కస్టమర్ అడ్వాన్స్ చెల్లింపును ట్రాక్ చేయడం అంటే డిపాజిట్‌ను సరైన కస్టమర్ పేరు మీద నమోదు చేయడం, తర్వాతి బిల్లులకు దాన్ని వర్తింపజేయడం, ఉపయోగించని మొత్తాన్ని కనిపించేలా ఉంచడం. డబ్బును ఒకసారి మాత్రమే నమోదు చేయండి; ఆ అడ్వాన్స్తో బిల్లును సెటిల్ చేయడం అంటే మళ్లీ డబ్బు అందుకోవడం కాదు. ఈ గైడ్‌లో సరళమైన రిజిస్టర్, లెక్కలతో కూడిన ఉదాహరణ, Yojikaలో చేయాల్సిన దశలు ఉన్నాయి.
కస్టమర్ పేరు మీద నమోదుతో అడ్వాన్స్ ట్రాకింగ్ మొదలవుతుంది
డిపాజిట్ మీ బ్యాంకుకు వచ్చినా, ఆర్డర్ విడిగా ఉన్న కాగితం మీదే ఉంటే, వస్తువు ఇచ్చే సమయంలో ఆ చెల్లింపును మర్చిపోవడం సులభం.
పండుగల ప్రీ-ఆర్డర్లకు సిద్ధం కావడానికి ఇది ఉపయోగపడుతుంది. Incredible India జాబితా ప్రకారం నవరాత్రి 11/10/2026 నుంచి మొదలవుతుంది, కాబట్టి కస్టమర్లు వస్తువులు తీసుకెళ్లే సమయం రద్దీగా మారకముందే, అక్టోబర్ ప్రారంభంలో డిపాజిట్లను క్రమబద్ధం చేయడం మంచిది.
మీ అడ్వాన్స్ రిజిస్టర్‌లో ఈ వివరాలను ఉంచండి:
| వివరాలు | ఏమి నమోదు చేయాలి |
|---|---|
| కస్టమర్ | ఒకేలా ఉండే పేర్లను వేరు చేయడానికి ఉపయోగపడే పేరు, సంప్రదింపు వివరాలు |
| రసీదు | డబ్బు అందిన అసలు తేదీ, మొత్తం, చెల్లింపు పద్ధతి, డబ్బు అందుకున్న ఖాతా |
| ఆధారం | మీ రసీదు రిఫరెన్స్, చెల్లింపు లావాదేవీ రిఫరెన్స్ |
| ఉద్దేశం | ఆర్డర్ రిఫరెన్స్, కోరిన వస్తువులు, వస్తువులు తీసుకెళ్లడానికి అంగీకరించిన వివరాలు |
| కేటాయింపు | బిల్ నంబర్, దానికి ఉపయోగించిన అడ్వాన్స్ మొత్తం |
| మిగులు | ఇంకా ఉపయోగించని మొత్తం, తర్వాత చేయాల్సిన అంగీకరించిన చర్యపై నోట్ |
నమోదు చేసే ముందు చెల్లింపు వచ్చిందని నిర్ధారించుకోండి. ఆర్డర్ మార్పులు, రద్దు నిబంధనలను ఆర్డర్ రికార్డుతో కలిపి ఉంచండి; ఆర్డర్ నోట్ ఒక్కటే చెల్లింపుకు ఆధారం కాదు.
క్రెడిట్ అమ్మకం తర్వాత వసూలైన డబ్బు కోసం ఉధార్‌ను డిజిటల్‌గా ట్రాక్ చేసే ప్రత్యేక గైడ్‌ను ఉపయోగించండి. ఇక్కడ బిల్‌కు ముందే అందుకున్న డబ్బు ప్రారంభ స్థానం.
రసీదు, బిల్, కేటాయింపును వేరుగా ఉంచండి
ఇవి మూడు వేర్వేరు సంఘటనలు:
- రసీదు: డబ్బు వస్తుంది. అసలు మొత్తం, తేదీని ఒకసారి నమోదు చేయండి.
- బిల్: అమ్మిన వస్తువులను వాటి పూర్తి బిల్ విలువతో నమోదు చేయండి.
