સપ્લાયરનું બાકી: ચુકવણી પહેલાં તપાસો
ખરીદ બિલ, ચુકવણીઓ અને સંમત થયેલા ફેરફારો ગણ્યા પછી સપ્લાયરને તમારે હજી ચૂકવવાની રકમ એ તમારું સપ્લાયરનું બાકી છે. આગળની ચુકવણી મોકલતાં પહેલાં તેને એ જ તારીખ સુધીના સપ્લાયરના સ્ટેટમેન્ટ સાથે સરખાવો. આ માર્ગદર્શિકા સપ્લાયરનો હિસાબ મેળવવાની સરળ રીત, દુકાનનું ગણતરીવાળું ઉદાહરણ અને તફાવત શોધવામાં મદદ કરતી Yojika સ્ક્રીન સમજાવે છે.
સપ્લાયરનું બાકી કેવી રીતે ગણવું
જે સપ્લાયર પાસેથી તમે માત્ર ખરીદી કરો છો, તેના માટે આ સૂત્ર વાપરો:
શરૂઆતની ચૂકવવાની રકમ + નવા ખરીદ બિલ − ચુકવણીઓ − સંમત થયેલી ક્રેડિટ અથવા રિટર્ન = અંતે ચૂકવવાની રકમ.
દરેક બિલની આખરી રકમ વાપરો, જેમાં તેના પર વસૂલાયેલો કોઈ પણ ટેક્સ સામેલ હોય. શરૂઆતની રકમ ગણતી વખતે કોઈ ચુકવણી પહેલેથી બાદ કરેલી હોય, તો તેને ફરીથી બાદ ન કરો. જે રિટર્ન સપ્લાયરે હજી સ્વીકાર્યું નથી તેને તમારી પૂછપરછની યાદીમાં રાખો; તે હજી સંમત થયેલો ઘટાડો નથી.
આ આંકડા અલગ રાખો:
| આંકડો | તે કયા પ્રશ્નનો જવાબ આપે છે |
|---|---|
| કુલ ખરીદી | પસંદ કરેલા સમયગાળામાં તમે કેટલી ખરીદી કરી? |
| બાકી | નોંધાયેલી ચુકવણીઓ અને ફેરફારો પછી કેટલી રકમ ચૂકવવાની બાકી છે? |
| મુદત વીતી ગયેલી રકમ | કઈ અચૂકવેલી રકમની સંમત ચુકવણી તારીખ પસાર થઈ ગઈ છે? |
નવું બિલ બાકી હોઈ શકે છે, પણ તેની મુદત વીતી ગઈ હોય એ જરૂરી નથી. તેવી જ રીતે, આ મહિને કરેલી ચુકવણી ગયા મહિનાની ખરીદી ચૂકવી શકે છે. માત્ર આ મહિનાની કુલ ખરીદી અને આ મહિનાના બેંક ટ્રાન્સફરની સરખામણી કરવાથી કેટલી રકમ ચૂકવવાની બાકી છે તે જાણી શકાતું નથી.
જો એ જ વ્યવસાય તમારી દુકાનમાંથી પણ ખરીદી કરતો હોય, તો એક રકમને બીજી સામે સરભર કરવા સંમત થતાં પહેલાં બંને બાજુ અલગથી તપાસો.
આખરી આંકડો મેળવતાં પહેલાં દસ્તાવેજો મેળવો
ચોક્કસ તારીખ સુધીનું સ્ટેટમેન્ટ માગો, પછી એ તારીખ સુધીનાં તમારા ખરીદ બિલ, ચુકવણીની પુષ્ટિ અને રિટર્નના દસ્તાવેજો ભેગા કરો.
1. શરૂઆતની રકમ પર સંમતિ મેળવો
અગાઉ સંમત થયેલા અંતિમ બાકીથી શરૂઆત કરો. એ રકમ અલગ હોય તો પહેલાં અગાઉના સમયગાળાની તપાસ કરો. આ મહિનાની નોંધો બરાબર મળે તોપણ જૂનો તફાવત સમજાવી શકશે નહીં.
કાગળના ચોપડામાંથી સોફ્ટવેર પર આવતી વખતે એક જ દેવું બે વખત દાખલ ન થાય તેનું ધ્યાન રાખો: એક વાર શરૂઆતના બાકી તરીકે અને ફરી એક વાર અચૂકવેલા જૂના બિલ તરીકે.
2. સપ્લાયરનું દરેક બિલ મેળવો
સપ્લાયરનું નામ, સપ્લાયર બિલ નંબર, તારીખ અને આખરી કુલ રકમ સરખાવો. તમારા સોફ્ટવેરનો અંદરનો ખરીદ નંબર સપ્લાયરના દસ્તાવેજ પરના નંબરથી અલગ હોઈ શકે છે.
