મફત કે ચૂકવેલ બિલિંગ સોફ્ટવેર: સાચો ખર્ચ સરખાવો

મફત કે ચૂકવેલ બિલિંગ સોફ્ટવેર પસંદ કરતી વખતે તમારી દુકાનને જરૂરી કામની સરખામણી એક વર્ષમાં કુલ ચૂકવવાના ખર્ચ સાથે કરો. મફત પ્લાન પૂરતો હોઈ શકે; વધુ ચૂકવવા પાછળ વ્યવહારુ લાભ હોવો જોઈએ. આ માર્ગદર્શિકા મર્યાદાઓ, વારંવાર આવતા ખર્ચ અને રેકોર્ડ મેળવવાની સુવિધા સમજાવે છે.

મફત અને ચૂકવેલ બિલિંગ સોફ્ટવેર: એકસરખા કામની સરખામણી કરો

ડાઉનલોડ પેજ પર સરખી દેખાતી આ ત્રણ ઓફરને પહેલાં અલગ સમજો.

“મફત” શબ્દ કે ભાવની ચિઠ્ઠીમાંથી કોઈ પણ વસ્તુ તમારા કાઉન્ટર માટે યોગ્ય છે કે નહીં તે બતાવતી નથી. હાલના પ્લાનની શરતો વાંચો અને તમે વાપરવા માંગો છો તે ચોક્કસ આવૃત્તિ ચકાસો. ટ્રાયલમાં દેખાતી સુવિધા મફત પ્લાનમાં પણ મળશે એવું માની ન લો.

સામાન્ય મહિનામાં બનતાં બિલની સંખ્યા અને ધમાલવાળા મહિનાનો વાસ્તવિક અંદાજ લખો. તેમાં તમારું પ્રિન્ટર, અકાઉન્ટન્ટને આપતા રિપોર્ટ અને જરૂરી ડિવાઇસની સંખ્યા ઉમેરો. બંને વિકલ્પની કિંમત આ જરૂરિયાતો સામે જ સરખાવવી જોઈએ.

પ્રિન્ટર, ભાષા અને બિલિંગની રીત વિશેના વધુ પ્રશ્નો માટે અમારી બિલિંગ સોફ્ટવેર મૂલ્યાંકન માર્ગદર્શિકા જુઓ. અહીં સરખામણી ખર્ચ અને પ્લાનની મર્યાદા પર જ રાખો.

એક વર્ષનો ખર્ચ પત્રક બનાવો

દરેક પ્રદાતા પાસેથી સમાન બાર મહિનાના સમયગાળા માટે કુલ ચૂકવવાની રકમ પૂછો. ભાવમાં કર સામેલ ન હોય તો કર સહિતની કિંમત સાથે સરખાવતાં પહેલાં અંતિમ રકમ માગો.

જ્યાં કોઈ ખર્ચ ન હોય ત્યાં શૂન્ય લખો. આ તપાસવાના પ્રશ્નો છે; દરેક મફત કે ચૂકવેલ ઉત્પાદન આવા ખર્ચ લગાવે છે એવો દાવો નથી.

હાલના પ્રિન્ટર માટેનો કાગળ જેવા બંને વિકલ્પમાં સમાન ખર્ચને સોફ્ટવેરની સરખામણીમાંથી બહાર રાખો. એક વિકલ્પ માટે બીજા વિકલ્પ કરતાં અલગ સાધન જરૂરી હોય તો હાર્ડવેરનો ખર્ચ ઉમેરો.

ઉદાહરણ: પુણેની દુકાન બે ઓફર સરખાવે છે

ધારો કે પુણેની એક સ્ટેશનરી દુકાનમાં 26 કામકાજના દિવસ દરમિયાન રોજ 40 બિલ બને છે: 40 × 26 = દર મહિને 1,040 બિલ. માલિકને રસીદ પ્રિન્ટ કરવી અને દર મહિનાનો રિપોર્ટ export કરવો જરૂરી છે.

નીચેની ઓફર ગણતરી સમજાવવા માટે કાલ્પનિક છે. એ Yojikaના ભાવ કે હરીફોના quotation નથી. બધી રકમ લાગુ પડતા કર સહિત બાર મહિનાનો અંતિમ ચૂકવવાપાત્ર ખર્ચ દર્શાવે છે.

મફત-બેઝનો કુલ ખર્ચ ₹0 + ₹1,200 + ₹600 = ₹1,800 થાય છે. ચૂકવેલ ઓફરનો ખર્ચ વર્ષે ₹1,800 વધુ, એટલે કે મહિને ₹150 વધુ છે. બંને દુકાનનું કામ એકસરખી સારી રીતે સંભાળે તો ઓછા ખર્ચની ઓફર વાજબી છે. વધુ ચૂકવવા માટે વ્યવહારુ કારણ હોવું જોઈએ, જેમ કે એવું કામ સામેલ હોવું જે નહીં તો અલગથી વધુ મહેનત માગે.

નિર્ણય લેતાં પહેલાં માલિક તપાસે છે કે દરેક ઓફર દર મહિનાનાં 1,040 બિલ અને તહેવારોની અપેક્ષિત ધમાલ સંભાળી શકે છે કે નહીં. પસંદ કરેલો પ્લાન દુકાનના કામનું પ્રમાણ સંભાળી ન શકે તો શરૂઆતમાં દેખાતી ઓછી ફીનો ખાસ ફાયદો નથી.

