Yojika मध्ये अनेक invoices एकत्र छापण्यासाठी, Utilities → Bulk Print उघडा, दस्तऐवजाचा प्रकार, ग्राहक आणि तारीख यानुसार filter लावा, मग बिले निवडून Print किंवा Export PDF निवडा. निवडलेले दस्तऐवज असलेली एक print job किंवा एक एकत्रित PDF मिळते. ग्राहकासाठी किंवा तुमच्या हिशोबाच्या फाइलसाठी प्रती काढण्यापूर्वी हा संच कसा तपासायचा, हे या मार्गदर्शकात सांगितले आहे.
योग्य filters वापरून अनेक invoices एकत्र छापा
संच कशासाठी हवा आहे, हे आधी ठरवा. एखाद्या ग्राहकाला गेल्या महिन्याची बिले हवी असतील, तर त्यासाठीची निवड तुमच्या स्वतःच्या त्या महिन्यातील सर्व विक्रीच्या फाइलपेक्षा वेगळी असेल.
साइडबारमधील Utilities उघडा आणि Bulk Print tile निवडा. स्क्रीन सुरू होताना Invoice निवडलेले असते. तुम्हाला फक्त विक्रीची invoices हवी असतील, तर तीच निवड कायम ठेवा.
मग हे filters एकेक करून ठरवा:
| Filter | काय निवडायचे | पुढे जाण्यापूर्वी तपासा |
|---|---|---|
| Document type | विक्रीच्या बिलांसाठी Invoice | इतर document type चे chips निवडल्यास तेही दिसू शकतात. |
| Party | एक ग्राहक, अनेक ग्राहक किंवा All parties | नाव असलेल्या parties निवडल्यास party नसलेली बिले वगळली जातात. |
| Date range | एखादा preset किंवा Custom… | मागितलेली सुरुवातीची आणि शेवटची तारीख जुळवा. |
पूर्ण झालेल्या महिन्यासाठी स्पष्ट custom range वापरल्यास ती मागणीशी सहज पडताळता येते. उदाहरणार्थ, ऑगस्टच्या प्रतींसाठी 01/08/2026 ते 31/08/2026 वापरा. सप्टेंबरमध्ये This month निवडल्यास वेगळा कालावधी दिसेल.
Filters शी किती दस्तऐवज जुळतात, हे matching count दाखवते. मात्र याचा अर्थ प्रत्येक ओळ निवडली आहे असा होत नाही. ओळींमधील checkboxes वापरा किंवा दिसणाऱ्या सर्व ओळी निवडण्यासाठी header checkbox वापरा.
कागदावर पाठवण्यापूर्वी यादी तपासा
प्रत्येक ओळीत तारीख, दस्तऐवजाचा प्रकार, नंबर, party आणि एकूण रक्कम दिसते. काही अनपेक्षित वाटल्यास ती ओळ preview मध्ये उघडा.
पुष्टी करण्यापूर्वी पहिली आणि शेवटची तारीख, ग्राहकांची नावे आणि दस्तऐवजांचे प्रकार तपासा. ग्राहकासाठी संच तयार करताना दुसऱ्या ग्राहकाचे बिल चुकून निवडले गेले नाही ना, याची खात्री करा. संपूर्ण दुकानाचा संच तयार करताना party filter मुळे walk-in विक्री लपली नाही ना, हे पाहा.
एखादा invoice number दिसत नसेल, तर लगेच पर्यायी विक्री तयार न करता कारण शोधा. ते बिल निवडलेल्या कालावधीबाहेर असू शकते किंवा एखाद्या filter मुळे वगळले गेले असेल. Recycle bin मधील दस्तऐवज Bulk Print मध्ये दिसत नाहीत.
फक्त सर्वात अलीकडचे बिल पुन्हा हवे असल्यास, शेवटचे बिल पुन्हा छापण्याचे स्वतंत्र मार्गदर्शक वापरा. अनेक दस्तऐवज हवे असतील तेव्हा एकत्रित निवड उपयोगी ठरते.
पुण्यातील दुकानाचा तीन invoices चा संच
उदाहरण म्हणून पुणे, महाराष्ट्र येथील स्टेशनरीचे दुकान घ्या. एका स्थानिक ग्राहकाला ऑगस्टमधील तीन invoices च्या प्रती हव्या आहेत. दुकानदार तो ग्राहक निवडतो, फक्त Invoice सुरू ठेवतो आणि ऑगस्टची date range ठरवतो.
आधी नोंदवलेल्या करासह या विद्यमान final invoice रकमा आहेत:
| Invoice date | विद्यमान invoice number | अंतिम रक्कम |
|---|---|---|
| 05/08/2026 | INV2026-27/0041 | ₹840 |
| 12/08/2026 | INV2026-27/0058 | ₹1,260 |
| 27/08/2026 | INV2026-27/0093 | ₹1,890 |
| तपासणीची एकूण रक्कम | 3 invoices | ₹3,990 |
पडताळणी अशी आहे: ₹840 + ₹1,260 + ₹1,890 = ₹3,990. हे table मागितलेला संच तपासण्यासाठी आहे; ते कर मोजत नाही किंवा ग्राहकाकडे अजून किती बाकी आहे हे दाखवत नाही. यांपैकी काही किंवा सर्व बिले payments मुळे आधीच पूर्ण भरलेली असू शकतात.
