গ্রাহকের অগ্রিম টাকা হিসাব রাখা মানে সঠিক গ্রাহকের নামে জমা টাকা লেখা, পরে বিলে তা সমন্বয় করা এবং অব্যবহৃত অংশ স্পষ্টভাবে দেখা। টাকা একবারই লিখুন; সেই অগ্রিম দিয়ে বিল মেটানো মানে আবার টাকা পাওয়া নয়। এই গাইডে একটি সহজ রেজিস্টার, হিসাব-সহ উদাহরণ এবং Yojika-তে কাজটি করার ধাপ রয়েছে।
গ্রাহকের নামসহ একটি রেকর্ড থেকেই অগ্রিমের হিসাব শুরু হয়
জমার টাকা ব্যাঙ্কে এসে গেলেও অর্ডার যদি আলাদা একটি কাগজে পড়ে থাকে, পণ্য দেওয়ার সময় সেই পেমেন্ট ভুলে যাওয়া সহজ।
উৎসবের প্রি-অর্ডারের প্রস্তুতিতে এটি কাজে আসে। Incredible India-র তালিকায় নবরাত্রি শুরু 11/10/2026, তাই পণ্য দেওয়ার ব্যস্ততা শুরুর আগে অক্টোবরের গোড়াতেই গ্রাহকদের জমা টাকা গুছিয়ে নেওয়া ভালো।
আপনার অগ্রিম রেজিস্টারে এই তথ্যগুলি রাখুন:
| তথ্য | কী লিখবেন |
|---|---|
| গ্রাহক | নাম এবং একই রকম নামের গ্রাহকদের আলাদা করে চেনার মতো যোগাযোগের তথ্য |
| রসিদ | টাকা পাওয়ার প্রকৃত তারিখ, পরিমাণ, পেমেন্টের পদ্ধতি ও যে অ্যাকাউন্টে টাকা এসেছে |
| প্রমাণ | আপনার রসিদের রেফারেন্স এবং পেমেন্ট লেনদেনের রেফারেন্স |
| উদ্দেশ্য | অর্ডারের রেফারেন্স, চাওয়া পণ্য এবং পণ্য নেওয়ার সম্মত তথ্য |
| সমন্বয় | বিল নম্বর এবং তার বিপরীতে ব্যবহৃত অগ্রিমের পরিমাণ |
| অবশিষ্ট | এখনও অব্যবহৃত টাকা এবং পরবর্তী সম্মত পদক্ষেপের নোট |
টাকা লেখার আগে নিশ্চিত করুন যে পেমেন্ট এসে গেছে। অর্ডারের পরিবর্তন ও বাতিলের শর্ত অর্ডারের রেকর্ডের সঙ্গে রাখুন; শুধু অর্ডারের নোট পেমেন্টের প্রমাণ নয়।
বাকিতে বিক্রির পরে পাওয়া টাকার জন্য ডিজিটালে উধার হিসাব রাখার আলাদা গাইডটি দেখুন। এখানে শুরু হচ্ছে বিলের আগে পাওয়া টাকা দিয়ে।
রসিদ, বিল ও সমন্বয় আলাদা রাখুন
এগুলি তিনটি আলাদা ঘটনা:
- রসিদ: টাকা আসে। প্রকৃত পরিমাণ ও তারিখ একবার লিখুন।
- বিল: বিক্রি হওয়া পণ্য সম্পূর্ণ বিল-মূল্যে লিখুন।
- সমন্বয়: আগে নেওয়া অগ্রিমের কিছুটা বা পুরোটাই ওই বিলের ব্যালান্সে লাগান।
অগ্রিম হল বিলের জন্য পেমেন্ট, পণ্যের উপর ছাড় নয়। শুধু বকেয়া পরিমাণকে গ্রাহকের শেষ পেমেন্টের সমান দেখাতে পণ্যের দাম কমাবেন না।
দুটি হিসাব মিলিয়ে নিন:
অব্যবহৃত অগ্রিম = মূল অগ্রিম − ইতিমধ্যে সমন্বয় করা টাকা, যদি কোনো ফেরত বা সংশোধন না হয়ে থাকে।
একটি বিলে বকেয়া = বিলের মোট − সমন্বয় করা অগ্রিম − ওই বিলের অন্য পেমেন্ট।
শেষ পর্যন্ত বিলের পরিমাণ কম হয়েছে বলে মূল রসিদের টাকা বদলাবেন না।
উদাহরণ: পুনের একটি দোকানের প্রি-অর্ডার
পুনের একটি কাল্পনিক গৃহস্থালির পণ্যের দোকান ধরা যাক। একজন গ্রাহক 03/10/2026 তারিখে ₹3,000 নিশ্চিত UPI অগ্রিম দেন। আগের কোনো বকেয়া বা অন্য পেমেন্ট নেই।
