मुफ़्त और पेड बिलिंग सॉफ़्टवेयर में चुनाव करते समय देखें कि आपकी दुकान को कौन-से काम चाहिए और एक साल में कुल कितनी रकम देनी होगी। फ़्री प्लान काफ़ी हो सकता है; ज़्यादा भुगतान का कोई व्यावहारिक लाभ होना चाहिए। इस गाइड में सीमाएं, बार-बार आने वाली लागत और रिकॉर्ड तक पहुंच शामिल हैं।
मुफ़्त बनाम पेड बिलिंग सॉफ़्टवेयर: एक जैसे काम की तुलना करें
पहले उन तीन ऑफ़र को अलग-अलग समझें जो डाउनलोड पेज पर एक जैसे लग सकते हैं।
| ऑफ़र | उस पर निर्भर होने से पहले क्या जांचें |
|---|---|
| फ़्री प्लान | कौन-से काम शामिल हैं, किन पर सीमा है और क्या वे सीमाएं आपकी दुकान के अनुकूल हैं |
| फ़्री ट्रायल | यह कब खत्म होता है, उसके बाद क्या बदलता है और अपने रिकॉर्ड कैसे रखने हैं |
| पेड लाइसेंस या सब्सक्रिप्शन | शामिल अवधि, डिवाइस की अनुमति, रिन्यूअल की शर्तें और कुल देय कीमत |
न तो “मुफ़्त” शब्द और न ही कीमत का टैग यह बताता है कि कोई टूल आपके काउंटर के लिए सही होगा। मौजूदा प्लान की शर्तें पढ़ें और उसी एडिशन को जांचें जिसे आप इस्तेमाल करना चाहते हैं। यह न मानें कि ट्रायल के दौरान दिखने वाला फ़ीचर फ़्री प्लान में भी उपलब्ध रहेगा।
एक महीने में बनने वाले अपने सामान्य बिलों की संख्या और किसी व्यस्त महीने का व्यावहारिक अनुमान लिखें। अपना प्रिंटर, अकाउंटेंट को दी जाने वाली रिपोर्ट और ज़रूरी डिवाइसों की संख्या भी जोड़ें। दोनों विकल्पों की कीमत इन्हीं ज़रूरतों के आधार पर तय की जानी चाहिए।
प्रिंटर, भाषा और बिलिंग के तरीके से जुड़े दूसरे सवालों के लिए हमारी बिलिंग सॉफ़्टवेयर मूल्यांकन गाइड देखें। यहां तुलना को लागत और प्लान की पाबंदियों तक सीमित रखें।
एक साल की लागत का हिसाब बनाएं
हर प्रदाता से समान बारह महीने की अवधि के लिए कुल देय रकम पूछें। अगर किसी कोटेशन में टैक्स शामिल नहीं है, तो टैक्स सहित कीमत से तुलना करने से पहले अंतिम रकम मांगें।
| लागत या शर्त | किस सवाल का जवाब चाहिए |
|---|---|
| सॉफ़्टवेयर की मूल फ़ीस | यह मासिक है, सालाना है या किसी दूसरी तय अवधि का भुगतान है? |
| बिल या आइटम की सीमा | सीमा पूरी होने पर क्या होगा: चेतावनी, अतिरिक्त शुल्क या काम बंद? |
| प्रिंटिंग और रिपोर्ट | क्या मेरे ज़रूरी प्रिंट फ़ॉर्मैट और एक्सपोर्ट शामिल हैं? |
| डिवाइस | क्या बताई गई कीमत वाला प्लान मेरी ज़रूरत के मुताबिक डिवाइसों को कवर करता है? |
| सेटअप और सहायता | क्या ज़रूरी इंस्टॉलेशन, ट्रेनिंग या सहायता का अलग शुल्क है? |
| रिन्यूअल | क्या पहली अवधि की छूट खत्म हो जाती है और क्या रिन्यूअल अपने-आप होता है? |
| प्रोडक्ट छोड़ना | क्या मुझे पढ़ने योग्य रिकॉर्ड मिल सकते हैं और क्या एक्सपोर्ट का शुल्क है? |
जहां कोई शुल्क नहीं है वहां शून्य लिखें। ये जांचने के सवाल हैं, यह दावा नहीं कि हर मुफ़्त या पेड प्रोडक्ट ये लागत लगाता है।
