సప్లయర్ బకాయి: చెల్లించే ముందు సరిచూడండి
మీ సప్లయర్ బకాయి బ్యాలెన్స్ అంటే కొనుగోలు బిల్లులు, చెల్లింపులు, అంగీకరించిన సర్దుబాట్లను లెక్కించిన తర్వాత కూడా సప్లయర్‌కు మీరు చెల్లించాల్సిన మొత్తం. తర్వాతి చెల్లింపు పంపే ముందు, అదే తేదీ వరకూ ఉన్న సప్లయర్ స్టేట్‌మెంట్‌తో దీనిని పోల్చండి. సప్లయర్ లెక్కను సులభంగా సరిచూడటం, ఒక దుకాణం పూర్తి ఉదాహరణ, తేడాను గుర్తించడానికి సహాయపడే Yojika స్క్రీన్లను ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.
సప్లయర్ బకాయిని ఎలా లెక్కించాలి
మీరు సరుకులు మాత్రమే కొనుగోలు చేసే సప్లయర్‌కు ఈ లెక్కను ఉపయోగించండి:
ప్రారంభంలో చెల్లించాల్సిన మొత్తం + కొత్త కొనుగోలు బిల్లులు − చెల్లింపులు − అంగీకరించిన క్రెడిట్లు లేదా రిటర్నులు = చివరికి చెల్లించాల్సిన మొత్తం.
ప్రతి బిల్లు చివరి మొత్తాన్ని ఉపయోగించండి; దానిపై విధించిన పన్ను ఏదైనా ఉంటే అదీ కలిపే ఉంటుంది. ప్రారంభ మొత్తాన్ని లెక్కించేటప్పుడే ఒక చెల్లింపును తీసివేసి ఉంటే, దానిని మళ్లీ తీసివేయకండి. సప్లయర్ అంగీకారం కోసం ఎదురుచూస్తున్న రిటర్నును విచారణ జాబితాలో ఉంచండి; అది ఇంకా అంగీకరించిన తగ్గింపు కాదు.
ఈ సంఖ్యలను విడిగా ఉంచండి:
| సంఖ్య | ఇది ఏ ప్రశ్నకు సమాధానం ఇస్తుంది |
|---|---|
| మొత్తం కొనుగోళ్లు | ఎంచుకున్న కాలంలో మీరు ఎంత కొనుగోలు చేశారు? |
| బకాయి | నమోదైన చెల్లింపులు, సర్దుబాట్ల తర్వాత ఇంకా ఎంత చెల్లించాలి? |
| గడువు దాటిన మొత్తం | చెల్లించని ఏ మొత్తాలకు అంగీకరించిన చెల్లింపు తేదీ దాటింది? |
కొత్త బిల్లు గడువు దాటకుండానే బకాయిగా ఉండవచ్చు. అలాగే, ఈ నెల చేసిన చెల్లింపు గత నెల కొనుగోళ్లను తీర్చవచ్చు. ఈ నెల కొనుగోళ్ల మొత్తాన్ని ఈ నెల బ్యాంకు బదిలీలతో మాత్రమే పోల్చితే ఇంకా ఎంత చెల్లించాలో తెలియదు.
అదే వ్యాపారం మీ దుకాణం నుంచి కూడా కొనుగోలు చేస్తే, ఒక మొత్తాన్ని మరొక దానితో సర్దుబాటు చేయడానికి అంగీకరించే ముందు రెండు వైపులనూ విడిగా పరిశీలించండి.
చివరి మొత్తాన్ని పోల్చే ముందు డాక్యుమెంట్లను పోల్చండి
ఒక నిర్దిష్ట తేదీ వరకూ స్టేట్మెంట్ అడగండి. ఆ తర్వాత ఆ తేదీ వరకూ మీ కొనుగోలు బిల్లులు, చెల్లింపు నిర్ధారణలు, రిటర్ను డాక్యుమెంట్లను సేకరించండి.