পরে গ্রাহক দুটি বিলের পণ্য নেন। এগুলি প্রযোজ্য করসহ চূড়ান্ত বিলের মোট বলে ধরা হয়েছে; উদাহরণটি পেমেন্ট সমন্বয় বোঝায়, কোনো পণ্যের GST হার নয়।
| ঘটনা | নতুন পাওয়া টাকা | ব্যবহৃত অগ্রিম | অবশিষ্ট অগ্রিম | ওই বিলে বকেয়া |
|---|---|---|---|---|
| অগ্রিম পাওয়া গেল | ₹3,000 | — | ₹3,000 | এখনও কোনো বিল নেই |
| প্রথম বিল: ₹2,200 | ₹0 | ₹2,200 | ₹800 | ₹0 |
| দ্বিতীয় বিল: ₹1,500 | ₹0 | ₹800 | ₹0 | ₹700 |
| গ্রাহক দ্বিতীয় বিলের বাকি টাকা দিলেন | ₹700 | — | ₹0 | ₹0 |
বিলগুলির মোট ₹2,200 + ₹1,500 = ₹3,700। প্রকৃত পাওয়া টাকা ₹3,000 + ₹700 = ₹3,700। ₹2,200 এবং ₹800 সমন্বয় করলে নতুন করে কোনো টাকা আসে না।
ধরা যাক এগুলি মহারাষ্ট্রে GST-তে নথিভুক্ত সরবরাহকারীর সাধারণ করযোগ্য বিক্রি এবং সরবরাহের স্থানও মহারাষ্ট্র। এতে CGST ও SGST ব্যবহৃত হবে, যা CBIC-র সরবরাহ FAQ-এর 85 নম্বর প্রশ্নের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ। আসল পণ্যের বর্তমান হার আপনার CA-র সঙ্গে নিশ্চিত করুন; জমার টাকা করের ভাগ নির্ধারণ করে না।
Yojika-তে অগ্রিম লিখুন ও বিলে সমন্বয় করুন
অগ্রিম ও সেটলমেন্ট গাইডে বর্তমান পদ্ধতিটি বলা আছে:
- Parties থেকে গ্রাহকের লেজার খুলে On-account বেছে নিন।
- Received বেছে নিন। টাকা, পদ্ধতি ও টাকা পাওয়ার প্রকৃত তারিখ লিখুন এবং যে অ্যাকাউন্টে টাকা এসেছে তা যাচাই করুন। একটি রেফারেন্স ও কাজের নোট যোগ করুন।
- Record দিয়ে সেভ করুন। অগ্রিমটি এখন ওই গ্রাহকের নামে রাখা হল।
- পরে একই গ্রাহকের নামে বিক্রির বিল তৈরি করুন। পুরোনো অগ্রিমকে বিলে আবার নতুন পেমেন্ট হিসেবে লিখবেন না।
- পার্টির অগ্রিম তালিকায় অগ্রিমটি খুঁজে Settle বেছে নিন।
- খোলা বিলগুলির বিপরীতে পরিমাণগুলি দেখে সেটলমেন্ট নিশ্চিত করুন।
সেটলমেন্ট স্ক্রিনে পুরোনো খোলা বিল আগে দেখানো হয় এবং সমন্বয়ের পরিমাণ আগে থেকেই ভরা থাকে। এই প্রস্তাবগুলি যাচাই করুন, বিশেষ করে জমার টাকা কোনো নির্দিষ্ট অর্ডারের জন্য হলে এবং গ্রাহকের আরও পুরোনো বকেয়া বিল থাকলে। জমার টাকা যেভাবে ব্যবহারের কথা হয়েছিল, সেই অনুযায়ী পরিমাণ বদলান।
স্ক্রিনে কত টাকা এখনও সমন্বয় করা বাকি তা দেখা যায়। একটি অগ্রিম একাধিক বিল মেটাতে পারে এবং অবশিষ্ট টাকা পরে ব্যবহারের জন্য রাখা যায়। সেটল হওয়া বিলের বকেয়া ও পেমেন্টের অবস্থা আপডেট হয়।
অব্যবহৃত জমা ও বাতিল অর্ডার পর্যালোচনা করুন
দিনের শেষে এমন অব্যবহৃত অগ্রিম দেখুন, যেগুলির পণ্য নেওয়া বাকি, বিল সেটল করা দরকার বা অর্ডার বদলেছে।