- కేటాయింపు: ఇప్పటికే ఉన్న అడ్వాన్స్లో కొంత లేదా మొత్తాన్ని ఆ బిల్ బ్యాలెన్స్‌కు వర్తింపజేయండి.
అడ్వాన్స్ అనేది బిల్లుకు చేసే చెల్లింపు, వస్తువులపై డిస్కౌంట్ కాదు. చెల్లించాల్సిన మొత్తాన్ని కస్టమర్ చివరి చెల్లింపుతో సమానం చేయడానికి మాత్రమే వస్తువుల ధరలను తగ్గించవద్దు.
రెండు లెక్కలను సరిచూడండి:
ఉపయోగించని అడ్వాన్స్ = అసలు అడ్వాన్స్ − ఇప్పటికే కేటాయించిన మొత్తాలు, రీఫండ్ లేదా సవరణ ఏదీ లేదని భావిస్తే.
బిల్లుపై చెల్లించాల్సిన మొత్తం = బిల్ మొత్తం − కేటాయించిన అడ్వాన్స్ − ఆ బిల్లుపై ఇతర చెల్లింపులు.
చివరికి బిల్ మొత్తం తక్కువగా ఉందనే కారణంతో అసలు రసీదు మొత్తాన్ని మార్చవద్దు.
లెక్కలతో ఉదాహరణ: పుణే షాప్ ప్రీ-ఆర్డర్
పుణేలోని ఒక ఊహాత్మక గృహోపకరణాల షాప్‌ను తీసుకుందాం. ఒక కస్టమర్ 03/10/2026న నిర్ధారిత UPI అడ్వాన్స్‌గా ₹3,000 చెల్లిస్తారు. అంతకుముందు బకాయిలు లేదా ఇతర చెల్లింపులు లేవు.
తర్వాత కస్టమర్ రెండు బిల్లులపై వస్తువులు తీసుకెళ్తారు. వర్తించే పన్నుతో కలిపి ఇవి తుది బిల్ మొత్తాలని భావించాం; ఈ ఉదాహరణ చెల్లింపు కేటాయింపును చూపుతుంది, ఏదైనా వస్తువు GST రేటును కాదు.
| సంఘటన | కొత్తగా అందిన డబ్బు | ఉపయోగించిన అడ్వాన్స్ | మిగిలిన అడ్వాన్స్ | ఆ బిల్లుపై బకాయి |
|---|---|---|---|---|
| అడ్వాన్స్ అందింది | ₹3,000 | — | ₹3,000 | ఇంకా బిల్ లేదు |
| మొదటి బిల్: ₹2,200 | ₹0 | ₹2,200 | ₹800 | ₹0 |
| రెండో బిల్: ₹1,500 | ₹0 | ₹800 | ₹0 | ₹700 |
| కస్టమర్ రెండో బిల్‌లో మిగిలిన మొత్తాన్ని చెల్లిస్తారు | ₹700 | — | ₹0 | ₹0 |
బిల్లుల మొత్తం ₹2,200 + ₹1,500 = ₹3,700. నిజంగా అందిన డబ్బు ₹3,000 + ₹700 = ₹3,700. ₹2,200, ₹800 కేటాయించడం వల్ల అదనంగా డబ్బేమీ అందదు.
ఇవి మహారాష్ట్రలో GST నమోదైన సప్లయర్ చేసే సాధారణ పన్ను వర్తించే అమ్మకాలనీ, సరఫరా స్థలం కూడా మహారాష్ట్రేనని భావిద్దాం. CBIC సరఫరా FAQలో ప్రశ్న 85కు అనుగుణంగా వీటికి CGST, SGST వర్తిస్తాయి. అసలు వస్తువుల ప్రస్తుత రేట్లను మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి; డిపాజిట్ పన్ను విభజనను నిర్ణయించదు.
Yojikaలో అడ్వాన్స్ను నమోదు చేసి బిల్లుకు వర్తింపజేయండి
అడ్వాన్స్‌లు, సెటిల్‌మెంట్ గైడ్ ప్రస్తుత విధానాన్ని వివరిస్తుంది:
- Parties నుంచి కస్టమర్ లెడ్జర్‌ను తెరిచి, On-account ఎంచుకోండి.
