கொள்முதல் ஆணை நீங்கள் எதை வாங்க விரும்புகிறீர்கள் என்பதைப் பதிவு செய்கிறது; கொள்முதல் பில் சப்ளையரின் இன்வாய்ஸை உங்கள் கணக்கில் பதிவு செய்கிறது. இரண்டையும் நடைமுறையில் சரிபார்ப்பது எளிது: நீங்கள் ஆர்டர் செய்தது, வந்தது, சப்ளையர் பில் செய்தது ஆகியவற்றை ஒப்பிடுங்கள். வராத பொருட்களை சரக்கில் சேர்க்காமலும் ஒரே கொள்முதலை இருமுறை பதிவு செய்யாமலும் இந்த மூன்று அளவுகளைக் கையாள இந்த வழிகாட்டி உதவும்.
கொள்முதல் ஆணை vs கொள்முதல் பில்: ஒரு பார்வையில்
| கேள்வி | கொள்முதல் ஆணை (PO) | கொள்முதல் பில் |
|---|---|---|
| யார் தொடங்குவது? | உங்கள் கடை சப்ளையரிடம் பொருட்களைக் கேட்கிறது | சப்ளையர் இன்வாய்ஸ் வழங்குகிறார்; உங்கள் கடை அதைப் பதிவு செய்கிறது |
| அது எதை விவரிக்கிறது? | கேட்ட பொருட்கள், அளவுகள், விலைகள் மற்றும் டெலிவரி நிபந்தனைகள் | உண்மையில் பில் செய்யப்பட்ட பொருட்கள், அளவுகள், விலைகள் மற்றும் வரி |
| எதனுடன் ஒப்பிட வேண்டும்? | சப்ளையரின் ஒப்புதல் மற்றும் பின்னர் வரும் டெலிவரி | ஆணை, வந்த பொருட்களின் எண்ணிக்கை மற்றும் சப்ளையர் இன்வாய்ஸ் |
| Yojika-வில் சேமித்தால் என்ன ஆகும்? | சரக்கிலோ சப்ளையர் நிலுவையிலோ மாற்றம் இல்லை | சரக்கு அதிகரித்து, கொள்முதல் சப்ளையர் கணக்கில் பதிவாகும் |
| செலுத்தியதற்கான சான்றா? | இல்லை | இல்லை; செலுத்தலுக்குத் தனிப் பதிவு தேவை |
உங்கள் கொள்முதல் பதிவுடன் சப்ளையரின் அசல் இன்வாய்ஸையும் வைத்திருங்கள். உங்கள் கணக்குகளை நிர்வகிக்க உள்ளக கொள்முதல்-பில் பதிவு உதவும்; அது சப்ளையரின் வரி இன்வாய்ஸுக்கு மாற்றாகாது.
கொள்முதலைப் பதிவு செய்யும் முன் மூன்று அளவுகளைச் சரிபாருங்கள்
பண்டிகைக் காலத்திற்கான சரக்கை வாங்கும் முன் இது மிகவும் பயனுள்ளது. அதிகாரப்பூர்வ சுற்றுலா நாட்காட்டியில் நவராத்திரி 11/10/2026 அன்று தொடங்குகிறது என்று உள்ளது. எனவே மேலும் ஆணைகள் இடுவதற்கு முன் நிலுவையில் உள்ளவற்றைச் சரிபார்க்க அக்டோபர் தொடக்கம் ஏற்ற நேரம்.
இந்தப் பத்திகளுடன் ஒரு சிறிய சரக்கு-பெறுதல் தாள், குறிப்பேடு அல்லது விரிதாளைப் பயன்படுத்துங்கள்:
- ஆர்டர் செய்தது: சப்ளையர் அனுப்ப ஒப்புக்கொண்ட அளவு.
- வந்தது: உங்கள் கடையில் எண்ணிய அளவு; சேதம் அல்லது பற்றாக்குறையைத் தனியாகக் குறிப்பிடுங்கள்.