গ্রাহকের মোট ব্যালান্স ও তাঁর অব্যবহৃত অগ্রিম আলাদা প্রশ্নের উত্তর দেয়। একই গ্রাহকের বকেয়া বিল এবং সমন্বয় না করা রসিদ—দুটিই থাকতে পারে। শুধু নিট ব্যালান্স দেখে কোন অর্ডারের টাকা দেওয়া হয়েছে তা বোঝা যায় না।
কোনো অর্ডার বাতিল হলে মূল রসিদ, বাতিলের চুক্তি এবং সত্যিই টাকা ফেরত দেওয়া হলে তার প্রমাণ একসঙ্গে রাখুন। প্রয়োজনীয় সংশোধন ও নথির বিষয়ে আপনার হিসাবরক্ষকের সঙ্গে নিশ্চিত হন। অব্যবহৃত ব্যালান্স লুকোতে আসল রসিদ মুছবেন না এবং টাকা সত্যিই ফেরত দেওয়ার আগে ফেরত দেখাবেন না।
GST-র নথি পেমেন্ট সমন্বয় থেকে আলাদা রাখুন
নথিভুক্ত ব্যক্তিদের ক্ষেত্রে Section 31(3)(d)-এ অগ্রিমের জন্য রসিদ ভাউচার বা নির্ধারিত তথ্যসহ অন্য নথির কথা বলা হয়েছে। CBIC-র CGST Act, Section 31 দেখুন। বিলিং সফটওয়্যারে পেমেন্ট এন্ট্রি হল হিসাব রাখা; শুধু ওই এন্ট্রিই GST-র সব প্রয়োজনীয় নথি পূরণ করে—এমন ধরে নেবেন না।
GST-র সময়ও আলাদাভাবে যাচাই করতে হয়। পণ্যের অগ্রিমে ছাড়ের জন্য CBIC তার কেন্দ্রীয় কর বিজ্ঞপ্তির তালিকায় Notification 66/2017-Central Tax রেখেছে। পরিষেবার জন্য Section 13-এর অধীনে সরবরাহের সময়ের আলাদা বিধান রয়েছে। বাতিলসহ আপনার নথিভুক্তির অবস্থা ও সরবরাহের ধরন অনুযায়ী বর্তমান নিয়ম gst.gov.in-এ বা আপনার CA-র সঙ্গে নিশ্চিত করুন; পণ্যের অগ্রিমের নিয়ম পরিষেবা বুকিংয়েও প্রযোজ্য ধরে নেবেন না।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
গ্রাহকের অনির্ধারিত অগ্রিম কী?
এটি গ্রাহকের কাছ থেকে পাওয়া এমন টাকা, যা এখনও কোনো বিলে সমন্বয় করা হয়নি। কোনো বিলে সমন্বয় করা বা সম্মত ফেরতের মাধ্যমে নিষ্পত্তি না হওয়া পর্যন্ত এটি ওই গ্রাহকের নামেই রাখুন।
অগ্রিম ব্যবহার করার সময় কি আরেকটি রসিদ লিখব?
না। আগে নেওয়া অগ্রিম কোনো বিলে সমন্বয় করলে ইতিমধ্যেই লেখা টাকা ব্যবহার হয়। সত্যিই নতুন টাকা হাতে পেলেই শুধু নতুন রসিদ লিখুন।
Yojika-তে একটি অগ্রিম দিয়ে কি একাধিক বিল মেটানো যায়?
হ্যাঁ। পার্টির অগ্রিম তালিকা থেকে Settle ব্যবহার করুন এবং প্রতিটি খোলা বিলে কত টাকা দেওয়া হয়েছে তা যাচাই করুন। অগ্রিমের কিছু অংশ পরে ব্যবহারের জন্য অনির্ধারিত রাখতে পারেন।
অব্যবহৃত অগ্রিম কি গ্রাহকের নিট ব্যালান্সের সমান?
সব সময় নয়। একজন গ্রাহকের বকেয়া বিল এবং এখনও সমন্বয় না করা অগ্রিম—দুটিই থাকতে পারে। আলাদা বিল, অব্যবহৃত অগ্রিম ও পার্টির মোট ব্যালান্স একসঙ্গে দেখুন।
পরের বার পণ্য দেওয়ার আগে পদ্ধতিটি যাচাই করে দেখুন
Yojika-র on-account পেমেন্ট ও settlement গ্রাহকের জমা টাকা তাঁদের বিলের সঙ্গে যুক্ত রাখতে সাহায্য করে। ফিচারগুলি দেখুন, অথবা একটি পরীক্ষামূলক ব্যবসায় অগ্রিম লিখে পরে বিলে সমন্বয় করে দেখতে Yojika ডাউনলোড করুন।