- Received ఎంచుకోండి. మొత్తం, పద్ధతి, డబ్బు అందిన అసలు తేదీని నమోదు చేసి, డబ్బు అందుకునే ఖాతాను సరిచూడండి. ఒక రిఫరెన్స్, ఉపయోగకరమైన నోట్స్ జోడించండి.
- Recordతో సేవ్ చేయండి. అడ్వాన్స్ ఇప్పుడు ఆ కస్టమర్ పేరు మీద ఉంటుంది.
- తర్వాతి అమ్మకాన్ని అదే కస్టమర్ పేరు మీద సృష్టించండి. పాత అడ్వాన్స్ను బిల్లుపై కొత్త చెల్లింపుగా మళ్లీ నమోదు చేయవద్దు.
- పార్టీ అడ్వాన్స్ల జాబితాలో అడ్వాన్స్ను కనుగొని Settle ఎంచుకోండి.
- ఓపెన్ బిల్లులకు ఎదురుగా ఉన్న మొత్తాలను పరిశీలించి, సెటిల్‌మెంట్‌ను నిర్ధారించండి.
సెటిల్‌మెంట్ స్క్రీన్‌లో పాత ఓపెన్ బిల్లులు ముందుగా కనిపిస్తాయి, కేటాయింపు మొత్తాలు ముందే నింపబడి ఉంటాయి. ఆ సూచనలను సరిచూడండి; ముఖ్యంగా డిపాజిట్ ఒక నిర్దిష్ట ఆర్డర్ కోసం ఇచ్చినప్పుడు, కస్టమర్కు పాత చెల్లించని బిల్లులు కూడా ఉంటే జాగ్రత్తగా చూడండి. డిపాజిట్‌ను ఎలా ఉపయోగించాలనుకున్నారో దానికి సరిపోయేలా మొత్తాలను మార్చండి.
ఇంకా ఎంత మొత్తం కేటాయించాలో స్క్రీన్ చూపిస్తుంది. ఒక అడ్వాన్స్ అనేక బిల్లులను చెల్లించగలదు, మిగిలిన మొత్తాన్ని తర్వాత ఉపయోగించడానికి ఉంచవచ్చు. సెటిల్ చేసిన బిల్లుల్లో చెల్లించాల్సిన మొత్తాలు, చెల్లింపు స్థితి అప్‌డేట్ అవుతాయి.
ఉపయోగించని డిపాజిట్లు, రద్దులను సమీక్షించండి
షాప్ మూసే సమయంలో, ఇంకా వస్తువులు తీసుకెళ్లాల్సిన, బిల్లులు సెటిల్ చేయాల్సిన, లేదా ఆర్డర్లు మారిన సందర్భాలకు చెందిన ఉపయోగించని అడ్వాన్స్‌లను సరిచూడండి.
కస్టమర్ మొత్తం బ్యాలెన్స్, వారి ఉపయోగించని అడ్వాన్స్ వేర్వేరు ప్రశ్నలకు సమాధానాలు ఇస్తాయి. వారికి చెల్లించని బిల్లులతో పాటు కేటాయించని రసీదు కూడా ఉండవచ్చు. నికర బ్యాలెన్స్ ఒక్కటే ఏ ఆర్డర్‌కు డబ్బు చెల్లించారో చెప్పదు.
ఆర్డర్ రద్దయితే, అసలు రసీదు, రద్దు ఒప్పందం, నిజంగా ఇచ్చిన రీఫండ్‌కు సంబంధించిన ఆధారాన్ని కలిపి ఉంచండి. అవసరమైన సవరణ, పత్రాలను మీ అకౌంటెంట్‌తో నిర్ధారించుకోండి. ఉపయోగించని బ్యాలెన్స్‌ను దాచడానికి నిజమైన రసీదును తొలగించవద్దు; డబ్బు నిజంగా తిరిగి ఇచ్చే ముందు రీఫండ్‌ను నమోదు చేయవద్దు.