- பில் செய்தது: சப்ளையரின் இன்வாய்ஸில் உள்ள அளவு.
அலகையும் சரிபாருங்கள். ஆறு பெட்டிகளும் ஆறு தனிப் பொருட்களும் ஒன்றல்ல. பொருளின் அருகில் பேக் அளவை எழுதுங்கள்.
விலை, தள்ளுபடி, டெலிவரி கட்டணம் ஆகியவற்றை ஒப்பந்தத்துடன் ஒப்பிடுங்கள். வேறுபாடுகளை விளக்கவோ திருத்தவோ சப்ளையரிடம் கேட்டு, அவரின் பதிலை ஆணையுடன் வைத்திருங்கள்.
முழுமையான கணக்குப் பதிவு முறைக்கு, சிறிய கடையின் கொள்முதல்கள் மற்றும் செலவுகளை எப்படிப் பதிவு செய்வது என்பதைப் பாருங்கள்.
எடுத்துக்காட்டு: அகமதாபாத்தில் குறைவான டெலிவரி
மீனா அகமதாபாத்தில் வீட்டு உபயோகப் பொருட்கள் கடை நடத்துகிறார். குஜராத்திலுள்ள உள்ளூர் மொத்த விற்பனையாளரிடம் இருந்து வழக்கமான முறையில் தனது கடைக்குச் சரக்கை ஆர்டர் செய்கிறார். இவை விளக்கத்திற்காக மட்டும் கொடுக்கப்பட்ட GST-க்கு முந்தைய விலைகள்; ஆணை அளவுகளையும் பொருட்களின் மதிப்பையும் ஒப்பிட மட்டுமே பயன்படுகின்றன.
| பொருள் | ஆர்டர் செய்தது | வந்ததும் பில் செய்ததும் | ஒரு பொருளின் விலை | ஆணை மதிப்பு | வந்த பொருட்களின் மதிப்பு |
|---|---|---|---|---|---|
| சேமிப்புக் கலன்கள் | 40 | 30 | ₹100 | ₹4,000 | ₹3,000 |
| பரிமாறும் தட்டுகள் | 20 | 20 | ₹150 | ₹3,000 | ₹3,000 |
| GST-க்கு முன் மொத்தம் | ₹7,000 | ₹6,000 |
சப்ளையர் வந்த அளவுகளுக்கு மட்டுமே பில் செய்கிறார். மீனா 30 கலன்களையும் 20 தட்டுகளையும் பதிவு செய்து, GST-க்கு முன் ₹1,000 மதிப்புள்ள 10 கலன்கள் இன்னும் வரவில்லை எனக் குறிப்பிடுகிறார். சரிபார்ப்பு: வந்தது ₹6,000 + நிலுவை ₹1,000 = ஆர்டர் செய்தது ₹7,000.
அவர் 40 கலன்களையும் சரக்கில் சேர்ப்பதில்லை. மீதிக் கலன்கள் தனிப் பில்லுடன் வந்தால், அந்த டெலிவரியை ஒருமுறை பதிவு செய்கிறார்.
இந்த வழக்கமான உள்ளூர் சப்ளையில் சப்ளையரின் இருப்பிடமும் சப்ளை இடமும் குஜராத்திலேயே உள்ளன. எனவே வரி விதிக்கத்தக்க பொருட்களுக்கு CGST மற்றும் SGST பயன்படும். ஒரே மாநிலத்திற்குள் உள்ள இந்த முறையை place of supply பற்றிய FAQ 85-ல் CBIC விளக்குகிறது. ஒவ்வொரு பொருளின் தற்போதைய விகிதத்தையும் gst.gov.in-ல் அல்லது உங்கள் CA-விடம் சரிபாருங்கள்; மேலே உள்ள அட்டவணை முழுமையான வரி இன்வாய்ஸோ GST விகித எடுத்துக்காட்டோ அல்ல.
