Yojika-তে একসঙ্গে অনেক ইনভয়েস প্রিন্ট করতে Utilities → Bulk Print খুলুন, নথির ধরন, ক্রেতা ও তারিখ দিয়ে ফিল্টার করুন, তারপর বিলগুলি বেছে Print বা Export PDF চাপুন। নির্বাচিত নথিগুলি নিয়ে একটি প্রিন্ট জব বা একটি সম্মিলিত PDF পাবেন। ক্রেতা বা নিজের হিসাবের ফাইলের জন্য কপি তৈরির আগে ব্যাচটি কীভাবে যাচাই করবেন, এই গাইডে তা বলা হয়েছে।
সঠিক ফিল্টার দিয়ে একসঙ্গে ইনভয়েস প্রিন্ট করুন
ব্যাচটি কেন দরকার, তা দিয়ে শুরু করুন। গত মাসের বিল চাইছেন এমন ক্রেতার জন্য নির্বাচনটি, সেই মাসে আপনার দোকানের সব বিক্রির ফাইলের নির্বাচন থেকে আলাদা হবে।
সাইডবারে Utilities খুলে Bulk Print টাইলটি বেছে নিন। স্ক্রিনটি Invoice নির্বাচিত অবস্থায় শুরু হয়। শুধু বিক্রির ইনভয়েস দরকার হলে সেটিই নির্বাচিত রাখুন।
এরপর এই ফিল্টারগুলি একে একে ঠিক করুন:
| ফিল্টার | কী বেছে নেবেন | এগোনোর আগে যাচাই করুন |
|---|---|---|
| নথির ধরন | বিক্রির বিলের জন্য Invoice | অন্য নথির চিপও বেছে নিলে সেগুলিও দেখা যেতে পারে। |
| পার্টি | একজন ক্রেতা, একাধিক ক্রেতা বা All parties | নাম দেওয়া পার্টি বাছলে পার্টিবিহীন বিল বাদ পড়ে। |
| তারিখের পরিসর | তৈরি কোনো বিকল্প বা Custom… | অনুরোধের শুরু ও শেষের তারিখের সঙ্গে মিলিয়ে নিন। |
শেষ হয়ে যাওয়া একটি মাসের জন্য নির্দিষ্ট কাস্টম পরিসর অনুরোধের সঙ্গে মেলানো সহজ। যেমন, আগস্টের কপির জন্য 01/08/2026 থেকে 31/08/2026 ব্যবহার করুন। সেপ্টেম্বর মাসে This month বেছে নিলে অন্য সময়কাল দেখা যাবে।
ফিল্টারের সঙ্গে কতটি নথি মিলেছে, মিলের সংখ্যা তা জানায়। এর মানে এই নয় যে প্রতিটি সারি নির্বাচিত হয়েছে। সারির চেকবক্স ব্যবহার করুন, অথবা দেখা যাচ্ছে এমন সবকিছু বাছতে শিরোনামের চেকবক্সে টিক দিন।
কাগজে পাঠানোর আগে তালিকা যাচাই করুন
প্রতিটি সারিতে তারিখ, নথির ধরন, নম্বর, পার্টি ও মোট টাকা দেখা যায়। কিছু অপ্রত্যাশিত মনে হলে সারিটি প্রিভিউতে খুলুন।
নিশ্চিত করার আগে প্রথম ও শেষ তারিখ, ক্রেতার নাম এবং নথির ধরন যাচাই করুন। একজন ক্রেতার প্যাকেটে অন্য ক্রেতার বিল ঢুকে পড়েনি তা দেখুন। গোটা দোকানের প্যাকেটে কোনো পার্টি ফিল্টারের জন্য নামহীন সরাসরি বিক্রি লুকিয়ে যায়নি তা দেখুন।
কোনো ইনভয়েস নম্বর না পেলে সঙ্গে সঙ্গে বদলি হিসেবে নতুন বিক্রি তৈরি না করে কারণ খুঁজুন। বিলটি নির্বাচিত সময়ের বাইরে থাকতে পারে বা কোনো ফিল্টারে বাদ পড়তে পারে। Recycle bin-এ থাকা নথি Bulk Print-এ দেখা যায় না।