GST పత్రాలను చెల్లింపు కేటాయింపు నుంచి వేరుగా ఉంచండి
నమోదైన వ్యక్తుల విషయంలో, అడ్వాన్స్ను రసీదు వోచర్ లేదా నిర్దేశించిన వివరాలున్న మరో పత్రం ద్వారా నమోదు చేయడాన్ని Section 31(3)(d) ప్రస్తావిస్తుంది. CBIC CGST Act, Section 31 చూడండి. బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లోని చెల్లింపు ఎంట్రీ బుక్‌కీపింగ్ కోసం; ఆ ఎంట్రీ ఒక్కటే అవసరమైన ప్రతి GST పత్రాన్ని అందిస్తుందని భావించవద్దు.
GST సమయాన్ని కూడా వేరుగా సరిచూడాలి. వస్తువుల అడ్వాన్స్‌లపై ఉపశమనం కోసం Notification 66/2017-Central Taxను CBIC తన కేంద్ర పన్ను నోటిఫికేషన్‌లలో జాబితా చేసింది. సేవలకు Section 13 కింద వాటి సొంత time-of-supply నిబంధనలు ఉన్నాయి. రద్దులతో సహా, మీ నమోదు, సరఫరా రకానికి వర్తించే ప్రస్తుత నియమాన్ని gst.gov.inలో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి; వస్తువుల అడ్వాన్స్‌కు వర్తించే విధానం సర్వీస్ బుకింగ్‌కూ వర్తిస్తుందని భావించవద్దు.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
కేటాయించని కస్టమర్ అడ్వాన్స్ అంటే ఏమిటి?
అది కస్టమర్ నుంచి అందుకున్నా, ఇంకా ఏ బిల్లుకూ కేటాయించని డబ్బు. దాన్ని బిల్లుకు కేటాయించే వరకు లేదా అంగీకరించిన రీఫండ్ ద్వారా పరిష్కరించే వరకు ఆ కస్టమర్ పేరు మీదే ఉంచండి.
అడ్వాన్స్ను ఉపయోగించినప్పుడు మరో రసీదును నమోదు చేయాలా?
వద్దు. ఇప్పటికే ఉన్న అడ్వాన్స్ను బిల్లుకు వర్తింపజేస్తే, ముందే నమోదైన డబ్బునే ఉపయోగిస్తారు. నిజంగా కొత్తగా డబ్బు అందినప్పుడు మాత్రమే కొత్త రసీదును నమోదు చేయండి.
Yojikaలో ఒక అడ్వాన్స్తో అనేక బిల్లులు చెల్లించవచ్చా?
అవును. పార్టీ అడ్వాన్స్ల జాబితాలో Settle ఉపయోగించి, ప్రతి ఓపెన్ బిల్లుకు కేటాయించిన మొత్తాన్ని సరిచూడండి. అడ్వాన్స్లో కొంత భాగాన్ని తర్వాత ఉపయోగించడానికి కేటాయించకుండా ఉంచవచ్చు.
ఉపయోగించని అడ్వాన్స్, కస్టమర్ నికర బ్యాలెన్స్ రెండూ ఒకటేనా?
ఎప్పుడూ కాదు. ఒక కస్టమర్కు చెల్లించని బిల్లులతో పాటు, ఇంకా కేటాయించని అడ్వాన్స్ కూడా ఉండవచ్చు. విడివిడి బిల్లులు, ఉపయోగించని అడ్వాన్స్, మొత్తం పార్టీ బ్యాలెన్స్—మూడింటినీ కలిపి చూడండి.
తర్వాతిసారి వస్తువులు ఇచ్చే ముందు ఈ విధానాన్ని ప్రయత్నించండి
Yojikaలోని on-account payments, settlement సదుపాయాలు కస్టమర్ డిపాజిట్లను వారి బిల్లులతో అనుసంధానించి ఉంచడంలో సహాయపడతాయి. ఫీచర్లను చూడండి లేదా టెస్ట్ బిజినెస్‌లో అడ్వాన్స్ను నమోదు చేసి, తర్వాతి బిల్లుకు వర్తింపజేయడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.