Yojikaમાં ઘણાં ઇન્વૉઇસ એકસાથે પ્રિન્ટ કરવા, Utilities → Bulk Print ખોલો, document type, ગ્રાહક અને તારીખ મુજબ filter કરો, પછી bills પસંદ કરીને Print અથવા Export PDF પસંદ કરો. તમને પસંદ કરેલા દસ્તાવેજો ધરાવતી એક print job અથવા એક સંયુક્ત PDF મળે છે. ગ્રાહક માટે અથવા તમારી હિસાબની file માટે નકલો બનાવતાં પહેલાં એ સમૂહ કેવી રીતે તપાસવો તે આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે.
યોગ્ય filters સાથે ઘણાં ઇન્વૉઇસ પ્રિન્ટ કરો
સમૂહ શા માટે જોઈએ છે, એ પહેલાં નક્કી કરો. ગયા મહિનાનાં bills માગતા ગ્રાહક માટેની પસંદગી અને એ મહિનાની તમારી તમામ salesની પોતાની file માટેની પસંદગી અલગ હશે.
Sidebarમાં Utilities ખોલો અને Bulk Print tile પસંદ કરો. Screen શરૂ થાય ત્યારે Invoice પસંદ હોય છે. માત્ર sales invoices જોઈએ તો એ પસંદગી એમ જ રાખો.
પછી આ filters એક પછી એક ગોઠવો:
| Filter | શું પસંદ કરવું | આગળ વધતાં પહેલાં તપાસો |
|---|---|---|
| Document type | Sales bills માટે Invoice | બીજા document typesના chips પણ પસંદ કરશો તો એ દેખાઈ શકે છે. |
| Party | એક ગ્રાહક, ઘણા ગ્રાહકો અથવા All parties | નામવાળી parties પસંદ કરતાં party વિનાનાં bills રહી જાય છે. |
| Date range | કોઈ preset અથવા Custom… | માગેલી શરૂઆત અને અંતની તારીખ મેળવો. |
પૂરો થયેલો મહિનો હોય ત્યારે ચોક્કસ custom rangeને વિનંતી સાથે સરખાવવી સરળ છે. ઉદાહરણ તરીકે, ઑગસ્ટની નકલો માટે 01/08/2026થી 31/08/2026 વાપરો. સપ્ટેમ્બરમાં This month પસંદ કરવાથી જુદો સમયગાળો દેખાશે.
Matching count બતાવે છે કે filters સાથે કેટલા દસ્તાવેજો મેળ ખાય છે. તેનો અર્થ એ નથી કે તમે દરેક પંક્તિ પસંદ કરી છે. પંક્તિના checkboxes વાપરો અથવા દેખાતી બધી પંક્તિઓ પસંદ કરવા header checkbox વાપરો.
કાગળ પર મોકલતાં પહેલાં list તપાસો
દરેક પંક્તિમાં તારીખ, document type, number, party અને total દેખાય છે. કંઈક ધાર્યા કરતાં જુદું લાગે તો પંક્તિને તેના previewમાં ખોલો.
Confirm કરતાં પહેલાં પહેલી અને છેલ્લી તારીખ, ગ્રાહકોનાં નામ અને document types તપાસો. ગ્રાહકના packetમાં બીજા ગ્રાહકનું bill ભૂલથી સામેલ ન થયું હોય તેની ખાતરી કરો. આખી દુકાનના packet માટે party filterએ walk-in sales છુપાવી નથી તેની ખાતરી કરો.
કોઈ invoice number ન દેખાય તો તરત નવી sale બનાવી દેવાને બદલે કારણ તપાસો. એ bill પસંદ કરેલા સમયગાળાની બહાર હોઈ શકે અથવા કોઈ filterને કારણે બાકાત થયું હોઈ શકે. Recycle binમાં રહેલા દસ્તાવેજો Bulk Printમાં દેખાતા નથી.
માત્ર સૌથી તાજેતરનું bill ફરી જોઈએ તો છેલ્લું bill ફરી પ્રિન્ટ કરવાની અલગ માર્ગદર્શિકા વાપરો. વિનંતીમાં ઘણા દસ્તાવેજો હોય ત્યારે bulk selection ઉપયોગી છે.
પુણેની દુકાનનું ત્રણ ઇન્વૉઇસનું packet
ઉદાહરણ તરીકે પુણે, મહારાષ્ટ્રની એક stationery shop લઈએ. એક સ્થાનિક ગ્રાહક ઑગસ્ટનાં ત્રણ invoicesની નકલો માગે છે. માલિક એ ગ્રાહકને પસંદ કરે છે, માત્ર Invoice ચાલુ રાખે છે અને ઑગસ્ટની date range ગોઠવે છે.
પહેલેથી નોંધાયેલા કોઈપણ tax સહિત આ હાલની final invoice amounts છે:
| Invoice date | હાલનો invoice number | અંતિમ રકમ |
|---|---|---|
| 05/08/2026 | INV2026-27/0041 | ₹840 |
| 12/08/2026 | INV2026-27/0058 | ₹1,260 |
| 27/08/2026 | INV2026-27/0093 | ₹1,890 |
| ચકાસણીની કુલ રકમ | 3 invoices | ₹3,990 |
સરવાળાની ચકાસણી ₹840 + ₹1,260 + ₹1,890 = ₹3,990 છે. આ table માગેલા packetની ચકાસણી કરે છે; તે taxની ગણતરી કરતું નથી કે ગ્રાહકે હજુ કેટલી રકમ ચૂકવવાની છે એ બતાવતું નથી. Paymentsથી આ billsમાંથી કેટલાંક અથવા બધાં bills પહેલેથી ચૂકવાઈ ગયાં હોઈ શકે છે.
