.
या स्तंभांसह एक छोटा माल-स्वीकृती कागद, वही किंवा स्प्रेडशीट वापरा:
- मागवलेले: पुरवठादाराने पाठवण्याचे मान्य केलेले प्रमाण.
- मिळालेले: तुमच्या दुकानात मोजलेले प्रमाण; नुकसान किंवा तूट स्वतंत्रपणे नोंदवा.
- बिलातील: पुरवठादाराच्या इनव्हॉइसवरील प्रमाण.
एककही तपासा. सहा बॉक्स आणि सहा नग वेगवेगळे असतात. वस्तूच्या शेजारी पॅकचा आकार लिहा.
कराराशी किंमती, सवलती आणि डिलिव्हरी शुल्क यांची तुलना करा. तफावत असल्यास पुरवठादाराला स्पष्टीकरण किंवा दुरुस्ती मागा आणि त्यांचे उत्तर ऑर्डरसोबत ठेवा.
हिशोबाच्या विस्तृत पद्धतीसाठी छोट्या दुकानाची खरेदी आणि खर्च कसे नोंदवायचे हे पहा.
उदाहरण: अहमदाबादमध्ये कमी मालाची डिलिव्हरी
मीना अहमदाबादमध्ये घरगुती वस्तूंचे दुकान चालवते. ती गुजरातमधील स्थानिक घाऊक विक्रेत्याकडून नेहमीच्या पद्धतीने दुकानात पोहोचवण्यासाठी माल मागवते. या GST पूर्वीच्या केवळ उदाहरणादाखल किंमती आहेत आणि फक्त ऑर्डरचे प्रमाण व मालाचे मूल्य यांची तुलना करण्यासाठी वापरल्या आहेत.
| वस्तू | मागवलेले | मिळालेले आणि बिलातील | प्रति नग किंमत | ऑर्डरचे मूल्य | मिळालेल्या मालाचे मूल्य |
|---|---|---|---|---|---|
| साठवणीचे डबे | 40 | 30 | ₹100 | ₹4,000 | ₹3,000 |
| सर्व्हिंग ट्रे | 20 | 20 | ₹150 | ₹3,000 | ₹3,000 |
| GST पूर्वीची एकूण रक्कम | ₹7,000 | ₹6,000 |
पुरवठादार फक्त पोहोचवलेल्या प्रमाणाचे बिल देतो. मीना 30 डबे आणि 20 ट्रे नोंदवते व GST पूर्वी ₹1,000 किमतीचे 10 डबे अजून मिळायचे आहेत अशी नोंद करते. तपासणी अशी: मिळालेले ₹6,000 + प्रलंबित ₹1,000 = मागवलेले ₹7,000.
ती सर्व 40 डबे स्टॉकमध्ये जोडत नाही. उरलेले डबे स्वतंत्र बिलासह आल्यास ती त्या डिलिव्हरीची एकदाच नोंद करते.
या नेहमीच्या स्थानिक पुरवठ्यात पुरवठादाराचे ठिकाण आणि पुरवठ्याचे ठिकाण दोन्ही गुजरातमध्ये आहेत, त्यामुळे करपात्र मालावर CGST आणि SGST लागतात. एकाच राज्यातील या व्यवहाराबद्दल CBIC ने पुरवठ्याच्या ठिकाणावरील FAQ 85 मध्ये स्पष्ट केले आहे. प्रत्येक वस्तूचा सध्याचा दर gst.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून तपासा; वरील तक्ता संपूर्ण टॅक्स इनव्हॉइस किंवा GST दराचे उदाहरण नाही.
पुरवठादाराने फक्त 30 डबे पोहोचवून सर्व 40 डब्यांचे बिल दिले असते, तर मीना नोंद अंतिम करण्यापूर्वी तुटीचा पुरावा ठेवून पुरवठादार आणि तिच्या अकाउंटंटसोबत तो प्रश्न सोडवला असता.
बिल तपासल्यानंतरच ऑर्डरचे रूपांतर करा
Yojika मध्ये खरेदी ऑर्डर तयार करता येते, तिचे PDF पूर्वावलोकन करता येते आणि ती खरेदी बिलात रूपांतरित करता येते. रूपांतर करताच खरेदी तात्काळ नोंदवली जाते, त्यात स्टॉक आणि पुरवठादाराची शिल्लकही समाविष्ट असते; ते केवळ पूर्वावलोकन नाही.
पूर्ण डिलिव्हरी आणि पुरवठादाराचे बिल ऑर्डरशी जुळत असल्यास हा क्रम वापरा:
- रूपांतर करण्यापूर्वी वस्तू, प्रमाण, एकके, किंमती आणि शुल्क यांची तुलना करा.
- उघड्या ऑर्डरवर Convert to purchase bill निवडा.
- तयार झालेले खरेदी बिल उघडा आणि Edit निवडा. पुरवठादाराचा बिल क्रमांक आणि बिलाची तारीख भरा; रूपांतरानंतर ही फील्ड रिकामी राहतात. खरेदी नोंदीची तारीखही तपासा, कारण सुरुवातीला ती ऑर्डरची तारीख असते.