मौजूदा प्रिंटर के कागज़ जैसी साझा लागत को सॉफ़्टवेयर की तुलना से बाहर रखें। अगर एक विकल्प के लिए ऐसा उपकरण खरीदना पड़े जो दूसरे में नहीं चाहिए, तो हार्डवेयर की लागत जोड़ें।
उदाहरण: पुणे की एक दुकान दो ऑफ़र की तुलना करती है
मान लें कि पुणे की एक स्टेशनरी दुकान 26 कारोबारी दिनों में रोज़ 40 बिल बनाने की उम्मीद करती है: 40 × 26 = महीने में 1,040 बिल। मालिक को रसीद प्रिंट करनी है और हर महीने रिपोर्ट एक्सपोर्ट चाहिए।
नीचे दिए गए ऑफ़र सिर्फ़ गणना समझाने के लिए काल्पनिक हैं। ये Yojika की कीमतें या किसी प्रतिस्पर्धी के कोटेशन नहीं हैं। सभी रकम किसी भी लागू टैक्स सहित बारह महीनों की अंतिम देय लागत दिखाती हैं।
| ज़रूरी काम | काल्पनिक मुफ़्त-बेस ऑफ़र | काल्पनिक पेड ऑफ़र |
|---|---|---|
| मूल सॉफ़्टवेयर | ₹0 | ₹3,600 |
| ज़रूरी रिपोर्ट एक्सपोर्ट | ₹1,200 | शामिल |
| ज़रूरी प्रिंट विकल्प | ₹600 | शामिल |
| कुल सालाना नकद लागत | ₹1,800 | ₹3,600 |
मुफ़्त-बेस की कुल लागत ₹0 + ₹1,200 + ₹600 = ₹1,800 है। पेड ऑफ़र की लागत हर साल ₹1,800 ज़्यादा, यानी हर महीने ₹150 ज़्यादा है। अगर दोनों दुकान का काम समान रूप से अच्छी तरह संभालते हैं, तो कम लागत वाला ऑफ़र उचित है। ज़्यादा भुगतान की कोई व्यावहारिक वजह होनी चाहिए, जैसे ऐसा काम शामिल होना जिसमें वरना अतिरिक्त मेहनत लगती।
फ़ैसला लेने से पहले मालिक जांचता है कि दोनों ऑफ़र महीने के 1,040 बिल और त्योहारों के दौरान अपेक्षित अधिकतम काम संभाल सकते हैं या नहीं। अगर चुना गया प्लान दुकान के बिलों की संख्या नहीं संभाल सकता, तो कम दिखाई गई शुरुआती फ़ीस का कोई खास लाभ नहीं है।
बिलिंग की जांच के लिए मान लें कि यह एक सामान्य टैक्स योग्य बिक्री है और सप्लायर की जगह व प्लेस ऑफ सप्लाई दोनों महाराष्ट्र में हैं: CGST और SGST लागू होंगे। इस बुनियादी व्यवस्था की पुष्टि CBIC के FAQ के सवाल 85 में की गई है। जांच करते समय अपने अकाउंटेंट द्वारा जांची गई आइटम दरें इस्तेमाल करें; मौजूदा दरें और इनवॉइस की ज़रूरतें gst.gov.in पर या अपने CA से पक्की करें। यह लागत तुलना स्टेशनरी या सॉफ़्टवेयर के लिए कोई GST दर तय नहीं करती।
फ़ैसला करने से पहले रिकॉर्ड तक पहुंच जांचें
एक्सपोर्ट और बैकअप अलग-अलग समस्याएं हल करते हैं। पढ़ने योग्य रिपोर्ट से आप ऐप के बाहर लेन-देन जांच सकते हैं। बैकअप से किसी अनुकूल एप्लिकेशन में डेटा बहाल किया जा सकता है। इनमें से कोई भी अपने-आप यह गारंटी नहीं देता कि दूसरा बिलिंग प्रोडक्ट सब कुछ इम्पोर्ट कर सकेगा।
मूल्यांकन के दौरान एक्सपोर्ट की गई रिपोर्ट खुद खोलें। जांचें कि बिल नंबर, तारीखें, रकम और ग्राहक के संदर्भ इस्तेमाल करने योग्य हैं। पूछें कि ट्रायल या लाइसेंस खत्म होने के बाद रिकॉर्ड देखने, प्रिंट करने और एक्सपोर्ट करने का क्या होगा। फ़ाइलें अपने कंप्यूटर पर रखना और ऐप के ज़रिए उन तक पहुंच बनाए रखना अलग-अलग बातें हैं।