1. ప్రారంభ మొత్తంపై ఏకాభిప్రాయానికి రండి
గతంలో అంగీకరించిన ముగింపు బ్యాలెన్స్‌తో మొదలుపెట్టండి. ఆ మొత్తం వేరుగా ఉంటే, ముందుగా అంతకుముందు కాలాన్ని పరిశీలించండి. ఈ నెల నమోదులు పూర్తిగా సరిపోలినా పాత తేడాకు కారణం తెలియదు.
కాగితపు పుస్తకం నుంచి సాఫ్ట్‌వేర్‌కు మారేటప్పుడు ఒకే అప్పును రెండుసార్లు నమోదు చేయకండి: ఒకసారి ప్రారంభ బ్యాలెన్స్‌గా, మళ్లీ చెల్లించని పాత బిల్లుగా నమోదు చేయవద్దు.
2. సప్లయర్ ప్రతి బిల్లునూ పోల్చండి
సప్లయర్ పేరు, సప్లయర్ బిల్లు నంబర్, తేదీ, చివరి మొత్తాన్ని పోల్చండి. మీ సాఫ్ట్‌వేర్‌లోని అంతర్గత కొనుగోలు నంబర్, సప్లయర్ డాక్యుమెంట్‌లోని నంబర్‌కు భిన్నంగా ఉండవచ్చు.
తప్పిపోయిన, మళ్లీ నమోదైన బిల్లులను గుర్తించండి. ఏదైనా జోడించే ముందు అసలు డాక్యుమెంట్‌ను చూడండి. కొనుగోళ్లు, ఖర్చులను నమోదు చేయడం గురించి మా గైడ్ అసలు లావాదేవీని నమోదు చేసే విధానాన్ని వివరిస్తుంది; ఈ తనిఖీ ఇంకా చెల్లించాల్సిన మొత్తాన్ని సరిచూడటానికి ఉద్దేశించింది.
3. ప్రతి చెల్లింపు, సర్దుబాటును పోల్చండి
చెల్లింపు విషయంలో మొత్తం, తేదీ, బ్యాంకు లేదా UPI రిఫరెన్సును పోల్చండి. సప్లయర్ దానిని కనుగొనలేకపోతే, రిఫరెన్సును పంచుకుని అది ఏ బిల్లుకు కేటాయించారో నిర్ధారించమని అడగండి. పెండింగ్‌లో ఉన్న బదిలీని చెల్లించినట్లు పరిగణించే ముందు పరిశీలించాలి.
తిరిగి ఇచ్చిన సరుకులకు, రిటర్ను రికార్డును సప్లయర్ అంగీకారం, అంగీకరించిన క్రెడిట్‌తో పోల్చండి. వివాదంలో ఉన్న పరిమాణాలు లేదా తగ్గింపులను విడిగా జాబితా చేయండి. రెండు మొత్తాలు సరిపోయేలా చేయడం కోసమే ఎన్నడూ లేని చెల్లింపును సృష్టించకండి.
ఉదాహరణ: పుణెలోని ఒక దుకాణం ఒక సప్లయర్ లెక్కను తనిఖీ చేస్తుంది
పుణెలోని ఒక దుకాణం, పుణెలోని ఒక హోల్‌సేలర్‌తో ఉన్న సాధారణ స్థానిక కొనుగోలు ఖాతాను తనిఖీ చేస్తోందని అనుకుందాం. సప్లయర్ ఉన్న ప్రదేశం, సరఫరా ప్రదేశం రెండూ మహారాష్ట్రలో ఉన్నాయి. కాబట్టి ఈ ఉదాహరణలో పన్ను విధించదగిన సరఫరాలకు CGST, SGST వర్తిస్తాయి. ఇది CBIC సరఫరా FAQలోని 85వ ప్రశ్నకు అనుగుణంగా ఉంటుంది.