শুধু সাম্প্রতিকতম বিলটি আবার দরকার হলে শেষ বিল আবার প্রিন্ট করার আলাদা গাইডটি দেখুন। অনুরোধে একাধিক নথি থাকলে একসঙ্গে নির্বাচন করা সুবিধাজনক।
পুনের দোকানের তিন ইনভয়েসের প্যাকেট
উদাহরণ হিসেবে পুনে, মহারাষ্ট্রের একটি স্টেশনারি দোকান ধরা যাক। স্থানীয় এক ক্রেতা আগস্টের তিনটি ইনভয়েসের কপি চাইলেন। মালিক সেই ক্রেতাকে বেছে নিলেন, শুধু Invoice চালু রাখলেন এবং আগস্টের তারিখের পরিসর ঠিক করলেন।
এগুলি বর্তমান চূড়ান্ত ইনভয়েসের টাকা, যার মধ্যে আগে নথিভুক্ত করা করও রয়েছে:
| ইনভয়েসের তারিখ | বর্তমান ইনভয়েস নম্বর | চূড়ান্ত টাকা |
|---|---|---|
| 05/08/2026 | INV2026-27/0041 | ₹840 |
| 12/08/2026 | INV2026-27/0058 | ₹1,260 |
| 27/08/2026 | INV2026-27/0093 | ₹1,890 |
| যাচাইয়ের মোট | 3টি ইনভয়েস | ₹3,990 |
মিলিয়ে দেখার হিসাব: ₹840 + ₹1,260 + ₹1,890 = ₹3,990। এই সারণি অনুরোধ করা প্যাকেটটি যাচাই করে; এটি কর হিসাব করে না বা ক্রেতার এখনও কত বকেয়া আছে তা দেখায় না। কিছু বা সব বিলের টাকা আগেই মেটানো হয়ে থাকতে পারে।
ধরে নেওয়া যাক এগুলি সাধারণ স্থানীয় করযোগ্য সরবরাহ এবং সরবরাহকারীর অবস্থান ও সরবরাহের স্থান, দুটিই মহারাষ্ট্রে। একই রাজ্যের এই পরিস্থিতিতে CGST ও SGST প্রযোজ্য, যা CBIC-র সরবরাহ সংক্রান্ত FAQ-তে বোঝানো হয়েছে। Bulk Print সেভ করা বিল পড়ে; কপিগুলির জন্য নতুন করে করের ধরন বেছে নেয় না।
মালিক নিশ্চিতকরণের তালিকায় তিনটি ইনভয়েস নম্বরই যাচাই করে প্যাকেটটি এক্সপোর্ট করেন। সম্মিলিত ফাইলের মধ্যে প্রতিটি ইনভয়েসের নিজস্ব পরিচয় বজায় থাকে। এই কপিগুলির জন্য বিক্রি বা ক্রেতার ব্যালান্সে আরেকবার ₹3,990 যোগ হয় না।
Print না Export PDF বেছে নিন
কাগজের কপি দরকার হলে Print ব্যবহার করুন। নিজে যাচাই, সংরক্ষণ বা শেয়ার করার জন্য একটি ফাইল চাইলে Export PDF ব্যবহার করুন।
দুটি কাজেই তৈরি হওয়ার আগে নিশ্চিতকরণের তালিকা দেখা যায়। তৈরি হওয়ার সময় অগ্রগতির সূচক নির্বাচিত নথিগুলির সঙ্গে এগোয়। প্রিন্ট করলে সম্পূর্ণ ব্যাচটি একটি জব হিসেবে যায়; এক্সপোর্ট করলে একটি সম্মিলিত PDF সেভ হয়।
ব্যাচটিতে দোকানের সেভ করা প্রিন্ট ফরম্যাট, থিম ও নিজস্ব সাজসজ্জা ব্যবহার হয়। Yojika A4, A5 ও থার্মাল ফরম্যাট সমর্থন করে। বড় জব শুরু করার আগে একটি সাধারণ বিলের প্রিভিউ দেখে বিন্যাস ও কাগজের প্রস্থ যাচাই করুন।
পৃষ্ঠার পাশাপাশি নথিও গুনুন: লম্বা ইনভয়েস একাধিক পৃষ্ঠা নিতে পারে। তিনটি নির্বাচিত ইনভয়েস মানেই তিনটি কাগজ নয়।