प्रोडक्ट बदलने से पहले पढ़ने योग्य रिकॉर्ड और बैकअप रखें। अपना कैटलॉग या बकाया रकम किसी से ट्रांसफ़र कराने के लिए भुगतान करने से पहले नए सॉफ़्टवेयर का इम्पोर्ट फ़ॉर्मैट पक्का करें।
काउंटर का असली काम करके देखें
मूल्यांकन के दौरान साफ़ लेबल वाले कुछ सैंपल आइटम इस्तेमाल करें। एक बिल बनाएं, अपने प्रिंटर पर प्रिंट करें, उसे दोबारा खोजें और ज़रूरी रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें। अगर ऑफ़लाइन बिलिंग ज़रूरी है, तो शुरुआती सेटअप के बाद इंटरनेट बंद करके समर्थित तरीका जांचें।
ऐसे हर कदम को लिख लें जिसके लिए ऊंचा प्लान या बाहरी मदद चाहिए। रोज़मर्रा की बिलिंग शुरू करने से पहले प्रदाता से अस्पष्ट शर्तों की पुष्टि कराएं।
Yojika कहां फ़िट होता है
Yojika 14 दिन का फ़्री ट्रायल देता है, जिसे शुरू करने के लिए इंटरनेट चाहिए। ट्रायल के बाद बिल बनाना जारी रखने के लिए पेड लाइसेंस चाहिए। Desktop लाइसेंस एक Windows PC को तय एक साल या तीन साल की अवधि के लिए कवर करते हैं और अपने-आप रिन्यू नहीं होते।
Yojika ऑफ़लाइन बिलिंग, लोकल बैकअप, A4/A5/थर्मल प्रिंटिंग और रिपोर्ट एक्सपोर्ट को सपोर्ट करता है। फ़ीचर्स देखें, प्राइसिंग पेज पर मौजूदा कुल कीमत की तुलना करें, फिर अपने काउंटर का तरीका जांचने के लिए ट्रायल डाउनलोड करें। Yojika के लिए भी वही लागत शीट और एक्सपोर्ट जांच इस्तेमाल करें जो किसी दूसरे विकल्प के लिए करेंगे।
FAQ
क्या छोटी दुकान के लिए मुफ़्त बिलिंग सॉफ़्टवेयर काफ़ी है?
हो सकता है, अगर दिए गए प्लान में आपके बिलों की संख्या, प्रिंटिंग, रिकॉर्ड और एक्सपोर्ट की ज़रूरत पूरी होती हो। अपना पूरा कैटलॉग डालने से पहले किसी व्यस्त महीने की ज़रूरत के हिसाब से सीमाएं जांच लें।
क्या फ़्री ट्रायल और फ़्री प्लान एक ही हैं?
नहीं। ट्रायल तय समय के बाद खत्म हो जाता है; फ़्री प्लान में उसकी शर्तें लागू रहने तक सॉफ़्टवेयर की कोई फ़ीस नहीं होती। जांचें कि ट्रायल खत्म होने पर क्या काम करना बंद कर देता है।
क्या पेड सॉफ़्टवेयर लंबे समय में हमेशा सस्ता पड़ता है?
नहीं। एक ही अवधि और कामों के लिए कुल देय रकम की तुलना करें, जिसमें ज़रूरी अतिरिक्त सुविधाओं की लागत भी शामिल हो। ज़्यादा भुगतान तभी करें जब अतिरिक्त क्षमता आपकी दुकान के काम आए।
बिलिंग सॉफ़्टवेयर बदलने से पहले मुझे क्या एक्सपोर्ट करना चाहिए?
पढ़े जा सकने वाले बिल और रिपोर्ट रखें, साथ ही जहां उपलब्ध हों वहां आइटम और ग्राहक सूचियां भी रखें। बैकअप भी लें, लेकिन अलग से जांचें कि नया सॉफ़्टवेयर इनमें से किसी फ़ाइल को इम्पोर्ट कर सकता है या नहीं।
क्या Yojika हमेशा के लिए मुफ़्त है?
Yojika 14 दिन का फ़्री ट्रायल देता है। इसके बाद बिल बनाना जारी रखने के लिए पेड लाइसेंस चाहिए; Desktop लाइसेंस एक या तीन साल के होते हैं और अपने-आप रिन्यू नहीं होते।