కింద ఉన్న సంఖ్యలు ఊహాజనిత చివరి డాక్యుమెంట్ మొత్తాలు; వర్తించే పన్ను ఇప్పటికే వాటిలో కలిపి ఉంది. ఇవి ఉత్పత్తి పన్ను రేటుకు ఉదాహరణ కాదు; GSTని మళ్లీ జోడించవద్దు.
| తేదీ | నమోదు | చెల్లించాల్సిన మొత్తానికి జోడించినది | తీసివేసినది | ప్రస్తుత చెల్లించాల్సిన మొత్తం |
|---|---|---|---|---|
| 01/09/2026 | అంగీకరించిన ప్రారంభ బ్యాలెన్స్ | ₹8,000 | — | ₹8,000 |
| 05/09/2026 | సప్లయర్ బిల్లు A104 | ₹12,600 | — | ₹20,600 |
| 12/09/2026 | నిర్ధారించిన బ్యాంకు చెల్లింపు | — | ₹10,000 | ₹10,600 |
| 18/09/2026 | సప్లయర్ బిల్లు A119 | ₹7,400 | — | ₹18,000 |
| 22/09/2026 | అంగీకరించిన రిటర్ను క్రెడిట్ | — | ₹1,000 | ₹17,000 |
| 25/09/2026 | నిర్ధారించిన UPI చెల్లింపు | — | ₹5,000 | ₹12,000 |
లెక్క: ₹8,000 + ₹20,000 − ₹15,000 − ₹1,000 = ₹12,000.
25/09/2026 వరకూ సప్లయర్ స్టేట్మెంట్లో ₹17,000 ఉందనుకుందాం. ₹5,000 తేడా UPI చెల్లింపును తనిఖీ చేయడానికి ఒక సూచన మాత్రమే; అది తప్పిపోయిందనడానికి రుజువు కాదు. దాని రిఫరెన్స్ లేకపోయి, డబ్బు అందిందని సప్లయర్ నిర్ధారిస్తే, సరిచేసిన స్టేట్మెంట్ అడగండి. మళ్లీ ₹5,000 పంపితే తప్పిపోయిన నమోదు సరిదిద్దబడదు; అది రెండో చెల్లింపు అవుతుంది.
Yojikaలో బ్యాలెన్స్‌ను తనిఖీ చేయండి
Parties తెరిచి, సప్లయర్‌ను కనుగొని Statement ఎంచుకోండి. సప్లయర్ స్టేట్‌మెంట్‌లోని తేదీల పరిధినే ఎంచుకోండి. అది ప్రారంభ, ప్రస్తుత, ముగింపు బ్యాలెన్స్‌లను చూపిస్తుంది; పోల్చడానికి లేదా పంచుకోవడానికి Export CSV ఒక కాపీని ఇస్తుంది.
స్టేట్మెంట్ మునుపటి కాలాన్ని చూపించినా, లావాదేవీల పైన ఉన్న Outstanding మొత్తం నేటి పరిస్థితిని చూపిస్తుంది. Cr బ్యాలెన్స్ అంటే మీరు ఆ పార్టీకి చెల్లించాలి; Dr అంటే ఆ పార్టీ మీకు చెల్లించాలి. గుర్తు లేని సంఖ్యను మాత్రమే పోల్చకుండా ఆ దిశను కూడా గమనించండి.
కొనుగోలు బిల్లును తెరవడానికి Transactions ఉపయోగించండి. నిజంగా చేసిన చెల్లింపును నమోదు చేయాల్సి వచ్చినప్పుడు Record payment ఎంచుకుని, చెల్లించిన మొత్తం, పద్ధతి, తేదీ, మూల ఖాతా, రిఫరెన్సును నమోదు చేయండి. నమోదైన చెల్లింపులు, వాటికి అనుసంధానించిన బిల్లులను Payment Outలో చూడవచ్చు.
అడ్వాన్స్ పార్టీ బ్యాలెన్స్‌ను తగ్గించవచ్చు; అయితే అది కేటాయించే వరకూ ఒక్కో బిల్లు తెరిచే ఉండవచ్చు. చెల్లించనట్లు కనిపించే బిల్లుకు మళ్లీ చెల్లించే ముందు కేటాయించని అడ్వాన్స్‌లను చూడండి. All-party balancesలో ప్రారంభ బ్యాలెన్స్‌లు, అడ్వాన్స్‌లు ఉంటాయి; Payables aging చెల్లించని బిల్లులు, వాటి వయసుపై దృష్టి పెడుతుంది. అందువల్ల రెండు రిపోర్టులు సరిపోలాల్సిన అవసరం లేదు.