சப்ளையர் 30 கலன்களை மட்டும் அனுப்பிவிட்டு 40-க்கும் பில் செய்திருந்தால், மீனா பற்றாக்குறையை ஆவணப்படுத்தி, பதிவை இறுதி செய்வதற்கு முன் சப்ளையருடனும் தனது கணக்காளருடனும் தீர்வு கண்டிருப்பார்.
பில்லைச் சரிபார்த்த பிறகே ஆணையை மாற்றுங்கள்
Yojika-வில் கொள்முதல் ஆணையை உருவாக்கலாம், அதை PDF ஆக முன்னோட்டமிடலாம், கொள்முதல் பில்லாக மாற்றலாம். மாற்றியவுடன் கொள்முதல் உடனடியாகப் பதிவாகும்; இதில் சரக்கும் சப்ளையர் நிலுவையும் அடங்கும். இது வெறும் முன்னோட்டம் அல்ல.
முழு டெலிவரியும் சப்ளையர் பில்லும் ஆணையுடன் பொருந்தும்போது இந்த வரிசையைப் பின்பற்றுங்கள்:
- மாற்றும் முன் பொருட்கள், அளவுகள், அலகுகள், விலைகள் மற்றும் கட்டணங்களை ஒப்பிடுங்கள்.
- திறந்திருக்கும் ஆணையில் Convert to purchase bill என்பதைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
- உருவான கொள்முதல் பில்லைத் திறந்து Edit என்பதைத் தேர்ந்தெடுங்கள். மாற்றும்போது காலியாக விடப்படும் சப்ளையர் பில் எண் மற்றும் பில் தேதியை நிரப்புங்கள். கொள்முதல் பதிவின் தேதியையும் சரிபாருங்கள்; அது தொடக்கத்தில் ஆணையின் தேதியைக் கொண்டிருக்கும்.
- சேமித்த மொத்தங்களை உறுதிப்படுத்தி உண்மையான செலுத்தலைத் தனியாகப் பதிவு செய்யுங்கள்.
மீனாவுடையதைப் போன்ற பகுதி டெலிவரிக்கு, பொருந்தும் சப்ளையர் பில்லை Purchases → New purchase வழியாகப் பதிவு செய்து, நிலுவை ஆணை அளவைத் தனியாகக் குறித்துக்கொள்ளுங்கள். பின்னர் அந்த அசல் முழு ஆணையை மாற்றாமல் அப்படியே கொள்முதல் பில்லாக மாற்றாதீர்கள்; அவ்வாறு செய்தால் வந்த பொருட்கள் மீண்டும் பதிவாகும். மீதி தீர்க்கப்படும் வரை அசல் ஆணையையும் உங்கள் தொடர் நடவடிக்கைக் குறிப்புகளையும் ஒன்றாக வைத்திருங்கள்.
முன்பணங்களையும் சரிபாருங்கள். Yojika-வின் கொள்முதல் ஆணையிலுள்ள Advance புலம் குறிப்புக்கான கணக்கீடு மட்டுமே. அது செலுத்தலைப் பதிவு செய்யாது; மாற்றும்போதும் முன்பணம் செலுத்தலாகப் பயன்படுத்தப்படாது. உண்மையான செலுத்தல்களை செலுத்தல் செயல்முறை வழியாகப் பதிவு செய்து, முன்பணத்தை இருமுறை பதிவு செய்யாமல் கவனமாக இருங்கள்.
கொள்முதல் ஆணை மட்டும் GST வரவை உறுதிசெய்யாது
உள்ளீட்டு வரி வரவுக்காக, பிற நிபந்தனைகளுடன் பரிந்துரைக்கப்பட்ட வரி ஆவணமும் பொருட்கள் அல்லது சேவைகள் பெறப்பட்டிருப்பதும் அவசியம் என்று CGST Section 16 கூறுகிறது. கொள்முதல் ஆணை மட்டும் அந்தத் தேவைகளை நிறைவு செய்யாது. CBIC-ன் Section 16 தகுதி விதிகளை பாருங்கள்.
