ग्राहक एडवांस भुगतान की ट्रैकिंग का अर्थ है जमा रकम को सही ग्राहक के नाम पर दर्ज करना, उसे बाद के बिलों में लगाना और बची हुई रकम को साफ़-साफ़ दिखते रहने देना। रकम को केवल एक बार दर्ज करें; उस एडवांस से बिल चुकाने का मतलब यह नहीं कि रकम दोबारा मिली है। इस गाइड में एक आसान रजिस्टर, हिसाब सहित उदाहरण और Yojika में इसे करने के चरण दिए गए हैं।
ग्राहक एडवांस की ट्रैकिंग नाम वाले रिकॉर्ड से शुरू होती है
जब जमा रकम आपके बैंक में आ जाती है, लेकिन ऑर्डर किसी ढीली पर्ची पर ही रहता है, तो सामान देते समय भुगतान को भूल जाना आसान है।
त्योहारों के प्री-ऑर्डर की तैयारी में यह उपयोगी है। Incredible India के अनुसार नवरात्रि 11/10/2026 से है, इसलिए ग्राहकों का सामान लेने का समय व्यस्त होने से पहले, अक्टूबर की शुरुआत में जमा रकम व्यवस्थित करना ठीक रहेगा।
अपने एडवांस रजिस्टर में ये विवरण रखें:
| विवरण | क्या दर्ज करें |
|---|---|
| ग्राहक | नाम और ऐसी संपर्क जानकारी जिससे एक जैसे नामों में फर्क किया जा सके |
| रसीद | रकम मिलने की वास्तविक तारीख, राशि, भुगतान का तरीका और रकम पाने वाला खाता |
| प्रमाण | आपकी रसीद का संदर्भ और भुगतान लेनदेन का संदर्भ |
| उद्देश्य | ऑर्डर का संदर्भ, माँगा गया सामान और सामान लेने की सहमत जानकारी |
| इस्तेमाल | बिल नंबर और उसमें इस्तेमाल किए गए एडवांस की रकम |
| शेष | अभी तक इस्तेमाल न हुई रकम और आगे की सहमत कार्रवाई का नोट |
रकम दर्ज करने से पहले पक्का करें कि भुगतान मिल चुका है। ऑर्डर में बदलाव और रद्द करने की शर्तें ऑर्डर रिकॉर्ड के साथ रखें; केवल ऑर्डर नोट भुगतान का प्रमाण नहीं है।
उधार बिक्री के बाद मिली रकम के लिए उधार को डिजिटल तरीके से ट्रैक करने की अलग गाइड देखें। यहाँ शुरुआत बिल बनने से पहले मिली रकम से होती है।
रसीद, बिल और आवंटन को अलग रखें
ये तीन अलग-अलग घटनाएँ हैं:
- रसीद: रकम मिलती है। वास्तविक राशि और तारीख एक बार दर्ज करें।
- बिल: बेचे गए सामान को बिल की पूरी कीमत पर दर्ज करें।
- आवंटन: मौजूदा एडवांस का कुछ या पूरा हिस्सा उस बिल के बैलेंस में लगाएँ।
एडवांस बिल के लिए किया गया भुगतान है, सामान पर छूट नहीं। केवल ग्राहक के अंतिम भुगतान के बराबर बकाया दिखाने के लिए आइटम की कीमतें कम न करें।
दो जाँच करें:
बिना इस्तेमाल का एडवांस = मूल एडवांस − पहले आवंटित की गई रकम, बशर्ते कोई रिफंड या सुधार न हुआ हो।
किसी बिल पर बकाया रकम = बिल का कुल − आवंटित एडवांस − उस बिल पर किए गए अन्य भुगतान।
केवल इसलिए मूल रसीद की रकम न बदलें कि आखिर में बिल छोटा बना है।
उदाहरण: पुणे की दुकान का प्री-ऑर्डर
पुणे में घरेलू सामान की एक काल्पनिक दुकान मान लें। एक ग्राहक 03/10/2026 को ₹3,000 का पक्का UPI एडवांस देता है। पहले का कोई बकाया या दूसरा भुगतान नहीं है।