GST తనిఖీని విడిగా ఉంచండి
సప్లయర్‌తో అంగీకరించిన బ్యాలెన్స్ ఒక్కటే ఇన్‌పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ అర్హతను నిర్ధారించదు. GST పోర్టల్ GSTR-2B FAQ, ఆ స్టేట్‌మెంట్‌ను తమ రికార్డులతో సరిచూసుకుని క్రెడిట్ అర్హతను అంచనా వేయాలని పన్ను చెల్లింపుదారులకు సూచిస్తుంది.
పరిష్కారం కాని బిల్లులు, రిటర్నులు, చెల్లింపు వివరాలను మీ CAకు ఇవ్వండి. చెల్లించని ఇన్‌వాయిస్‌లు, సర్దుబాట్లకు ప్రస్తుతం వర్తించే GST విధానాన్ని మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి; ఈ బ్యాలెన్స్ తనిఖీ ట్యాక్స్ క్రెడిట్‌ను లేదా ఫైలింగ్ గడువులను నిర్ణయించదు.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
సప్లయర్‌కు చెల్లించాల్సిన బకాయిని ఎలా లెక్కించాలి?
ఇప్పటికే చెల్లించాల్సిన మొత్తంతో మొదలుపెట్టి, కొత్త కొనుగోలు బిల్లుల మొత్తాన్ని కలపండి. తర్వాత చెల్లింపులు, అంగీకరించిన క్రెడిట్లు లేదా రిటర్నులను తీసివేయండి. మీ రికార్డులకు, సప్లయర్ స్టేట్‌మెంట్‌కు ఒకే ముగింపు తేదీని ఉపయోగించండి.
నా పుస్తకాల కంటే సప్లయర్ ఎక్కువ మొత్తం బకాయి చూపించడం ఎందుకు?
సప్లయర్ నమోదు చేయని చెల్లింపు, మీ పుస్తకాల్లో తప్పిపోయిన కొనుగోలు బిల్లు, రెండుసార్లు నమోదైన బిల్లు లేదా పరిష్కారం కాని రిటర్ను ఉందేమో చూడండి. ఏ బ్యాలెన్స్‌నైనా మార్చే ముందు డాక్యుమెంట్ నంబర్లు, చెల్లింపు రిఫరెన్సులను పోల్చండి.
బకాయి అంటే చెల్లింపు గడువు దాటిందని అర్థమా?
కాదు. బకాయి అంటే కొంత మొత్తం ఇంకా చెల్లించలేదని అర్థం; గడువు దాటింది అంటే అంగీకరించిన చెల్లింపు తేదీ దాటిందని అర్థం. ముందుగా ఏ బిల్లులపై దృష్టి పెట్టాలో నిర్ణయించే ముందు చెల్లింపు నిబంధనలు చూడండి.
Yojika స్టేట్మెంట్, బకాయి మొత్తం ఎందుకు వేరుగా ఉండవచ్చు?
స్టేట్మెంట్ మీరు ఎంచుకున్న తేదీల పరిధిని అనుసరిస్తుంది; బకాయి మొత్తం నేటి పరిస్థితిని చూపిస్తుంది. అందువల్ల తర్వాతి లావాదేవీలు పాత స్టేట్మెంట్లో కనిపించకుండానే మొత్తాన్ని మార్చవచ్చు.
తర్వాతి చెల్లింపును సులభంగా తనిఖీ చేయండి
అంగీకరించిన ఒక స్టేట్‌మెంట్‌ను, దానికి ఆధారమైన రిఫరెన్సులను ఉంచుకోండి. Yojika కొనుగోలు రికార్డులు, పార్టీ స్టేట్‌మెంట్లు, Payment Out జాబితా ఆ క్రమాన్ని అనుసరించడానికి సహాయపడతాయి. అవి మీ దుకాణం రోజువారీ పనికి ఎలా సరిపోతాయో తెలుసుకోవడానికి బిల్లింగ్, బుక్‌కీపింగ్ ఫీచర్లు, ప్రస్తుత ప్లాన్లు చూడండి.