રહી ગયેલાં અને ફરી નોંધાયેલાં બિલને ચિહ્નિત કરો. કંઈ ઉમેરતાં પહેલાં ખરેખરનો દસ્તાવેજ તપાસો. ખરીદી અને ખર્ચ નોંધવાની અમારી માર્ગદર્શિકા મૂળ વ્યવહાર દાખલ કરવાની રીત જણાવે છે; આ તપાસ કેટલી રકમ અચૂકવેલી છે તે મેળવવા માટે છે.
3. દરેક ચુકવણી અને ફેરફાર મેળવો
ચુકવણી માટે રકમ, તારીખ અને બેંક અથવા UPI રેફરન્સ સરખાવો. સપ્લાયરને ચુકવણી ન મળે તો રેફરન્સ શેર કરો અને તે કયા બિલ સામે ગણાઈ છે તેની પુષ્ટિ માગો. બાકી રહેલા ટ્રાન્સફરને ચૂકવાયેલું ગણતાં પહેલાં તેની તપાસ કરવી જરૂરી છે.
પાછા આપેલા માલ માટે રિટર્નની નોંધ, સપ્લાયરની સ્વીકૃતિ અને સંમત થયેલી ક્રેડિટ સરખાવો. વિવાદિત જથ્થો અથવા કપાત અલગથી નોંધેલા રાખો. માત્ર બંને કુલ સરખા કરવા માટે ક્યારેય બનાવટી ચુકવણી દાખલ ન કરો.
ગણતરીવાળું ઉદાહરણ: પુણેની દુકાન એક સપ્લાયર તપાસે છે
માનો કે પુણેની એક દુકાન પુણેના જથ્થાબંધ વેપારી સાથેના સામાન્ય સ્થાનિક ખરીદ ખાતાની તપાસ કરે છે. સપ્લાયરનું સ્થળ અને સપ્લાયનું સ્થળ બંને મહારાષ્ટ્રમાં છે, એટલે આ ઉદાહરણમાં કરપાત્ર સપ્લાય પર CGST અને SGST લાગે છે. આ CBIC ના સપ્લાય FAQ ના પ્રશ્ન 85 સાથે સુસંગત છે.
નીચેના આંકડા કાલ્પનિક દસ્તાવેજોની આખરી રકમો છે, જેમાં લાગુ પડતો ટેક્સ પહેલેથી સામેલ છે. આ પ્રોડક્ટના દરનું ઉદાહરણ નથી; GST ફરીથી ઉમેરશો નહીં.
| તારીખ | નોંધ | ચૂકવવાની રકમમાં ઉમેરો | બાદ | ચાલતી ચૂકવવાની રકમ |
|---|---|---|---|---|
| 01/09/2026 | સંમત શરૂઆતનું બાકી | ₹8,000 | — | ₹8,000 |
| 05/09/2026 | સપ્લાયર બિલ A104 | ₹12,600 | — | ₹20,600 |
| 12/09/2026 | પુષ્ટિ થયેલી બેંક ચુકવણી | — | ₹10,000 | ₹10,600 |
| 18/09/2026 | સપ્લાયર બિલ A119 | ₹7,400 | — | ₹18,000 |
| 22/09/2026 | સંમત રિટર્ન ક્રેડિટ | — | ₹1,000 | ₹17,000 |
| 25/09/2026 | પુષ્ટિ થયેલી UPI ચુકવણી | — | ₹5,000 | ₹12,000 |
તપાસ આ પ્રમાણે છે: ₹8,000 + ₹20,000 − ₹15,000 − ₹1,000 = ₹12,000.
માનો કે 25/09/2026 સુધીના સપ્લાયરના સ્ટેટમેન્ટમાં ₹17,000 દેખાય છે. ₹5,000 નો તફાવત UPI ચુકવણી તપાસવાનો સંકેત છે, તે રહી જ ગઈ હોવાનો પુરાવો નહીં. જો તેનો રેફરન્સ ન હોય અને સપ્લાયર રકમ મળ્યાની પુષ્ટિ કરે, તો સુધારેલું સ્ટેટમેન્ટ માગો. બીજા ₹5,000 મોકલવાથી રહી ગયેલી નોંધ સુધરશે નહીં, પણ બીજી ચુકવણી થઈ જશે.
Yojika માં બાકી તપાસો
Parties ખોલો, સપ્લાયર શોધો અને Statement પસંદ કરો. સપ્લાયરના સ્ટેટમેન્ટ જેટલી જ તારીખની રેન્જ પસંદ કરો. તેમાં શરૂઆતનું, ચાલતું અને અંતિમ બાકી દેખાય છે; Export CSV તમને સરખાવવા કે શેર કરવા માટે નકલ આપે છે.
વ્યવહારોની ઉપરનું Outstanding કુલ, સ્ટેટમેન્ટ જૂનો સમયગાળો બતાવતું હોય તોપણ, આજની સ્થિતિ દર્શાવે છે. Cr બેલેન્સનો અર્થ તમે પાર્ટીને ચૂકવવાના છો; Dr નો અર્થ પાર્ટી તમને ચૂકવવાની છે. માત્ર નિશાની વગરના આંકડાની સરખામણી કરવાને બદલે આ દિશા વાંચો.