ધારો કે આ સામાન્ય સ્થાનિક taxable supplies હતી અને supplier location તથા place of supply બંને મહારાષ્ટ્રમાં હતાં. આ intra-state પરિસ્થિતિમાં CGST અને SGST લાગુ પડે છે, જે CBICના supply FAQમાં સમજાવ્યું છે. Bulk Print save કરેલા bills વાંચે છે; નકલો માટે તે નવો tax treatment પસંદ કરતું નથી.
માલિક confirmation listમાં ત્રણેય invoice numbers તપાસે છે અને packet export કરે છે. Combined fileમાં દરેક invoiceની પોતાની ઓળખ જળવાઈ રહે છે. આ નકલોથી salesમાં અથવા ગ્રાહકના balanceમાં બીજા ₹3,990 ઉમેરાતા નથી.
Print કે Export PDF પસંદ કરો
કાગળની નકલો જોઈએ ત્યારે Print વાપરો. તપાસવા, સાચવવા અથવા જાતે share કરવા માટે એક file જોઈએ ત્યારે Export PDF વાપરો.
બંને actions generation પહેલાં confirmation list બતાવે છે. Generation દરમિયાન progress indicator પસંદ કરેલા દસ્તાવેજો પ્રમાણે આગળ વધે છે. Printing તૈયાર થયેલા સમૂહને એક job તરીકે મોકલે છે; exporting એક combined PDF save કરે છે.
આ સમૂહ દુકાનનો save કરેલો print format, theme અને customisations વાપરે છે. Yojika A4, A5 અને thermal formatsને support કરે છે. મોટી job શરૂ કરતાં પહેલાં layout અને paper width તપાસવા માટે એક પ્રતિનિધિ billનું preview જુઓ.
Pagesની સાથે documents પણ ગણો: લાંબું invoice ઘણા pages લઈ શકે છે. ત્રણ invoices પસંદ કર્યા એટલે કાગળનાં બરાબર ત્રણ પાનાં જ થશે એવું જરૂરી નથી.
સમૂહ generate થતો હોય ત્યારે cancel કરશો તો file save થાય અથવા job printerને મોકલાય એ પહેલાં, documentsની વચ્ચે processing અટકી જાય છે. Printing પહેલેથી Windowsને સોંપાઈ ગયું હોય તો બીજો સમૂહ શરૂ કરતાં પહેલાં printer queue તપાસો.
હિસાબના કામ માટે packet ઉપયોગી રાખો
Combined PDF અનુકૂળ supporting paperwork છે. તે તમારા billing-data backupનું સ્થાન લેતું નથી કે GST return file કરતું નથી. Filing એ returns dashboard દ્વારા થતી અલગ પ્રક્રિયા છે, એવું GST portalના GSTR-3B FAQમાં સમજાવ્યું છે. હાલની filing requirements તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.
Export કરેલી file share કરતાં પહેલાં તેનું preview જુઓ. માગેલું દરેક invoice તેમાં છે, લખાણ વાંચી શકાય છે અને કોઈ અસંબંધિત ગ્રાહકની વિગતો સામેલ નથી, એ તપાસો. Bulk Print હાલની print settings સાથે હાલના records રજૂ કરે છે; અગાઉનું printout બિલકુલ કેવું દેખાતું હતું તેનો એ archive નથી.
Supplier purchase bills Bulk Printમાં સામેલ નથી. Purchase orders ઉપલબ્ધ છે, પણ order એ અલગ document છે. તમારા CA supplier bills માગે તો એ supplier documents અલગથી ભેગા કરો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
એક ગ્રાહકનાં ઘણાં ઇન્વૉઇસ એકસાથે કેવી રીતે પ્રિન્ટ કરું?
Utilities → Bulk Print ખોલો, Invoice પસંદ રાખો, party filterમાં ગ્રાહક પસંદ કરો અને તારીખની મર્યાદા ગોઠવો. જરૂરી પંક્તિઓ પર નિશાની કરો, confirmation list તપાસો અને પછી Print અથવા Export PDF પસંદ કરો.
એકસાથે પ્રિન્ટ કરવાથી નવા invoice number બને છે?
ના. તે હાલના દસ્તાવેજોને તેમના હાલના નંબર સાથે રજૂ કરે છે. પ્રિન્ટ અથવા export કરવાથી બીજી sale બનતી નથી, stock ફરી ઘટતો નથી કે ગ્રાહકનું balance બદલાતું નથી.
મારી પસંદગીમાં walk-in bills કેમ દેખાતાં નથી?
કોઈ party પસંદ કરેલો filter, party વિનાના દસ્તાવેજોને બાકાત રાખે છે; તેમાં નામ વિનાનાં walk-in bills પણ આવે છે. તેને પાછું All parties પર મૂકો અને તારીખની મર્યાદા તથા document types તપાસો.
શું હું supplier purchase bills એકસાથે પ્રિન્ટ કરી શકું?
ના. Bulk Printમાં supplier purchase bills આપવામાં આવતાં નથી. Purchase orders ઉપલબ્ધ છે, પરંતુ એ અલગ document type છે.
પહેલાં નાનો સમૂહ અજમાવો
Yojikaનું offline billing અને Bulk Print તમારા computer પર હાલની invoice copies તૈયાર કરવામાં મદદ કરે છે. Billing features જુઓ અથવા Yojika download કરો અને આખા મહિનાનું packet તૈયાર કરતાં પહેલાં નાની પસંદગી અજમાવો.