ব্যাচ তৈরি হওয়ার সময় বাতিল করলে কোনো ফাইল সেভ বা প্রিন্টারে জব পাঠানোর আগে নথিগুলির মাঝখানে প্রক্রিয়া থেমে যায়। প্রিন্টিং ইতিমধ্যে Windows-এর হাতে চলে গেলে আরেকটি ব্যাচ শুরুর আগে প্রিন্টারের সারি যাচাই করুন।
হিসাবের কাজে প্যাকেটটি উপযোগী রাখুন
একটি সম্মিলিত PDF সহায়ক কাগজপত্র হিসেবে সুবিধাজনক। এটি আপনার বিলিং ডেটার ব্যাকআপের বিকল্প নয় বা GST রিটার্ন দাখিল করে না। GST পোর্টালের GSTR-3B FAQ জানায় যে রিটার্ন ড্যাশবোর্ড দিয়ে দাখিল করা আলাদা প্রক্রিয়া। বর্তমান দাখিলের প্রয়োজনীয়তা আপনার CA-র সঙ্গে নিশ্চিত করুন।
এক্সপোর্ট করা ফাইল শেয়ার করার আগে প্রিভিউ দেখুন। অনুরোধ করা প্রতিটি ইনভয়েস আছে, লেখা পড়া যাচ্ছে এবং অপ্রাসঙ্গিক কোনো ক্রেতার তথ্য নেই—তা যাচাই করুন। Bulk Print বর্তমান প্রিন্ট সেটিং দিয়ে বর্তমান রেকর্ড তৈরি করে; আগের কোনো প্রিন্টআউট ঠিক কেমন দেখতে ছিল, এটি তার সংরক্ষিত ছবি নয়।
Bulk Print-এ সরবরাহকারীর কেনাকাটার বিল থাকে না। Purchase orders পাওয়া যায়, তবে অর্ডার আলাদা নথি। আপনার CA সরবরাহকারীর বিল চাইলে সেই নথিগুলি আলাদাভাবে সংগ্রহ করুন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
একজন ক্রেতার একাধিক ইনভয়েস একসঙ্গে কীভাবে প্রিন্ট করব?
Utilities → Bulk Print খুলুন, Invoice নির্বাচিত রাখুন, পার্টি ফিল্টারে ক্রেতাকে বেছে নিয়ে তারিখের পরিসর ঠিক করুন। প্রয়োজনীয় সারিগুলিতে টিক দিন, নিশ্চিতকরণের তালিকা যাচাই করুন, তারপর Print বা Export PDF বেছে নিন।
একসঙ্গে অনেক বিল প্রিন্ট করলে কি নতুন ইনভয়েস নম্বর তৈরি হয়?
না। এতে আগের নথিগুলিই তাদের বর্তমান নম্বরসহ তৈরি হয়। প্রিন্ট বা এক্সপোর্ট করলে আরেকটি বিক্রি তৈরি হয় না, স্টক আবার কমে না বা ক্রেতার ব্যালান্স বদলায় না।
আমার নির্বাচনে নামহীন সরাসরি বিক্রির বিল নেই কেন?
কোনো পার্টি বেছে নেওয়া থাকলে সেই ফিল্টার পার্টিবিহীন নথি বাদ দেয়। এর মধ্যে নামহীন সরাসরি বিক্রির বিলও রয়েছে। আবার All parties বেছে নিয়ে তারিখের পরিসর ও নথির ধরন যাচাই করুন।
সরবরাহকারীর কেনাকাটার বিল কি একসঙ্গে প্রিন্ট করতে পারি?
না। Bulk Print-এ সরবরাহকারীর কেনাকাটার বিল পাওয়া যায় না। Purchase orders পাওয়া যায়, তবে সেগুলি আলাদা ধরনের নথি।
আগে একটি ছোট ব্যাচ চেষ্টা করুন
Yojika-র অফলাইন বিলিং ও Bulk Print আপনার কম্পিউটারে বর্তমান ইনভয়েসের কপি তৈরি করতে সাহায্য করে। বিলিংয়ের সুবিধাগুলি দেখুন, অথবা Yojika ডাউনলোড করুন এবং পুরো মাসের প্যাকেট তৈরির আগে একটি ছোট নির্বাচন চেষ্টা করুন।