மென்பொருளில் கொள்முதலைப் பதிவு செய்வதும் தகுதி குறித்த முடிவு அல்ல. பற்றாக்குறை, தவணை டெலிவரி அல்லது சர்ச்சைக்குரிய இன்வாய்ஸ் இருந்தால், வரவு கோரும் முன் தற்போதைய விதியை உங்கள் CA-விடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
கொள்முதல் ஆணைக்கும் கொள்முதல் பில்லுக்கும் என்ன வேறுபாடு?
உங்கள் கடை சப்ளையரிடம் அனுப்பச் சொன்ன பொருட்களை கொள்முதல் ஆணை பதிவு செய்கிறது. சப்ளையரின் உண்மையான இன்வாய்ஸை உங்கள் கணக்கில் கொள்முதல் பில் பதிவு செய்கிறது; அதை ஆணையுடனும் வந்த பொருட்களுடனும் ஒப்பிடுங்கள்.
கொள்முதல் ஆணையைச் சேமித்தால் Yojika-வில் சரக்கு அதிகரிக்குமா?
இல்லை. கொள்முதல் ஆணையைச் சேமிப்பதால் சரக்கிலோ சப்ளையர் நிலுவையிலோ மாற்றம் ஏற்படாது. அதை கொள்முதல் பில்லாக மாற்றும்போது கொள்முதல் பதிவாகி சரக்கு அதிகரிக்கும்.
சப்ளையர் என் ஆணையின் ஒரு பகுதியை மட்டும் அனுப்பினால் என்ன செய்வது?
வந்த அளவுகளைப் பதிவு செய்து சப்ளையரின் பில்லுடன் ஒப்பிடுங்கள். வராத மீதியைத் தனி தொடர் நடவடிக்கைப் பட்டியலில் வைத்திருங்கள்; டெலிவரியும் பில்லும் ஆணையின் ஒரு பகுதிக்கு மட்டுமே இருந்தால் முழு ஆணையையும் மாற்றாமல் அப்படியே கொள்முதல் பில்லாக மாற்றாதீர்கள்.
கொள்முதல் ஆணையை மட்டும் வைத்து GST உள்ளீட்டு வரி வரவு கோரலாமா?
இல்லை. கொள்முதல் ஆணை மட்டும் உள்ளீட்டு வரி வரவுக்கான பரிந்துரைக்கப்பட்ட வரி ஆவணம் அல்ல. தகுதி CGST Section 16-ன் நிபந்தனைகளையும் சார்ந்தது; தற்போதைய விதியை உங்கள் CA-விடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.
Yojika கொள்முதல் ஆணையில் உள்ள முன்பணம் ஒரு செலுத்தலைப் பதிவு செய்யுமா?
இல்லை. முன்பணப் புலம் குறிப்புக்கான தொகை மட்டுமே; மாற்றும்போது அது செலுத்தலாகப் பயன்படுத்தப்படாது. உண்மையான செலுத்தல்களை செலுத்தல் செயல்முறை வழியாகப் பதிவு செய்து, ஒவ்வொன்றும் ஒருமுறை மட்டுமே பதிவானதா எனச் சரிபாருங்கள்.
மாதிரி ஆணையுடன் கொள்முதல் செயல்முறையை முயலுங்கள்
Yojika கொள்முதல் ஆணைகளையும் கொள்முதல் பில்களையும் தனித்தனியாக வைத்திருப்பதால், சரக்கையும் சப்ளையர் நிலுவையையும் பதிவு செய்யும் முன் ஆணையைத் திட்டமிடலாம். கொள்முதல் மற்றும் சரக்கு அம்சங்களை பாருங்கள் அல்லது Yojika-வைப் பதிவிறக்கி, உங்கள் கடையின் உண்மையான பதிவுகளைப் பயன்படுத்தும் முன் மாதிரித் தரவுடன் இந்தச் செயல்முறையை முயலுங்கள்.