बाद में ग्राहक दो बिलों का सामान लेता है। ये लागू कर सहित अंतिम बिल की कुल रकम मानी गई हैं; यह उदाहरण भुगतान के आवंटन को समझाता है, किसी उत्पाद की GST दर को नहीं।
| घटना | मिली नई रकम | इस्तेमाल किया गया एडवांस | बचा हुआ एडवांस | उस बिल पर बकाया |
|---|---|---|---|---|
| एडवांस मिला | ₹3,000 | — | ₹3,000 | अभी कोई बिल नहीं |
| पहला बिल: ₹2,200 | ₹0 | ₹2,200 | ₹800 | ₹0 |
| दूसरा बिल: ₹1,500 | ₹0 | ₹800 | ₹0 | ₹700 |
| ग्राहक दूसरे बिल का बाकी भुगतान करता है | ₹700 | — | ₹0 | ₹0 |
बिलों का कुल ₹2,200 + ₹1,500 = ₹3,700 है। वास्तव में मिली रकम ₹3,000 + ₹700 = ₹3,700 है। ₹2,200 और ₹800 आवंटित करने से कोई अतिरिक्त रकम प्राप्त नहीं होती।
मान लें कि ये महाराष्ट्र में GST-पंजीकृत सप्लायर की सामान्य कर योग्य बिक्री हैं और आपूर्ति का स्थान भी महाराष्ट्र में है। इनमें CGST और SGST लगता है, जो CBIC की आपूर्ति FAQ के प्रश्न 85 के अनुरूप है। वास्तविक सामान की मौजूदा दरें अपने CA से पक्की करें; जमा रकम से कर का बँटवारा तय नहीं होता।
Yojika में एडवांस दर्ज करें और बिल में लगाएँ
एडवांस और सेटलमेंट गाइड में मौजूदा तरीका बताया गया है:
- Parties से ग्राहक का लेजर खोलें, फिर On-account चुनें।
- Received चुनें। रकम, तरीका और रसीद की वास्तविक तारीख दर्ज करें और रकम पाने वाला खाता जाँचें। एक संदर्भ और उपयोगी नोट जोड़ें।
- Record से सेव करें। अब एडवांस उस ग्राहक के नाम पर रखा गया है।
- बाद की बिक्री उसी ग्राहक के नाम पर बनाएँ। पुराने एडवांस को बिल पर नई रकम के रूप में दोबारा दर्ज न करें।
- पार्टी की एडवांस सूची में एडवांस ढूँढें और Settle चुनें।
- खुले बिलों के सामने दी गई रकम देखें, फिर सेटलमेंट की पुष्टि करें।
सेटलमेंट स्क्रीन में सबसे पुराने खुले बिल पहले दिखते हैं और आवंटन की रकम पहले से भरी होती है। इन सुझावों को जाँचें, खासकर तब, जब जमा रकम किसी खास ऑर्डर के लिए थी और ग्राहक के पुराने बिल भी बकाया हैं। जमा रकम के सहमत उपयोग के अनुसार राशि बदलें।
स्क्रीन बताती है कि आवंटित करने के लिए कितनी रकम बची है। एक एडवांस से कई बिल चुकाए जा सकते हैं और बची रकम बाद के लिए उपलब्ध रह सकती है। सेटल किए गए बिलों की बकाया रकम और भुगतान की स्थिति अपडेट हो जाती है।
बिना इस्तेमाल की जमा रकम और रद्द ऑर्डर की समीक्षा करें
दुकान बंद करते समय ऐसे बिना इस्तेमाल के एडवांस जाँचें जिनका सामान लिया जाना बाकी है, जिनके बिल का सेटलमेंट होना है या जिनके ऑर्डर बदले हैं।
ग्राहक का कुल बैलेंस और उसका बिना इस्तेमाल का एडवांस अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं। ग्राहक के बकाया बिल और बिना आवंटित रसीद, दोनों एक साथ हो सकते हैं। केवल शुद्ध बैलेंस से यह पता नहीं चलता कि किस ऑर्डर का भुगतान हुआ है।