બિલિંગ પરીક્ષણ માટે સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણ ધારો, જેમાં supplier location અને place of supply બંને Maharashtraમાં છે: CGST અને SGST લાગુ પડે છે. આ મૂળભૂત રીતને CBICના FAQના પ્રશ્ન 85માં સમર્થન આપવામાં આવ્યું છે. પરીક્ષણ વખતે તમારા અકાઉન્ટન્ટે તપાસેલા item rates વાપરો; હાલના દર અને invoiceની જરૂરિયાત gst.gov.in પર અથવા તમારા CA પાસે ખાતરી કરો. આ ખર્ચની સરખામણી સ્ટેશનરી કે સોફ્ટવેર માટે GSTનો દર નક્કી કરતી નથી.

નિર્ણય લેતાં પહેલાં રેકોર્ડ મેળવવાની સુવિધા તપાસો

Export અને backup અલગ સમસ્યાઓ ઉકેલે છે. વાંચી શકાય એવો report તમને appની બહાર transactions તપાસવામાં મદદ કરે છે. Backup સુસંગત applicationમાં data restore કરવામાં મદદ કરે છે. બંનેમાંથી એકેય બાબત આપોઆપ ખાતરી આપતી નથી કે જુદું billing product બધું import કરી શકશે.

મૂલ્યાંકન વખતે export કરેલો report જાતે ખોલો. Bill numbers, dates, amounts અને customer references ઉપયોગી છે કે નહીં તે તપાસો. Trial કે licence પૂરો થયા પછી જોવું, print કરવું અને export કરવું શક્ય રહે છે કે નહીં તે પૂછો. તમારા computerમાં files રાખવી અને app દ્વારા એને જોઈ શકવી એ બે અલગ બાબતો છે.

ઉત્પાદન બદલતાં પહેલાં વાંચી શકાય એવા રેકોર્ડ અને backups સાચવો. તમારો catalogue અથવા balances ખસેડવા માટે કોઈને ચૂકવણી કરતાં પહેલાં નવા softwareનું import format ખાતરીથી જાણી લો.

કાઉન્ટરનું ખરેખરનું કામ અજમાવો

મૂલ્યાંકન દરમિયાન સ્પષ્ટ નામ આપેલી થોડી sample items વાપરો. Bill બનાવો, તમારા printer પર print કરો, તેને ફરી શોધો અને જરૂરી report export કરો. Offline billing મહત્વનું હોય તો શરૂઆતના setup પછી internet બંધ કરીને સમર્થિત workflow તપાસો.

જે પગલાં માટે ઊંચો plan અથવા બહારની મદદ જોઈએ તેની નોંધ કરો. રોજનું billing ખસેડતાં પહેલાં અનિશ્ચિત શરતો પ્રદાતા પાસે ખાતરી કરાવો.

Yojika ક્યાં યોગ્ય બને છે

Yojika 14 દિવસની મફત trial આપે છે અને એને શરૂ કરવા internet જરૂરી છે. Trial પછી billing ચાલુ રાખવા ચૂકવેલ licence જોઈએ. Desktop licences એક Windows PCને નક્કી એક વર્ષ કે ત્રણ વર્ષના સમયગાળા માટે આવરે છે અને તેનું આપોઆપ renewal થતું નથી.

Yojika offline billing, local backups, A4/A5/thermal printing અને report exportsને સમર્થન આપે છે. સુવિધાઓ તપાસો, pricing page પર હાલની કુલ કિંમત સરખાવો અને પછી કાઉન્ટરનું કામ ચકાસવા trial download કરો. બીજા કોઈ વિકલ્પની જેમ Yojika માટે પણ એ જ ખર્ચ પત્રક અને exportની તપાસ વાપરો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

નાની દુકાન માટે મફત બિલિંગ સોફ્ટવેર પૂરતું છે?

સમાવિષ્ટ પ્લાન તમારા બિલની સંખ્યા, પ્રિન્ટિંગ, રેકોર્ડ અને exportની જરૂરિયાત પૂરી કરે તો તે પૂરતું હોઈ શકે. તમારો આખો કૅટલોગ દાખલ કરતાં પહેલાં ધમાલવાળા મહિનાની જરૂરિયાત સામે મર્યાદાઓ તપાસો.

મફત trial અને મફત plan એક જ છે?

ના. નક્કી કરેલા સમય પછી trial પૂરી થાય છે; તેની શરતો લાગુ રહે ત્યાં સુધી મફત plan માટે software fee હોતી નથી. Trial પૂરી થાય ત્યારે શું કામ કરવાનું બંધ થાય છે તે તપાસો.

ચૂકવેલ software લાંબા ગાળે હંમેશાં સસ્તું પડે છે?

ના. જરૂરી વધારાની વસ્તુઓ સહિત સમાન સમયગાળા અને કામ માટે કુલ ચૂકવવાની રકમ સરખાવો. વધારાની ક્ષમતા તમારી દુકાનને ઉપયોગી હોય ત્યારે જ વધુ ચૂકવો.

બિલિંગ software બદલતાં પહેલાં શું export કરવું?

વાંચી શકાય એવાં bills અને reports ઉપરાંત, ઉપલબ્ધ હોય ત્યાં item અને customer lists સાચવો. Backup પણ લો, પરંતુ નવું software આમાંથી કઈ files import કરી શકે છે તે અલગથી તપાસો.

શું Yojika કાયમ માટે મફત છે?

Yojika 14 દિવસની મફત trial આપે છે. ત્યાર પછી billing ચાલુ રાખવા ચૂકવેલ licence જરૂરી છે; Desktop licences એક કે ત્રણ વર્ષ માટે હોય છે અને આપોઆપ renew થતા નથી.