ही नेहमीची स्थानिक taxable supplies होती आणि supplier location व place of supply दोन्ही महाराष्ट्रात होते, असे समजा. या intra-state परिस्थितीत CGST आणि SGST लागू होतात, हे CBIC च्या supply FAQ मध्ये स्पष्ट केले आहे. Bulk Print जतन केलेली बिले वाचते; प्रतींसाठी ते नवीन tax treatment निवडत नाही.
दुकानदार पुष्टीकरण यादीतील तिन्ही invoice numbers तपासतो आणि संच export करतो. एकत्रित file मध्ये प्रत्येक invoice ची स्वतंत्र ओळख कायम राहते. या प्रतींमुळे विक्रीत किंवा ग्राहकाच्या बाकीमध्ये आणखी ₹3,990 जोडले जात नाहीत.
Print की Export PDF निवडा
कागदी प्रती हव्या असतील तर Print वापरा. तपासण्यासाठी, साठवण्यासाठी किंवा स्वतः share करण्यासाठी एक file हवी असल्यास Export PDF वापरा.
दोन्ही actions मध्ये तयार करण्याआधी पुष्टीकरण यादी दिसते. File तयार होताना progress indicator निवडलेल्या दस्तऐवजांनुसार पुढे सरकतो. Printing मध्ये पूर्ण संच एकाच job स्वरूपात पाठवला जातो; exporting मध्ये एक एकत्रित PDF save होते.
या संचासाठी दुकानाचा save केलेला print format, theme आणि customisations वापरले जातात. Yojika मध्ये A4, A5 आणि thermal formats उपलब्ध आहेत. मोठी job सुरू करण्यापूर्वी layout आणि कागदाची रुंदी तपासण्यासाठी त्यातील एक नमुना बिल preview करा.
फक्त pages नव्हे, तर documents सुद्धा मोजा: लांब invoice अनेक pages घेऊ शकते. तीन invoices निवडल्या म्हणजे नेहमी कागदाची तीनच पाने लागतील असे नाही.
संच तयार होत असताना cancel केल्यास, file save होण्यापूर्वी किंवा job printer कडे पाठवण्यापूर्वी, documents च्या मधल्या टप्प्यावर processing थांबते. Printing job Windows कडे आधीच दिली असेल, तर दुसरा संच सुरू करण्यापूर्वी printer queue तपासा.
हिशोबाच्या कामासाठी संच उपयोगी ठेवा
एकत्रित PDF ही सोयीची पूरक कागदपत्रे आहेत. ती तुमच्या billing-data backup ची जागा घेत नाही किंवा GST return file करत नाही. Filing ही returns dashboard मधून करायची स्वतंत्र प्रक्रिया आहे, हे GST portal वरील GSTR-3B FAQ मध्ये स्पष्ट केले आहे. सध्याच्या filing requirements तुमच्या CA कडून निश्चित करून घ्या.
Export केलेली file share करण्यापूर्वी preview करा. मागितलेली प्रत्येक invoice त्यात आहे, मजकूर स्पष्ट वाचता येतो आणि इतर कोणत्याही ग्राहकाची माहिती त्यात आलेली नाही, हे तपासा. Bulk Print सध्याचे records आणि सध्याच्या print settings वापरून दस्तऐवज दाखवते; जुनी printout अगदी कशी दिसत होती, याचे ते archive नाही.
पुरवठादारांची purchase bills Bulk Print मध्ये समाविष्ट नाहीत. Purchase orders उपलब्ध आहेत, पण order हा वेगळा document आहे. तुमच्या CA ने पुरवठादारांची बिले मागितल्यास, ती कागदपत्रे वेगळी गोळा करा.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
एका ग्राहकाची अनेक बिले एकत्र कशी छापू?
Utilities → Bulk Print उघडा, Invoice निवडलेले ठेवा, party filter मध्ये ग्राहक निवडा आणि तारखांची श्रेणी ठरवा. हव्या असलेल्या ओळींवर खूण करा, पुष्टीकरण यादी तपासा आणि नंतर Print किंवा Export PDF निवडा.
एकत्र बिले छापल्याने नवीन invoice number तयार होतात का?
नाही. आधीपासून असलेले दस्तऐवज त्यांच्या विद्यमान नंबरसह दाखवले जातात. छपाई किंवा export केल्याने दुसरी विक्री तयार होत नाही, stock पुन्हा कमी होत नाही किंवा ग्राहकाची बाकी बदलत नाही.
माझ्या निवडीत walk-in बिले का दिसत नाहीत?
एखाद्या party चा filter निवडल्यास party नसलेले दस्तऐवज वगळले जातात; यात नाव नसलेली walk-in बिलेही येतात. तो filter पुन्हा All parties वर ठेवा आणि तारखांची श्रेणी व दस्तऐवजांचे प्रकार तपासा.
पुरवठादारांची purchase bills मी एकत्र छापू शकतो का?
नाही. Bulk Print मध्ये पुरवठादारांची purchase bills उपलब्ध नाहीत. Purchase orders उपलब्ध आहेत, पण तो वेगळा दस्तऐवज प्रकार आहे.
आधी छोटा संच वापरून पाहा
Yojika चे offline billing आणि Bulk Print तुमच्या computer वर आधीपासून असलेल्या invoices च्या प्रती तयार करण्यास मदत करतात. Billing features पाहा किंवा Yojika download करा आणि पूर्ण महिन्याचा संच तयार करण्याआधी थोड्या bills निवडून वापरून पाहा.