अगर कोई ऑर्डर रद्द हो जाए, तो मूल रसीद, रद्द करने की सहमति और वास्तव में किए गए किसी भी रिफंड का प्रमाण साथ रखें। ज़रूरी सुधार और दस्तावेज़ के बारे में अपने अकाउंटेंट से पुष्टि करें। बिना इस्तेमाल का बैलेंस छिपाने के लिए असली रसीद न मिटाएँ और रकम सच में लौटाने से पहले रिफंड दर्ज न करें।
GST दस्तावेज़ों को भुगतान के आवंटन से अलग रखें
पंजीकृत व्यक्तियों के लिए Section 31(3)(d) में एडवांस को रसीद वाउचर या निर्धारित विवरण वाले किसी अन्य दस्तावेज़ के जरिए दर्ज करने की बात है। CBIC का CGST Act, Section 31 देखें। बिलिंग सॉफ्टवेयर में भुगतान की एंट्री बहीखाता है; यह न मानें कि केवल वह एंट्री ही GST के हर ज़रूरी दस्तावेज़ की पूर्ति करती है।
GST का समय भी अलग से जाँचना होता है। CBIC ने सामान के एडवांस पर राहत के लिए Notification 66/2017-Central Tax को अपनी केंद्रीय कर अधिसूचनाओं में सूचीबद्ध किया है। सेवाओं के लिए Section 13 के तहत आपूर्ति-समय के अपने प्रावधान हैं। अपनी पंजीकरण स्थिति और आपूर्ति के प्रकार के लिए, रद्दीकरण सहित, मौजूदा नियम gst.gov.in पर या अपने CA से पक्का करें; यह न मानें कि सामान के एडवांस वाला नियम सेवा की बुकिंग पर भी लागू होगा।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
ग्राहक का बिना आवंटित एडवांस क्या होता है?
यह ग्राहक से मिली वह रकम है जिसे अभी किसी बिल में नहीं लगाया गया है। इसे उस ग्राहक के नाम पर तब तक रखें, जब तक आप इसे किसी बिल में न लगा दें या सहमति के अनुसार रिफंड से इसका निपटारा न कर दें।
एडवांस इस्तेमाल करते समय क्या मुझे दूसरी रसीद दर्ज करनी चाहिए?
नहीं। किसी मौजूदा एडवांस को बिल में लगाने पर पहले से दर्ज रकम ही इस्तेमाल होती है। नई रसीद तभी दर्ज करें जब वास्तव में नई रकम मिली हो।
क्या Yojika में एक एडवांस से कई बिल चुकाए जा सकते हैं?
हाँ। पार्टी की एडवांस सूची में Settle का उपयोग करें और हर खुले बिल को दी गई रकम जाँचें। आप एडवांस का कुछ हिस्सा बाद के लिए बिना आवंटित छोड़े रख सकते हैं।
क्या बचा हुआ एडवांस ग्राहक के कुल शुद्ध बैलेंस के बराबर होता है?
हमेशा नहीं। ग्राहक के कुछ बिल बकाया हो सकते हैं और साथ ही ऐसा एडवांस भी हो सकता है जिसे अभी आवंटित नहीं किया गया है। अलग-अलग बिल, बचा हुआ एडवांस और पार्टी का कुल बैलेंस—तीनों साथ में देखें।
अगली बार सामान देने से पहले यह तरीका आज़माएँ
Yojika के on-account भुगतान और settlement की सुविधा से ग्राहकों की जमा रकम को उनके बिलों से जोड़कर रखा जा सकता है। फीचर देखें या किसी परीक्षण व्यवसाय में एडवांस दर्ज करके उसे बाद के बिल में लगाने के लिए Yojika डाउनलोड करें।