ખરીદ બિલ ખોલવા Transactions વાપરો. ખરેખર કરેલી ચુકવણી નોંધવાની હોય ત્યારે Record payment પસંદ કરો અને ચૂકવેલી રકમ, રીત, તારીખ, સ્રોત ખાતું તથા રેફરન્સ દાખલ કરો. Payment Out માં નોંધાયેલી ચુકવણીઓ અને તેમની સાથે જોડાયેલાં બિલ તપાસી શકાય છે.
એડવાન્સથી પાર્ટીનું બાકી ઘટી શકે છે, પણ તેને ફાળવવામાં ન આવે ત્યાં સુધી અલગ-અલગ બિલ ખુલ્લાં રહી શકે છે. દેખીતી રીતે અચૂકવેલું બિલ ફરી ચૂકવતાં પહેલાં ન ફાળવેલા એડવાન્સ તપાસો. All-party balances માં શરૂઆતનું બાકી અને એડવાન્સ સામેલ હોય છે; Payables aging અચૂકવેલાં બિલ અને તેમની ઉંમર પર ધ્યાન આપે છે, એટલે બંને રિપોર્ટ મળવા જરૂરી નથી.
GST ની તપાસ અલગ રાખો
સપ્લાયરનું સંમત બાકી પોતે જ ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટની પાત્રતાની પુષ્ટિ નથી. GST પોર્ટલનું GSTR-2B FAQ કરદાતાઓને એ સ્ટેટમેન્ટ પોતાના રેકોર્ડ સાથે મેળવવા અને ક્રેડિટની પાત્રતા તપાસવાની સલાહ આપે છે.
ઉકેલ ન આવેલાં બિલ, રિટર્ન અને ચુકવણીની વિગતો તમારા CA ને આપો. અચૂકવેલા ઇન્વૉઇસ અને ફેરફારો માટેની હાલની GST રીત તમારા CA સાથે ખાતરી કરો; બાકીની આ તપાસ ટેક્સ ક્રેડિટ અથવા ફાઇલિંગની છેલ્લી તારીખ નક્કી કરતી નથી.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
સપ્લાયરનું બાકી કેવી રીતે ગણવું?
પહેલેથી ચૂકવવાની બાકી રકમથી શરૂઆત કરો, તેમાં નવા ખરીદ બિલના કુલ ઉમેરો અને પછી ચુકવણીઓ તથા સંમત થયેલી ક્રેડિટ કે રિટર્ન બાદ કરો. તમારા રેકોર્ડ અને સપ્લાયરના સ્ટેટમેન્ટ માટે એક જ અંતિમ તારીખ વાપરો.
મારા ચોપડા કરતાં સપ્લાયર વધુ રકમ બાકી કેમ બતાવે છે?
સપ્લાયરે નોંધ ન કરી હોય એવી ચુકવણી, તમારા ચોપડામાં રહી ગયેલું ખરીદ બિલ, બે વાર નોંધાયેલું બિલ અથવા ઉકેલ ન આવેલું રિટર્ન તપાસો. કોઈ પણ બાકી બદલતાં પહેલાં દસ્તાવેજ નંબર અને ચુકવણીના રેફરન્સ સરખાવો.
બાકીનો અર્થ ચુકવણીની મુદત વીતી ગઈ એવો થાય છે?
ના. બાકીનો અર્થ અમુક રકમ હજી ચૂકવવાની છે; મુદત વીતી ગઈનો અર્થ તેની સંમત ચુકવણી તારીખ પસાર થઈ ગઈ છે. કયા બિલ પર પહેલાં ધ્યાન આપવું તે નક્કી કરતાં પહેલાં ચુકવણીની શરતો તપાસો.
Yojika નું સ્ટેટમેન્ટ અને કુલ બાકી અલગ કેમ હોઈ શકે?
સ્ટેટમેન્ટ તમે પસંદ કરેલી તારીખની રેન્જ પ્રમાણે હોય છે, જ્યારે કુલ બાકી આજની સ્થિતિ બતાવે છે. તેથી પછીના વ્યવહારો જૂના સ્ટેટમેન્ટમાં દેખાયા વગર કુલ રકમ બદલી શકે છે.
આગળની ચુકવણી તપાસવી સરળ બનાવો
એક સંમત સ્ટેટમેન્ટ અને તેને ટેકો આપતા રેફરન્સ સાચવી રાખો. Yojika ના ખરીદીના રેકોર્ડ, પાર્ટી સ્ટેટમેન્ટ અને Payment Out યાદી તમને એ કડી અનુસરવામાં મદદ કરે છે. તે તમારી દુકાનના રોજિંદા કામમાં કેવી રીતે બંધબેસે છે તે જોવા બિલિંગ અને ચોપડા રાખવાની સુવિધાઓ અને હાલના પ્લાન જુઓ.