- सेव्ह झालेली एकूण रक्कम तपासा आणि प्रत्यक्ष पेमेंटची स्वतंत्र नोंद करा.
मीनाच्या उदाहरणासारखी अंशतः डिलिव्हरी असेल, तर जुळणारे पुरवठादार बिल Purchases → New purchase मधून नोंदवा आणि प्रलंबित ऑर्डर प्रमाणाची स्वतंत्र नोंद ठेवा. नंतर मूळ पूर्ण ऑर्डर कोणताही बदल न करता रूपांतरित करू नका: तसे केल्यास आलेला माल पुन्हा नोंदवला जाईल. बाकीचा प्रश्न सुटेपर्यंत मूळ ऑर्डर आणि पाठपुराव्याच्या नोंदी एकत्र ठेवा.
आगाऊ रक्कमही तपासा. Yojika च्या खरेदी ऑर्डरमधील Advance फील्ड हे संदर्भासाठीचे गणित आहे. त्यामुळे पेमेंट नोंदवले जात नाही आणि रूपांतर करतानाही ती रक्कम पेमेंट म्हणून लागू होत नाही. प्रत्यक्ष पेमेंटची नोंद पेमेंट प्रक्रियेतून करा आणि आगाऊ रक्कम दोनदा नोंदवली जाणार नाही याची काळजी घ्या.
केवळ खरेदी ऑर्डरमुळे GST क्रेडिट मिळत नाही
इनपुट टॅक्स क्रेडिटसाठी CGST Section 16 नुसार इतर अटींसोबत विहित कर दस्तऐवज आणि माल किंवा सेवा मिळालेली असणे आवश्यक आहे. केवळ खरेदी ऑर्डरने या अटी पूर्ण होत नाहीत. CBIC च्या Section 16 मधील पात्रता तरतुदी पहा.
सॉफ्टवेअरमध्ये खरेदी नोंदवणे म्हणजे पात्रतेचा निर्णयही नाही. तूट, हप्त्यांमध्ये होणारी डिलिव्हरी किंवा वादग्रस्त इनव्हॉइस असल्यास क्रेडिट घेण्यापूर्वी सध्याचा नियम तुमच्या CA कडून खात्री करून घ्या.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
खरेदी ऑर्डर आणि खरेदी बिल यांत काय फरक आहे?
खरेदी ऑर्डरमध्ये तुमच्या दुकानाने पुरवठादाराकडे मागवलेल्या मालाची नोंद असते. खरेदी बिलात पुरवठादाराच्या प्रत्यक्ष इनव्हॉइसची तुमच्या हिशोबात नोंद होते; त्याची ऑर्डर आणि मिळालेला माल या दोन्हींशी तुलना करा.
Yojika मध्ये खरेदी ऑर्डर सेव्ह केल्याने स्टॉक वाढतो का?
नाही. खरेदी ऑर्डर सेव्ह केल्याने स्टॉक किंवा पुरवठादाराची शिल्लक बदलत नाही. ती खरेदी बिलात रूपांतरित केल्यावर खरेदीची नोंद होते आणि स्टॉक वाढतो.
पुरवठादाराने माझ्या ऑर्डरचा काही भागच दिला तर काय करावे?
मिळालेल्या प्रमाणाची नोंद करा आणि पुरवठादाराच्या बिलाशी त्याची तुलना करा. न मिळालेली बाकी स्वतंत्र पाठपुरावा यादीत ठेवा; माल आणि बिल ऑर्डरच्या केवळ काही भागाचे असतील, तर पूर्ण ऑर्डर कोणताही बदल न करता रूपांतरित करू नका.
केवळ खरेदी ऑर्डरच्या आधारे मी GST इनपुट टॅक्स क्रेडिट घेऊ शकतो का?
नाही. इनपुट टॅक्स क्रेडिटसाठी खरेदी ऑर्डर हे एकटे विहित कर दस्तऐवज नाही. पात्रता CGST Section 16 मधील अटींवरही अवलंबून असते; सध्याचा नियम तुमच्या CA कडून खात्री करून घ्या.
Yojika च्या खरेदी ऑर्डरमध्ये भरलेली आगाऊ रक्कम पेमेंट म्हणून नोंदवली जाते का?
नाही. आगाऊ रकमेचे फील्ड ही संदर्भासाठीची रक्कम आहे आणि रूपांतर करताना ती पेमेंट म्हणून लागू होत नाही. प्रत्यक्ष पेमेंटची नोंद पेमेंट प्रक्रियेतून करा आणि प्रत्येक पेमेंट फक्त एकदाच नोंदले आहे याची खात्री करा.
नमुना ऑर्डरसह खरेदी प्रक्रिया वापरून पाहा
Yojika मध्ये खरेदी ऑर्डर आणि खरेदी बिले वेगळी ठेवली जातात, त्यामुळे स्टॉक आणि पुरवठादाराची देणी नोंदवण्यापूर्वी तुम्ही ऑर्डरचे नियोजन करू शकता. खरेदी आणि इन्व्हेंटरीची वैशिष्ट्ये पहा किंवा Yojika डाउनलोड करा आणि दुकानाच्या प्रत्यक्ष नोंदी वापरण्यापूर्वी नमुना डेटासह ही प्रक्रिया वापरून पाहा.